É essencial para qualquer instituição de ensino ter todos os processos internos sob controle, garantindo desta forma a eficiência educacional. As tarefas do dia a dia de qualquer instituição envolvem diversos processos e quando não existe uma regulamentação adequada são maiores as chances de ocorrerem erros e perda de tempo. Uma das formas de combater isso é fazendo uso de um sistema de gestão escolar.
O uso de um sistema de gestão escolar é uma estratégia que afeta positivamente todos os departamentos da instituição e as ações de todos os colaboradores. A redução de custos com o uso do sistema de gestão escolar é possível graças a integração de processos e sinergia dentro da instituição entre os departamentos e funcionários.
Veja aqui alguns pontos positivos do uso do sistema de gestão escolar!
Automação de processos na escola
A automação de processos garante a desburocratização interna de diversos processos que antes consumiam muito tempo para serem executados, isso permite que as soluções dos problemas ou requisições e acesso a informação seja mais rápida e ao mesmo tempo promove a satisfação dos pais e alunos.
Afinal, o sistema de gestão escolar é racionalizado (há menos colaboradores dedicados a funções operacionais), a quantidade de erros e retrabalhos diminui, e a técnica é aperfeiçoada. Isso, automaticamente, diminui os custos na escola.
Eficiência organizacional na instituição
A troca de informações ganha muito com a integração e não é mais necessário obter dados de ferramentas externas.
Além disso, há uma melhora geral da eficiência organizacional, já que a realização de várias tarefas se resume a uma só e, portanto, se torna mais eficiente.
Produtividade
Sempre que uma informação é inserida no sistema de gestão escolar, todos os processos integrados são acionados, o que evita que algumas atividades sejam feitas mais de uma vez. Ou seja, o retrabalho é diminuído, já que uma série de processos — que consumiam tempo, dinheiro e mão de obra — é feita de uma vez.
Ao mesmo tempo, a eliminação dos processos não automatizados reduz a incidência de erros, o tempo de trabalho, os custos operacionais e o desperdício de recursos, pois o registro e a interpretação das informações ocorrem sem interferência externa.
Informação em tempo real
O sistema de gestão escolar dá acesso holístico a informações completas e confiáveis sobre a instituição em tempo real, o que permite avaliar todos os cenários e, assim, tomar decisões mais assertivas.
Esse embasamento ajuda, ainda, a fazer um planejamento mais eficiente dos cortes de gastos e a pensar em ações como captação de alunos, acompanhamento do índice de inadimplência escolar e outras tarefas importantes que eram deixadas de lado.
Controle de atividades
Com acesso fácil às informações, o controle das atividades — tanto internas quanto externas — fica mais simples e eficaz. Assim, é possível fazer uma análise de desempenho mais profunda, de colaboradores a alunos, passando por fornecedores e parceiros.
Todas as mudanças promovidas pela implantação de um sistema de gestão escolar ajudam o gestor a enxergar quais processos ou áreas da escola precisam ser melhorados.
A partir disso, podem ser feitos ajustes para adequar as equipes às reais demandas de trabalho e, consequentemente, reduzir custos nas mais diferentes áreas da instituição.
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