O Fluxo de Caixa é um instrumento de gestão financeira que possibilita acompanhar as movimentações financeiras de uma escola, através de uma relação das entradas (receitas) e saídas (despesas) realizadas em períodos determinados.
O Fluxo de caixa é uma das ferramentas mais simples utilizadas na administração financeira. Ele auxilia na tomada de decisões e na melhora o desempenho financeiro através da otimização e alocação dos recursos da empresa.
Por que o Fluxo de Caixa é importante na escola?
O fluxo de caixa pode ser usado de várias maneiras, abaixo algumas dicas de como essa ferramenta pode ajudar a sua escola:
Auxilia no gerenciamento de gastos
Ao analisar corretamente o fluxo de caixa é possível que você identifique gastos desnecessários dentro de algum processo realizado dentro da sua escola.
Assim, por exemplo, em algum setor que esteja ocorrendo um desperdício de recursos é possível observar esse gasto e corrigi-lo, refletindo assim positivamente no resultado financeiro da instituição.
Assegura seu controle financeiro
Utilizando o Fluxo de Caixa você garante um maior controle das contas da escola, sabendo exatamente quanto você está gastando e com o quê, além de estar ciente de tudo o que está entrando no caixa da instituição e para onde está indo o dinheiro.
Garante um Planejamento Financeiro
Através de uma análise de histórico de fluxos de caixas passados é possível fazer projeções que possam ajudar a escola a se planejar financeiramente.
Analisando estes históricos você pode fazer uma previsão de receita e de saída para determinado mês ou meses, podendo prever impactos causados por diversos motivos, que podem variar desde uma crise econômica até a sazonalidade.
Apoia o processo de tomada de decisão
Levando em consideração que o futuro pode ser baseado em lições do passado, para que você possa planejar o futuro da sua escola, é preciso que você reúna a maior quantidade de informações – atuais e históricas – possíveis.
Os dados retirados de uma análise de fluxo de caixa são valiosíssimos para embasar a tomada de decisão na sua escola, uma vez que você conhece os históricos de entradas e saídas, dependendo da amplitude das mudanças que você realiza, a tendência é que resultados venham a se repetir.
Oscilações nos gastos e planejamento
Imagine que se não há um controle sobre as mensalidades que são pagas, tampouco sobre as contas que vencem, a escola não tem condições de saber a respeito de sua situação financeira. Além disso, é com o fluxo de caixa que os gestores identificam suas principais fontes de gastos, que devem ser avaliadas e, quando possível, cortadas.
Por exemplo, se o gasto da escola com papel está muito alto, é válido refletir sobre o seu impacto financeiro – além do impacto ambiental. Nesse caso, o uso da tecnologia para aplicar exercícios, testes e atividades pode ser uma alternativa para reduzir esse tipo de despesa.
Além de atuar como ferramenta de apoio à gestão financeira na escola, o fluxo de caixa também pode ser usado para planejar novos investimentos, por meio de projeções e estimativas.
Otimizando o fluxo de caixa na escola
A gestão financeira na escola depende de diversos controles e documentos. Por isso, o melhor a se fazer é adotar uma ferramenta de fácil manuseio para realizar o controle do fluxo de caixa, como um software de gestão escolar. Listamos abaixo algumas práticas para otimizar o fluxo de caixa:
Fazer um bom planejamento orçamentário
Um fluxo de caixa escolar otimizado começa com um bom planejamento orçamentário, que é uma ferramenta de gestão capaz de direcionar as ações da escola ao longo do ano. No planejamento do orçamento, são identificadas todas as despesas e receitas da escola durante determinado período, assim como os resultados financeiros esperados.
Com esses dados em mãos, a escola tem o poder de analisar com cuidado qual é o orçamento disponível para cada área por mês e assim identificar pontos de melhoria, nos quais é possível reduzir gastos para tornar o fluxo de caixa mais fluido e rentável.
Um bom orçamento permite que a escola, por exemplo, planeje seus investimentos em novas metodologias e ferramentas que apoiam o aprendizado. Algumas escolas estão direcionando seus investimentos para tecnologias que auxiliam o processo pedagógico.
Manter o controle financeiro
A gestão financeira na escola é o principal eixo norteador do planejamento estratégico. Portanto, deve ser conduzida de forma a organizar todas as informações financeiras da escola e transformá-las em conhecimento para que a instituição desenvolva inteligência de negócios.
Não basta somente planejar. Um acompanhamento periódico do orçamento é essencial para seguir com a estratégia ou revisar o que foi feito até o momento. Se o orçamento não está sendo executado conforme o planejado, é preciso encontrar os motivos dessa divergência. Se as mensalidades estão sendo pagas, mas o fluxo de caixa escolar continua negativo, por exemplo, qual a raiz do problema? Isso irá impactar o orçamento futuro?
Perceba que esses problemas são comuns à maioria das escolas, mas ainda há uma grande dificuldade em identificar os verdadeiros motivos da falta de eficiência. Investir em uma boa gestão financeira e na otimização do fluxo de caixa são formas de reverter essa situação.
Acompanhar os investimentos realizados
Para que o planejamento orçamentário não seja deixado de lado, o fluxo de caixa deve estar sempre atualizado. Acompanhar de perto a evolução dos projetos da escola no que tange o controle financeiro ajuda a identificar e corrigir inconsistências, bem como a reconhecer oportunidades de crescimento.
Os investimentos em novas metodologias e ferramentas devem ser acompanhados de perto, para que a escola aproveite ao máximo os resultados obtidos. Em alguns casos motivar a equipe a implementar as mudanças que essas melhorias propõem pode ser um desafio, mas é importante incentivar o engajamento de todos para que os investimentos tragam os resultados esperados.
6 dicas para elaboração de um fluxo de caixa eficaz:
