O uso de um bom software de gestão escolar é primordial para facilitar o fluxo e os processos acadêmicos, permite a automatização de tarefas e propicia vantagens para todos.
A educação na sociedade tem como propósito, uma estratégia na qual se torna importante desenvolver iniciativas que contribuam para o desenvolvimento do ser humano, na medida em que vai de encontro às necessidades e interesses daqueles em foco, mas poucos conhecem a complexidade dos bastidores em uma instituição de ensino.
Neste artigo vamos falar de algumas funcionalidades do software e suas vantagens.
O que é um software de gestão escolar?
Em suma, é um sistema que automatiza os processos internos de escolas e universidades, sendo um simplificador no acompanhamento e monitoramento do dia a dia acadêmico.
Os serviços prestados pela instituição aos estudantes são aperfeiçoados e ocorre uma significativa diminuição nos custos operacionais, já que substitui fluxos de materiais impressos e permite uma melhora na gestão do tempo devido à automatização.
A emissão de boletos, agendamento de aulas, acompanhamento de notas e demais consultas passam a serem feitas no software de gestão de forma integrada, um documento que demorava dias para ficar pronto, por exemplo, com um bom software é emitido em segundos.
Um bom software de gestão escolar, unifica e controla os diferentes fluxos da informação, simplificando o funcionamento de cada um deles, e por consequência, a gestão da própria instituição.
A importância do software para os gestores
Para os gestores, o software proporciona agilidade na comunicação com os estudantes, automatização de processos, minimizando erros e perdas de informação. O gestor fica livre para focar na expansão da instituição, monitorando as metas e métricas e elaborando novas estratégias para a captação de alunos.
O controle da inadimplência e da evasão escolar, por exemplo, são acompanhados de perto, de forma proativa através de relatórios e gráficos, sendo um facilitador na tomada de decisões e na hora certa.
A importância do software para os professores
Através do portal online, os professores têm mais autonomia e agilidade para publicar e armazenas planos de aula, controlar a frequência, avaliações e notas, bem como enviar materiais de apoio aos estudos.
A centralização dos recursos permite que os professores obtenham uma visão mais clara, abrangente e detalhes a cerca do desempenho das turmas e alunos. O registro e acompanhamento das horas-aulas do corpo docente, permite também melhor controle de sua carga horária.
A importância do software para os alunos
Com a disponibilização do portal online, os alunos têm controle sobre seus compromissos acadêmicos e financeiros. O acompanhamento das notas, faltas, boletim, ocorrências, prazos, avisos, listas de leituras, reposições e mensalidades, se tornam fáceis e ágeis. Muitas situações são resolvidas prontamente pelo estudante, com a facilidade no acesso às informações.
A importância do software para o setor acadêmico
O trabalho administrativo diário na instituição, como, recebimento, processamento e gestão de toda a documentação é sistematizado e automatizado, permitindo que a equipe foque seus esforços e tempo em fornecer o suporte necessário para os professores e alunos.
A importância do software para o setor financeiro
A automação propiciada pelo software de gestão escolar permite que sejam acompanhados em tempo real o faturamento, inadimplência, despesas, etc. A negociação das mensalidades e dívidas são realizadas diretamente na plataforma, gerando renegociações e um cardápio de planos que fica à disposição do aluno.
As funcionalidades de um software de gestão escolar, permite que os gestores, alunos e equipe pedagógica foquem sua energia para melhoria da comunicação, do ensino e da aprendizagem.
Objetivos e funcionalidades do software de gestão escolar
Os objetivos e funcionalidades dependem do tamanho e da complexidade da instituição contratante. Escolas menores com menos alunos e processos simplificados, requerem uma configuração e parametrização diferente de outras maiores e mais complexas.
O funcionamento do sistema é parametrizado conforme o levantamento de requisitos e estudo de aderência, preparando a plataforma para trabalhar de acordo com a realidade de cada instituição, respeito o fluxo de trabalho e necessidades particulares da escola.
