Os documentos escolares, administrativos e de gestão devem estar sob a guarda e a responsabilidade da secretaria da escola.
Conceito de documentação eventual ou permanente
Documento eventual
É aquele que tem vida curta e serve apenas para documentar ou comprovar um fato eventual e circunstancial. Após o seu uso será arquivado com cópia para o interessado. Exemplo: declaração, portaria disciplinar, etc.
Documento permanente
É aquele que garante, indefinidamente, a identidade de cada aluno, a regularidade e autenticidade de sua vida escolar e não poderá ser descartado ou inutilizado.
Se entretanto, por necessidade de espaço precisarem ser incinerados, deverão ser antes digitalizados. Nesse caso, procedem-se aos registros conforme anteriormente indicado. Exemplos: histórico escolar, livro de matrícula (Caso não haja matrícula informatizada).
Compõem a vida escolar do aluno os documentos que são guardados na pasta individual, anteriormente citada. A pasta individual será organizada por ano, série, ciclo ou nível, turma, turno e por ordem alfabética.
Dados essenciais sobre a documentação escolar
Ficha de Matrícula: é um documento individual que será preenchido no momento em que é efetivada a matrícula do aluno na escola. Deverá conter todos os dados pessoais do aluno, inclusive endereço completo.
Ficha Individual do aluno: é um documento anual obrigatório, no qual deverá constar: ano civil, nome do aluno, série, ciclo, nível, turma e turno que está cursando, indicando nota, conceito ou resultado da avaliação diagnóstica e ainda a apuração anual da freqüência do aluno.
Deve conter espaços para dados pessoais, tais como filiação e endereço, fotografia e para as observações e ocorrências que se fizerem necessárias. Além disso, deve conter registros das doenças que exijam o conhecimento e encaminhamentos pela escola, como: diabetes, pressão alta, epilepsia, doenças do coração, alergias etc.
Resultado final: será transcrito para as Atas de Resultados Finais e para o boletim do aluno, conforme sistema de avaliação adotado pela escola e indicado no Projeto Pedagógico e Regimento Escolar. Não existe modelo padronizado para a Ficha Individual. A escola tem autonomia.
Forma de Organização: Por ordem cronológica das datas dos documentos
Histórico Escolar: é o documento individual do aluno que registra toda a vida escolar do aluno, indicando as séries, ciclos ou etapas cursadas, o rendimento e a freqüência. Este é também o documento oficial para efeito de transferência.
Da Instituição de Ensino: indicar o nome e endereço completo da instituição, mantenedor, parecer, resolução ou portaria de credenciamento e autorização de cursos com data de validade.
Do Aluno: registrar o nome completo do aluno, conforme certidão de nascimento ou casamento, filiação, nacionalidade, naturalidade, data do nascimento, RG, quando houver.
Da Organização: Registrar a ordenação e a seqüência das séries, ciclos, níveis, por ano, currículo desenvolvido (Base Nacional Comum e Parte Diversificada), carga horária anual ministrada, freqüência e resultado da aprendizagem expresso em notas, conceitos ou menções, conforme sistemática de avaliação adotada.
Do espaço reservado às observações: procedimentos de regularização de vida escolar promovido pela instituição, quando houver, indicando sua fundamentação legal, bem como, sugere-se que indique a avaliação adotada.
Das assinaturas: datar e assinar (Diretor e secretário escolar), indicando os números dos respectivos registros do MEC, com habilitação específica na função ou autorização temporária.
Declaração: é o documento eventual que atesta o resultado final obtido pelo aluno para efeito de matrícula, até a emissão do Histórico Escolar. Pode servir também como atestado de matrícula, ou outra finalidade.
Atestado: é um documento que atesta se o aluno está apto ou não a desempenhar determinadas atividades de educação física. O atestado será expedido por profissional médico e será renovado a cada ano.
Certificado ou Diploma: é o documento que comprova a terminalidade do nível ou modalidade de ensino.
Forma de Organização: Por ordem cronológica e arquivado na pasta do aluno.
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