Organizar as documentações da escola não é tarefa fácil. A gestão escolar envolve uma grande quantidade de dados que não podem ser perdidos, e deixá-los em ordem pode ser mais desafiador do que parece.
Muitos gestores passam por problemas com isso, e a pilha da papelada não para de crescer: são atas, fichários, projetos, boletins, planos, contas, históricos e muito mais.
Todos sabemos que é preciso instituir uma ordem, pois quanto mais acumularmos, mais difícil será organizar tudo depois, mas como tornar a sua instituição mais bem organizada? Acompanhe as dicas abaixo.
Saiba quais documentações da escola são importantes
Primeiramente, é preciso saber quais documentos realmente são essenciais e precisam ser guardados pela instituição:
O mais básico é o mapa de movimento, com o número de alunos por classe, as transferências e mudanças de horários.
As folhas de ponto dos funcionários também, pois são indispensáveis para o controle interno, bem como as notas fiscais e prestação de contas.
Atas de reuniões também devem ser guardadas, tanto de pais quanto de funcionários e do conselho da escola.
Um dossiê de compra com orçamentos e aquisições também sempre é bem-vindo.
A vida escolar dos alunos também deve ser guardada, com histórico, atrasos e saídas antecipadas.
Fuja de métodos ultrapassados
Muitas instituições de ensino usam métodos antigos para controlar seus documentos. No entanto, não é porque você precisa arquivar muitas informações que deve deixar a papelada se acumular.
Lembre-se de que o papel é um documento físico, por isso, quanto mais anos a instituição de ensino viver, mais espaço será necessário para armazenar todos esses arquivos e mais difícil será encontrar um item em específico. Sem contar que, caso a escola cresça e ganhe mais alunos e professores, o número de papéis será ainda maior.
Para evitar que o efeito bola de neve atinja as documentações da escola, procure armazenar os arquivos de forma digital e tenha um bom sistema de gestão escolar, isso facilita a busca por documentos determinados, aliviando o espaço usado para guardar a papelada e, ainda, economizando em tinta, papel e manutenção de impressoras na instituição.
Aposte na inovação
Além de digitalizar os documentos da escola, utilizar um sistema de gestão escolar é a forma perfeita de transformar toda a organização da papelada da sua instituição de ensino em um processo muito mais simples, proporcionando aos colaboradores e ao diretor muito mais tempo para lidar com tarefas mais urgentes e estratégicas sem deixar que a documentação se acumule sobre as mesas.
O sistema de gestão escolar ajuda a prover um controle financeiro automatizado e processos administrativos livres de erros. Através do sistema de gestão educacional, é possível planejar com mais exatidão e fazer uma análise estratégica das necessidades gerais da instituição.
Assim, no lugar de distribuir seus dados em diversos arquivos, de maneira desordenada e acesso complexo, você reúne tudo no mesmo local, com muito mais facilidade.
Sua instituição ainda tem problemas com a organização da papelada? Nos conte sua experiência nos comentários!
