O gestor escolar tem de lidar com vários desafios em seu dia a dia. O foco principal de qualquer instituição de ensino, é claro, promover a excelência educacional, mas uma boa gestão financeira da escola tem um papel primordial na fixação e reconhecimento da marca, contentamento dos pais, dos alunos e dos colaboradores envolvidos com a escola.
A gestão dos recursos financeiros é essencial para o sucesso da instituição no mercado educacional, acompanhe algumas boas práticas para melhorar a gestão dos relatórios financeiros e contábeis.
1. Política de fluxo de caixa na gestão financeira da escola
Toda a empresa e incluo aqui também a escola, precisa saber o quanto ganha e quais são seus gastos fixos e variáveis mensais para poder decidir quando e em que área investir. A elaboração do orçamento da escola, deve seguir as disponibilidades atuais e futuras, a fim de evitar problemas futuros.
O controle através de um fluxo de caixa permite acompanhar os saldos bancários, disponibilidades na tesouraria e administração da instituição, o contas a pagar e a receber vigente e dos dias e semanas sequentes, permitindo que o gestor saiba a disposição de recursos financeiros para investimentos, honrar com os compromissos assumidos e a tomada de decisões para possíveis emergências.
Os detalhes de cada operação financeira, bem como a sua correta classificação em relação ao plano de contas e centro de custos, são imprescindíveis para que o gestor possa verificar oscilações dentro do que foi planejado.
2. Planejamento
Tenha sempre uma lista do que precisa de melhorias na escola e uma escala de ordem de quando elas serão realizadas. As mudanças e melhoramentos devem seguir um sequencial de prioridades e acompanhar a disponibilidade financeira.
Deve-se ter em mente também, qual a melhor época do ano para promover as mudanças, por exemplo, no caso de uma reforma do pátio da escola, é mais apropriado colocar o plano em prática na época de férias dos alunos, evitando transtornos e fazendo com que seja mais rápida esta etapa.
3. Pondere os gastos da escola
Uma boa gestão financeira identifica e corta — ou, pelo menos, diminui — os gastos desnecessários. Por isso, antes de decidir investir em qualquer coisa sempre verifique se realmente é algo necessário e qual será o retorno pelo investimento.
Por cortar os gastos desnecessários a sua escola vai, com o tempo, se estruturar cada vez melhor financeiramente, e não terá de passar nenhum “sufoco”, como encerrar o mês com compromissos assumidos pendentes.
4. Não gaste tudo que arrecada
Uma boa gestão financeira da escola também passa pela criação de uma reserva em dinheiro, muito útil para lidar com imprevistos. Mas isso não será possível se os gastos forem maiores ou iguais aos ganhos.
De vez em quando, é natural se deparar com gastos que estavam fora do orçamento, e quando eles surgirem a sua habilidade de gastar menos do que ganha é que o ajudará a ter fundos para cobri-los.
5. Utilize um sistema de gestão educacional
Utilizar um sistema voltado para a gestão financeira da escola é uma das melhores alternativas para facilitar a sua vida e diminuir os erros que advêm de realizar os cálculos manualmente. Com este tipo de sistema você terá:
- Um bom controle do fluxo de caixa e DRE(demonstrativo do resultado do exercício);
- Lançamento de registros e dados financeiros otimizados e sempre atuais;
- Dados financeiros confiáveis e auditados em origem e destino.
Os benefícios de um sistema de gestão escolar são inúmeros e vão tornar o seu trabalho mais agradável na hora de fazer o planejamento e orçamentos, darão uma melhor visão das suas prioridades e apontarão com segurança os gastos desnecessários.
Fica claro que o desafio de ter uma gestão financeira da escola adequada, pode ser superado. Se seguir os passos que apresentamos, você conseguirá controlar e gerir melhor o controle financeiro da escola e, consequentemente, terá o prazer de lidar com alunos, pais e corpo docente satisfeitos com a qualidade da instituição de ensino.
