Prontuários, atas, projetos, fichários, autorizações, planos, prestações de contas… A pilha de documentos em cima (e até ao redor) da mesa do gestor às vezes assusta.
Embora a informatização ajude a organizar tudo isso, muitas escolas ainda preferem o papel para elaborar seus registros. Porém, para não se perder em um mar de formulários, é preciso ordem.
Quanto mais tempo você passar acumulando papelada, mais difícil será resolver o problema. Ou seja, não vale adiar a arrumação. Até porque a arrumação do ambiente administrativo costuma ser referência para funcionários, professores e alunos. “Uma instituição organizada tem mais credibilidade”, diz Mariângela Camba, professora de Gestão Escolar na Trevisan Escola de Negócios, em São Paulo, e ex-dirigente regional da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo, com anos de experiência como diretora.
A boa notícia é que ninguém precisa fazer tudo sozinho, até porque a equipe – que também utiliza os papéis no dia a dia – tem de ajudar. “O diretor pode delegar ao secretário a função de guardião dos documentos e ao coordenador a missão de cuidar dos registros pedagógicos”, acrescenta Mariângela.
Para Clóvis Roberto dos Santos, professor do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo, campus Piuma, o gestor deve tratar da burocracia de tal forma que ela não se torne um fim em si mesma: “Eu vejo o diretor escolar como um macrocoordenador, preocupando-se mais com as atividades-fim do que com as atividades-meio, já que essas podem ser perfeitamente delegadas ao vice-diretor e aos auxiliares administrativos”, diz.
Uma unidade considerada exemplar quando o assunto é organização é a EMEIEF Professora Mariângela Ferreira Aranda Fuzetto, uma das cinco escolas supervisionadas por Ana Lúcia Toledo dos Santos, coordenadora de serviços educacionais no município de Santo André, na Grande São Paulo.
Em duas pequenas salas, onde funcionam a diretoria e a secretaria, arquivos grandes com pastas e livros de atas abrigam toda a vida do colégio, incluindo registros dos estudantes, professores, funcionários e do próprio prédio. “Não adianta ter os documentos se eles não estiverem em ordem para que possam ser encontrados”, comenta Ana Lúcia.
Os prontuários dos atuais alunos ficam em envelopes individuais, etiquetados e classificados em ordem alfabética e guardados em pastas específicas para cada classe. Os documentos de funcionários são organizados da mesma maneira e o dos professores, em pastas com plásticos internos, para facilitar a separação dos itens importantes. O arquivo morto – depósito de papéis antigos que, pela importância, não podem ser descartados – fica em um outro espaço, dentro de pastas identificadas pelo ano. “Assim tudo fica fácil de achar. Nunca passei por uma situação de aperto”, conta a diretora, Mirian Conrado Wiesmann.
O que guardar?
Mapa de movimento
-Uma cópia do documento que tem o número de alunos por classe, transferências e mudanças de horário fica em uma pasta.
Folhas de ponto
-A escola envia as folhas para a Secretaria todo mês, mas guarda cópias para consultas e controle interno.
Prestação de contas
-Uma pasta com plásticos organizados por data fica com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.
Educação inclusiva
-O professor faz registros individuais dos estudantes em livros e impressos próprios, que são arquivados separadamente.
Reunião de pais
-Um pai faz a ata e a entrega à diretoria junto com a lista de presença. Os professores mantém uma cópia com eles.
Projeto pedagógico
-O PPP da escola é gravado em CD, porém uma cópia impressa é anexada aos projetos dos professores.
Atendimentos à família
-O registro das conversas particulares com os pais – com data e assinaturas – facilita a montagem do histórico do aluno.
Formação semanal
-Em cada encontro, um professor faz a ata, que serve para acompanhar as soluções e as ações encaminhadas.
Reuniões mensais
-As atas são digitadas, impressas e coladas em um livro próprio, com a assinatura dos professores presentes.
Atendimentos a professores
-Os registros das conversas individuais ajudam no acompanhamento de eventuais problemas com a equipe.
Conselhos de ciclo
-Os registros sobre alunos com dificuldades de aprendizagem ficam mais objetivos quando feitos em formulários individuais.
Conselho de escola
-A pauta da reunião mensal e as resoluções conjuntas – assinadas pelos presentes – são digitadas e coladas em um livro próprio.
Pesquisa de orçamento
-Os orçamentos feitos para a escola, até mesmo pela internet, são agrupados e vão compor o dossiê de cada compra.
Conselho mirim
–Atas registram as informações sobre as reuniões mensais do conselho dos alunos, formado por um representante de cada classe.
Atrasos e saídas antecipadas
-Uma ficha é colada em cada página, com o nome do aluno, dia, hora e motivo do atraso ou da saída antes do horário.
Visitas à escola
A presença de supervisores, palestrantes e outras pessoas é registrada com a identificação completa do visitante e assinatura.
Arquivos eletrônicos facilitam a consulta e a atualização dos documentos
Na EE Avelino Antônio Vieira, localizada em Curitiba, há dois pequenos ambientes reservados à secretaria: um com registros de estudantes e professores inativos e outro com material dos ativos.
Por considerar a documentação escolar o “coração” da escola, a diretora, Tânia Mara Moraes Cordeiro, digitalizou todos os arquivos: “O aluno pode acessar de casa o boletim, com as notas e as faltas. Os históricos escolares também estarão disponíveis no futuro”, explica Tânia.
Já na EMEF José Bonifácio, em Novo Hamburgo, a 43 quilômetros de Porto Alegre, a informatização foi mais longe. Cada professor e gestor tem um e-mail institucional, que facilita a comunicação interna. “De tempos em tempos, gravamos CDs ou DVDs para arquivar as informações”, diz ela. Nesse caso, é importante ordenar os dados, identificar os CDs e DVDs com os conteúdos e as datas e guardá-los corretamente.
A vantagem de manter papéis e arquivos digitais em ordem é exatamente a rapidez. Você pode até gastar algumas horas para classificar a documentação escolar com sua equipe e pensar numa maneira de sistematizá-la. Porém na hora de consultar uma planilha, procurar o telefone de um aluno ou conferir a documentação de um professor, vai perceber que ganhou algo muito precioso: tempo.
Documentação escolar sempre à mão
Uma maneira de organizar prontuários e documentos da equipe e dos estudantes
Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a sala
– Ficha cadastral
– Histórico
– Registros de ocorrência assinados
– Comprovante de endereço
– Relatórios de desempenho
– Atestados médicos
– Impresso para compensação de faltas
Funcionários: envelopes individuais etiquetados
– Ficha cadastral com foto
– Atestado médico
Professores: pastas arrumadas em ordem alfabética
– Ficha com dados pessoais
– Diplomas
– Certificados e comprovantes de cursos
– Portarias e acúmulos de cargos
– Guias médicas
– Contagem de pontos para promoção
– Avaliações (da equipe de direção)
E os outros itens da documentação escolar?
Para ficarem acessíveis, documentos de consulta regular podem ser guardados em um arquivo com pastas suspensas, identificadas e organizadas com divisórias e plásticos. São eles:
– Censo escolar anual
– Decretos e resoluções da Secretaria de Educação
– Fichas para o atendimento aos pais
– Contratação temporária de funcionários
– Encaminhamento para conselho tutelar
– Calendário do ano em vigor, do anterior e do seguinte
– Lei Orgânica do Município
– Catálogo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD
– Patrimônio (inventário patrimonial)
– Planta da construção do imóvel
– Ofícios recebidos e enviados
– Quadro de horas extras
– Quadro de entrega de documentos
Fonte: gestaoescolar.org.br
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