A secretaria possui várias funções que são indispensáveis para o funcionamento de uma escola. Juntamente à direção e à área pedagógica, atua de forma a permitir que a instituição cumpra o seu papel principal de educadora.
Dentro da rotina de expedição de documentos na secretaria escolar, é necessário que o trabalho seja permeado por alguns fundamentos como racionalidade, simplicidade, objetividade e autenticidade, de forma que estes documentos comprovem a escolarização. A documentação acompanhará o aluno de maneira significativa, garantindo a qualquer tempo, o acesso, a permanência, a continuação e a conclusão