Importância do software de gestão escolar no setor educacional
O volume de dados gerados em uma instituição de ensino é grande e com frequência a informação não é processada e armazenada de forma adequada, o que ocasiona uma sobrecarga na gestão acadêmica e da secretaria, tendo impacto financeiro e gerando gargalos que dificultam o funcionamento com outras áreas da instituição.
Com um software automatizado, essas informações ficam digitalizadas, organizadas e de fácil acesso, permitindo a geração de relatórios de acompanhamento para análises precisas e auxilio na tomada de decisões pelo gestor.
Fenômenos intrínsecos das instituições, como a evasão escolar, quando não acompanhados e analisados de perto, impactam o setor financeiro e dão origem a outros impasses, como falta de investimento em infraestrutura e recursos didáticos.
Sem um software de gestão escolar eficaz, muitas boas oportunidades são perdidas e muito tempo é desperdiçado. Além disso, processos sem padronização geram resultados insatisfatórios, que podem levar a uma compreensão imprecisa e até equivocada da situação.
A desorganização com o tempo, costuma ser negativa, resultando na perda de alunos e colaboradores, além, é claro, de recursos que poderiam ser investidos em melhorias da instituição como um todo. A escola perde a credibilidade com a comunidade e fica estagnada, podendo até sair do mercado em algumas circunstâncias.
Continuar a gerir a instituição empregando processos manuais e não tirar proveito das facilidades promovidas pela tecnologia, e manter-se a margem da evolução é um complicador para o futuro da escola.
Requisitos para a implantação de um software de gestão escolar
Um software de gestão escolar ser implantando em vários tipos de segmentos educacionais, como, educação infantil, ensino fundamental e médio, superior, técnico, cursos livres e EAD.
Não existem restrições quanto ao número de alunos, podendo o sistema ser implantando em escolas de pequeno, médio e grande porte.
Os processos de contratação, customização, implementação e treinamento costumam levar alguns meses e demandam de um bom planejamento, a fim de que os alunos e colaboradores sofram o menor impacto possível, ou seja, uma implantação sem traumas.
Etapas
Geralmente, a implementação de um software de gestão escolar passa por algumas etapas:
- Planejamento, levantamento de requisitos e aderência;
- Seleção das funcionalidades;
- Implantação;
- Treinamento dos colaboradores;
- Utilização e incorporação na rotina da instituição.
A medida que o sistema for sendo utilizado no dia a dia pelos usuários (alunos, docentes e demais colaboradores), novas possibilidades vão sendo identificadas.
A tendência da automatização no mundo atual
Nossa sociedade caminha à completa automatização de processos burocráticos e à digitalização das informações.
Isso vem acontecendo rapidamente em diversos setores, tais como: saúde, educação, economia e política.
Hoje grande parte da população tem acesso a dispositivos eletrônicos, como notebooks, tablets e celulares, e é provável que em pouco tempo haja uma democratização ainda maior desses recursos. Logo não fará mais sentido, por exemplo, imprimir um contrato e enviá-lo pelo correio e requerer a assinatura física, o que algumas instituições já perceberam e consideram a assinatura digital ou aceite online dos termos do serviço prestado.
A automatização facilita o nosso cotidiano, permitindo que dediquemos mais tempo e energia à atividades que exijam criatividade e capacidade analítica, ou seja, a integração do potencial do intelecto humano ao tecnológico.
A geração Z, conhecida como os nativos digitais, nascidos a partir do final do anos 1990, tem uma grande familiaridade com os dispositivos tecnológicos, esses jovens não conseguem conceber uma vida sem eles e a internet, sem as facilidades viabilizadas por esses mecanismos.
A relevância de uma instituição é medida em termos de tecnologia, justamente por conta do potencial que ela tem de facilitar o cotidiano.
A adoção de um software de gestão escolar automatizado reflete o interesse das instituição em fazer parte dessas transformações, que não são apenas tecnológicas, mas culturais e comportamentais.
