Sistema de Gestão Escolar - Importância e Características

SOFTWARE DE GESTÃO ESCOLAR
SAIBA TUDO SOBRE AS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS E SUA IMPORTÂNCIA PARA AS INSTITUIÇÕES

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS NA ESCOLA

Utilize os recursos tecnológicos para organizar e melhorar os processos na escola

No ambiente empresarial sabemos que que existe a premissa de que “tempo é dinheiro”, por este motivo podemos citar que uma das vantagens da automatização de processos é a redução dos custos.

No entanto, não podemos apoiar o embasamento da automatização apenas na questão de custo, haja visto que existem outras vantagens como por exemplo: aumento da eficiência e produtividade.

Automação de Processos na Escola

VANTAGENS DA AUTOMATIZAÇÃO NA ESCOLA

De uma maneira simples, podemos afirmar que a automatização significa utilizar os recursos tecnológicos para organizar os processos operacionais. Quanto melhor utilizada, menor a interferência humana e mais eficiente se torna a tarefa.

As tarefas são planejadas e sistematizadas de forma a depender cada vez menos da interação humana. Um software de gestão escolar é dimensionado para lidar com eventuais falhas e otimizado para cumprir objetivos específicos.

Quando tarefas operacionais são eliminadas pela automatização o resultado é a melhora na produtividade, podendo então o gestor alocar tempo para outras tarefas tão ou mais importantes para a instituição.

No médio e longo prazo, essa questão impactará diretamente nos resultados da escola, pois se a equipe trabalha melhor, o serviço entregue pe mais qualificado. Com isso é possível melhorar a captação de alunos, baixar a inadimplência escolar, abrindo-se um leque de possibilidades.

Outra questão importante é o monitoramento das atividades, já que, como o sistema é utilizado para realizar aquela tarefa, a operação fica registrada no banco de dados, ficando mais fácil gerar relatórios de controle e acompanhar os históricos envolvidos com aquele procedimento.

A AUTOMATIZAÇÃO E A GESTÃO ESCOLAR

Além da redução de custos, a automatização é uma grande aliada da gestão escolar. No primeiro momento, deve-se entender em quais áreas ela pode ser aplicada. Com a evolução da tenologia, hoje é possível otimizar desde as tarefas mais básicas evoluindo para as mais complexas.

A gestão escolar engloba as mais diversas áreas: administração, financeiro, acadêmica e também o marketing da instituição. O software de gestão escolar melhora os processos envolvidos em cada uma sessas áreas das mais diversas formas.

Área Administrativa

Na gestão administrativa, o simples fato de ter a disposição um software escolar que mantém todos os registros dos alunos em ordem e atualizados, garante mais facilidade no fluxo de trabalho.

A implantação de um software de gestão escolar tem como uma das premissas o levantamento de requisitos e um estudo de aderência para cada instituição, de forma que o fluxo de trabalho seja o mais objetivo e assertivo.

Muitas vezes o software de gestão escolar, baseado nas boas regras de negócio, permite que tarefas que antes eram feitas com grande dispêndio de tempo, sejam executadas com mais eficiência, impactando positivamente em toda a instituição.

A sistematização permite que a dificuldade seja minimizada, isso porque se torna possível mapear os problemas e alcançar às soluções mais adequadas para cada particularidade.

No caso de tarefas executadas na secretaria, por exemplo, automatizando-se alguns processos e procedimentos, a escola tem condições de ter um registro mais confiável de todas as atividades escolares do estudante e com isso, gerenciar melhor a entrega dos documentos ou agilizar o processo de matrícula.

Área Financeira

Para quem administra uma escola, sabe que a gestão financeira é um dos quesitos mais importantes para ter sucesso no mercado em que se está inserido.

Com um software de gestão escolar adequado é possível não apenas fazer o controle dos pagamentos e recebimentos, mas, também administrar melhor a cobrança e diminuir a inadimplência escolar.

Nos itens relacionados à área financeira, o software de gestão escolar não apenas monitora e gera os relatórios necessários sobre o fluxo de caixa, demonstrativo de resultado do exercício(DRE), balancetes mensais e anuais, mas também emite os boletos e envia avisos de cobrança de forma automática. Nesse caso, o responsável recebe via SMS, e-mail ou notificação no aplicativo escolar a cobrança com a disponibilização do boleto para pagamento , o que evita, por exemplo, o volume de contatos com a tesouraria.

Área Acadêmica

Há algum tempo as instituições trabalham com sistemas automatizados para controlar os lançamentos de notas e faltas e isso tem facilitado bastante o trabalho dos professores e da secretaria. No entanto, com os novos recursos, os gestores puderam passar a monitorar de perto essas atividades.

Além de os gestores terem acesso, em tempo real, ao registro das informações, os sistemas conseguem gerar com mais eficácia os relatórios específicos para se fazer o acompanhamento do desempenho dos alunos.

Ou seja, de uma forma simplificada é possível ter acesso aos dados necessários sobre o fluxo de atividades acadêmicas, verificando o desempenho do professor e também o rendimento das turmas. Isso facilita a busca por soluções, caso algum problema seja detectado.

Sendo esse dados inseridos no portal do professor online, o intercâmbio para o portal do aluno online e aplicativo escolar ocorre de forma automática, demonstrando a eficiência da instituição e mostrando sua preocupação com toda a comunidade escolar.

É por essa e outras razões que estudos realizados nessa área comprovam que um bom processo de gestão escolar tem influência direta no desenvolvimento dos alunos, já que os pais detendo mas informações e em tempo real, costumam a participar mais ativamente da vida escolar do aluno.

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