Manter a área financeira da escola em ordem é tão importante quanto acompanhar o desempenho dos alunos, pois é na gestão financeira da escola que devemos nos pautar para manter a sustentabilidade da instituição de ensino e ter um fluxo de caixa na escola integrado e com dados atualizados é importante para que esta pauta seja plenamente atingida.
Ao falarmos de gestão escolar, temos como um elemento importante o fluxo de caixa, que é o controle de entrada e saída de capital da escola.
Veja a seguir, como otimizar o fluxo de caixa na escola:
A função e importância do fluxo de caixa escolar
O principal objetivo do fluxo de caixa escolar é ajudar a administrar o dinheiro da instituição de ensino, mantendo um controle firme sobre todos os valores que entram e saem.
Imagine que se não há um controle sobre as mensalidades que são pagas, tampouco sobre as contas que vencem, a instituição de ensino não tem condições de saber se a situação financeira da escola está favorável ou não.
Além disso, é com ele que os gestores podem identificar suas principais fontes de gastos, que devem ser avaliadas e cortadas, se representarem gastos supérfluos.
Por exemplo, a escola gasta muito dinheiro com papel? Pense que além do impacto financeiro, deve-se pensar no impacto ambiental disso. Há alguma medida alternativa para reduzi-lo? O uso de um sistema de gestão escolar e de um aplicativo reduzem significativamente o uso de papel na escola.
Além de atuar como ferramenta de gestão financeira na escola, pode-se ainda planejar novos investimentos, por meio das projeções de fluxo de caixa.
Quais as melhores práticas para otimizar o fluxo de caixa na escola
A gestão financeira na escola depende de diversos controles e documentos.
Por isso, o melhor a se fazer é adotar uma ferramenta de fácil manuseio para realizar o controle do fluxo de caixa, como um sistema de gestão escolar integrado, que permita que seja emitido um fluxo de caixa a qualquer momento e com dados atualizados.
Depois de selecionada sua ferramenta de gestão financeira na escola, não esqueça de:
Fazer um bom planejamento orçamentário
Um fluxo de caixa na escola otimizado começa com um bom planejamento orçamentário, que é uma ferramenta de gestão capaz de direcionar as ações da escola ao longo do ano.
No planejamento do orçamento, são identificadas todas as despesas e receitas da escola durante determinado período, assim como os resultados financeiros esperados.
Com esses dados em mãos, a escola tem o poder de analisar com cuidado qual é o orçamento disponível para cada área, por mês, e assim identificar pontos de melhoria, onde é possível reduzir gastos para tornar o fluxo de caixa na escola mais fluido e rentável.
Um bom orçamento permite que a escola, por exemplo, planeje seus investimentos em novas metodologias e novas ferramentas que apoiam o sistema de ensino. Algumas escolas estão direcionando seus investimentos para tecnologias que auxiliam o processo pedagógico.
Manter um controle financeiro impecável
A gestão financeira na escola é o principal eixo norteador do planejamento estratégico, portanto, deve ser conduzida de forma a conciliar todas as informações financeiras da escola e transformá-las em conhecimento para que a instituição desenvolva inteligência de negócios.
Não basta somente planejar. Um acompanhamento periódico do orçamento é essencial para seguir o caminho ou revisar o que foi feito até o momento.
Se o orçamento não está sendo executado conforme o planejado, é preciso encontrar os motivos dessa divergência.
Se as mensalidades estão sendo pagas, mas o fluxo de caixa escolar continua negativo, por exemplo, qual a raiz do problema? Isso irá impactar o orçamento futuro?
Perceba que esses problemas são comuns à maioria das escolas, mas ainda há uma grande dificuldade em identificar os verdadeiros motivos dessa falta de eficiência, o que pode ser feito com facilidade se você investir em uma gestão financeira de qualidade e na otimização do seu fluxo de caixa para realizar as ações de melhoria.
Acompanhar os investimentos realizados
Para não perder de vista todo o seu planejamento orçamentário, mantenha seu fluxo de caixa sempre atualizado e acompanhe a evolução da sua instituição no que tange aos controles financeiros para identificar buracos, corrigi-los e também para aproveitar oportunidades de crescimento.
Os investimentos em novas metodologias e ferramentas devem ser acompanhados de perto para que a escola obtenha o máximo de retorno possível.
Além do dinheiro gasto para tal, um esforço dos colaboradores foi feito e isso não pode ser desperdiçado. Esse problema é recorrente quando falamos em investimentos em tecnologias.
O capital inicial e humano é relativamente alto e alguns gestores ficam frustrados ao perceberem que esses investimentos não geraram um retorno esperado. Por isso, acompanhe seus investimentos e evite cometer erros básicos.
Como você faz a gestão financeira na escola? Sua instituição investe em novas metodologias de ensino e novas ferramentas tecnológicas de apoio?
