Secretaria Escolar: Métodos para organizar a documentação

O trabalho da secretaria escolar envolve documentação, manutenção dos registros e atendimento à comunidade, reuniões e compromissos que podem vir a gerar problemas de organização se as coisas não estiverem em ordem. É muito importante que esse setor esteja sempre funcionando da maneira adequada, tendo à disposição uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais e resolver as mais diversas questões burocráticas.

A quantidade de documentos as vezes assusta o gestor: prontuários, atas, fichários, autorizações, etc… e apesar da informatização ajudar na organização de tudo isso, algumas escolas ainda preferem o velho papel para elaborar os seus registros, neste caso, para não se perder no meio de tanto formulário, organização é fundamental.

Quanto mais acumulo de papel, mais crônico vai se tornando o problema e a arrumação na secretaria escolar costuma ser referência para funcionários, professores e alunos.

Veja algumas dicas de como melhorar a organização na secretaria.

Onde guardar a documentação da secretaria escolar?

Mapa de Movimento

Uma cópia do documento que tem o número de alunos por classe, transferências e mudanças de horário deve permanecer em uma pasta.

Folha de Ponto

A escola envias as folhas para a secretaria todo o mês e guarda uma cópia para consultas pontuais e controle interno.

Prestação de contas

Organizar em uma pasta com plásticos organizados por data com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.

Educação Inclusiva

Os registros individuais feitos pelos professores em livros e impressos próprios, devem também ter um arquivo individual.

Projeto pedagógico

O PPP da escola é gravado em CD, porém uma cópia é impressa e anexada aos projetos dos professores.

Atendimento à família

O registro da conversa com os pais, com data e assinatura, agrega na montagem do histórico do aluno.

Reuniões mensais

A ata deve ser impressa e colada em um livro específico, com a assinatura dos professores presentes.

Atendimento ao corpo docente

O registro das conversas individuais apoiam o acompanhamento de eventuais problemas com a equipe

Conselhos de ciclo

É importante ter os registros dos alunos com dificuldades de aprendizagem em formulários individuais.

Conselho escolar

As pautas das reuniões e suas deliberações devem ser digitadas e ter um livro de controle próprio.

Compras da instituição

Todos os orçamentos devem ser agrupados para consulta futura.

Atrasos e saídas antecipadas

O controle deve ser feito por aluno, com dia, hora e motivo do atraso ou da saída antecipada.

Algumas formas de como organizar a documentação

Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a sala

• Ficha cadastral;
• Histórico;
• Registros de ocorrência assinados;
• Comprovante de endereço;
• Relatórios de desempenho;
• Atestados médicos;
• Impresso para compensação de faltas.

Funcionários: envelopes individuais etiquetados

• Ficha cadastral com foto;
• Atestado médico.

Professores: pastas arrumadas em ordem alfabética

• Ficha com dados pessoais ;
• Diplomas;
• Certificados e comprovantes de cursos;
• Portarias e acúmulos de cargos;
• Guias médicas;
• Contagem de pontos para promoção;
• Avaliações (da equipe de direção).

Para serem de fácil acesso, a documentação referente a consulta regular devem ser guardados em um arquivo de pastas suspensas, identificadas e organizadas com divisórias e plásticos, alguns exemplos são:

• Censo escolar anual;
• Decretos e resoluções da Secretaria de Educação;
• Fichas para o atendimento aos pais;
• Contratação temporária de funcionários;
• Encaminhamento para conselho tutelar;
• Calendário do ano em vigor, do anterior e do seguinte;
• Lei Orgânica do Município;
• Catálogo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD;
• Patrimônio (inventário patrimonial);
• Planta da construção do imóvel;
• Ofícios recebidos e enviados;
• Quadro de horas extras;
• Quadro de entrega de documentos.

Vale destacar que com a adoção de um sistema de gestão escolar, as informações ficam em um banco de dados e podem ser acessadas a qualquer tempo pelos colaboradores, responsáveis e alunos.

O aluno, por exemplo, pode acessar de qualquer lugar e dispositivo, através do portal do aluno online e aplicativo escolar, o boletim, notas, faltas, materiais, avisos, ocorrências e agenda de eventos.

Já os pais podem acessar além das informações disponibilizadas aos alunos, todo o histórico do financeiro, podendo inclusive emitir uma segunda via de um boleto vencido com o valor atualizado ou de um boleto a vencer.

Saiba mais aqui sobre a estrutura e funcionamento de uma secretaria escolar.

O sistema de gestão escolar também facilita a vida dos professores, permitindo que lancem as notas, avaliações, conteúdo ministrado e façam a chamada, através do portal online via desktop, tablet ou celular.

O sistema de gestão escolar permite que a emissão e impressão de documentos sejam feitas em poucos cliques, sem que precise fazer buscas em pastas e gavetas, o que agiliza o trabalho.

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Saiba mais também sobre os tipos e cuidados com as Atas na escola!