O gestor escolar deve estar sempre atento com as mais diversas áreas da instituição de ensino, permitindo que a integração entre os setores da escola estejam sempre funcionando a contento.
Dentre as preocupações citamos os assuntos financeiros, retenção e captação de alunos na instituição, controle da inadimplência com ações pontuais e também com temas mais técnicos, como a avaliação da qualidade de ensino e didática.
Para que todo esse cenário funcione bem, cada processo deve ser alinhado e o mais integrado possível.
Se o gestor percebe que existem falhas nos processos da escola, atitudes devem ser tomadas a a fim de garantir que o negócio prospere.
Existem maneiras objetivas de identificar esses congestionamentos e isso pode ajudar na mudança de postura para sua solução.
1. Levantamento de requisitos
Observando diretamente os itens primordiais do congestionamento nos processos, vislumbramos de imediato as necessidades não atendidas.
De uma forma tranquila e sem perda de tempo, muito provavelmente será possível identificar rapidamente os principais requisitos para a dissolução do gargalo.
Se preocupar com o fluxo de caixa, de forma a mantê-lo equilibrado e atualizado, com o controle do fluxo de entradas e saídas, e um bom planejamento futuro, é uma das necessidades elencadas e fácil de ser levantada.
Em relação aos tipos de levantamentos, uma sugestão é separar a gestão educacional por departamentos como financeiro, pedagógico, acadêmico, etc.
Com a divisão primária, foca-se em divisões secundárias dentro desses departamento, a fim de saber se ficou algum item relevante trás.
Após isso, é importante elencar uma lista de necessidades e colocar por ordem de importância. Avaliar a urgência e o impacto de cada item, é importante para que a condução seja priorizada nos itens de mais relevância para a escola.
2. Esquematização dos processos envolvidos
Se existem congestionamentos nos processos da instituição, uma forma eficiente de identificação é através de um mapeamento.
Um exemplo bem prático para ilustrar esse entendimento é: pense que seus professores tenham um prazo de uma semana para fechar todas as notas do bimestre, já sabendo que todas as avaliações foram aplicadas.
Após esse período, alguns alunos entraram em contato com a secretaria reclamando ainda que não tem acesso às suas notas.
Por estre prisma, percebe-se nessa situação, que os professores poderiam tão logo os alunos tivessem terminado as avaliações, terem efetuado as correções e lançado as notas. À que se verificar os motivos de tal demora e possivelmente o problema é a falta um sistema de gestão educacional integrado, responsável por receber as notas, enviar à secretaria e ao portal do aluno de forma simultânea.
Utilize a mesma semântica junto a outros assuntos e irá encontrar outros obstáculos nos processos da instituição.
3. Investigação de erros e falhas
Os congestionamentos diminuem o fluxo de processos na escola, geram erros nos resultados e criam pontos de estresse.
Sendo constatado que não existe ociosidade nos departamentos, falta de empenho ou competência dos colaboradores, e mesmo assim a descoberta tardia por exemplo de um problema crônico de inadimplência, pode significar um bom exemplo de falha.
Neste contexto específico, ou existe uma falta de habilidade por parte dos responsáveis ou o sistema de gestão educacional está deixando a desejar.
Pontos de estresse podem ser medidos e sentidos através das reclamações constantes dos pais e responsáveis dos alunos quanto a didática utilizada pelos professores.
Se ocorre a generalização, muito provavelmente está havendo uma ruptura em algum processo, que pode ser por exemplo, a perda de tempo com o lançamento manual das notas das avaliações dos alunos, coisa que poderia ser resolvida com uma boa ferramenta de gestão educacional.
4. Dashboard como auxiliar na tomada de decisões
Imagine que, ao invés de ter reclamações vindas dos pais a respeito da didática, sua escola tivesse um sistema integrado que permitisse o acompanhamento em tempo real e lhe mostrasse uma queda repentina e generalizada das notas dos alunos.
Talvez, investigando essa queda, você conseguiria chegar à conclusão de que seu corpo docente estivesse realizando em sala algumas atividades que deveriam ser feitas em outro horário ou, ainda, que precisam de mais apoio tecnológico.
É evidente que ter métricas e bons indicadores faz muita diferença quanto à sua gestão e à procura por resolução dos gargalos nos processos de produção da escola.
Taxa de evasão escolar, notas médias por aluno/turmas/séries, frequência, matrículas, rematrículas, rotatividade de colaboradores, despesas comparativas, receitas comparativas, inadimplência, rendimento das turmas e vários outros quesitos referentes ao seu negócio devem ser avaliados de forma constante.
Assim, você garante excelência em sua gestão e pode tomar decisões muito antes dos problemas aparecerem ou se tornarem crônicos.
5. Automatizar os processos na escola
É fácil constatar, que todos os processos que são feitos de forma manual e dissociado do todo, favorecem os erros e atrasos na efetivação do trabalho.
A melhor opção é sistematizar as rotinas, deixando a informação seguir o fluxo em tempo real e ser distribuída aos próximos elementos envolvidos na cadeia sem atrasos.
Outro aspecto importante da integração, é o melhoramento das relações com os pais e responsáveis dos alunos, já que é permitindo o acompanhamento das informações no exato instante em que elas surgem, fazendo uso neste caso do portal de aluno online e aplicativo escolar.
