Um gestor escolar espera que um software de gestão escolar venha facilitar a rotina diária, agilizar o operacional, diminuir o tempo gasto com tarefas burocráticas, mas o sistema pode ir muito mais além do que apenas automatizar processos.
Para o gestor escolar, ter a disposição uma plataforma que descomplica o acesso a informações estratégicas e atualizadas para a tomada de decisão pode ser a diferença entre uma escola que apenas sobrevive e outra que é reconhecida pela excelência e inovação, oferecendo soluções de vanguarda, e sempre está em evidência em sua área de atuação.
A escolha de recursos tecnológicos é um passo fundamental para qualquer instituição de ensino que pretenda profissionalizar sua gestão e obter melhores resultados.
A partir de então, é preciso analisar as inúmeras soluções disponíveis no mercado. A decisão pode parecer difícil, entretanto, um software de gestão escolar integrado costuma ser a melhor opção na maioria dos casos.
Um software para a gestão das instituições de ensino pode beneficiá-la de diferentes formas. Porém, para obter todas essas vantagens, é fundamental escolher um software de forma criteriosa, observando os recursos que ele tem a oferecer e levantando dados e requisitos antes de fazer a contratação.
Faça análise das funcionalidades oferecidas pelos softwares no mercado
O mercado oferece softwares com propostas, preços e soluções diferentes. Existe uma variabilidade enorme entre os recursos oferecidos. Alguns fornecedores de software oferecem muitas vantagens, mas só liberam determinadas funcionalidades quando o cliente paga um valor adicional — o que pode se tornar uma grande armadilha. Tenha em mente com clareza tudo que a escola precisa e questione o pretenso fornecedor.
É necessário que se pesquise muito antes de escolher uma solução, analisando o custo-benefício de cada uma. A instituição também deve ter uma lista nas necessidades e anseios em relação a um software de gestão escolar e comparar se o software atende a todas as áreas que precisam ser otimizadas.
Verifique a demanda do software em acompanhar o crescimento da escola
Verifique os módulos que o software oferece e mesmo que atualmente a instituição não tenha necessidade de fazer o uso, peça uma planilha de custos para que eventualmente quando precisar não venha a ter uma surpresa desagradável.
Procure saber sobre limitações dentro do software e o detalhamento dos pacotes oferecidos. Toda a escola, assim como qualquer empresa, tem planos para investimentos que propiciem o crescimento da instituição, o que pode gerar necessidades futuras em que talvez o software seja deficiente, o melhor é certificar-se de vários cenários e necessidades que possam aparecer e verificar se o software ofereça esta demanda.
Confira e constate a qualidade do suporte ao cliente
Busque referência no mercado e com os clientes da empresa fornecedora do software de gestão escolar, veja o que eles dizem a respeito da disponibilidade em resolver dificuldades e solucionar dúvidas, que podem surgir com o uso do sistema.
Peça uma lista de clientes, telefone e contato, tire todas as dúvidas, afinal a implantação de um novo software requer muito trabalho e uma decisão por uma opção que não atenda as necessidades da escola, pode gerar uma grande dor de cabeça no futuro.
Exija um software de gestão escolar realmente integrado
Alguns fornecedores de software escolar oferecem soluções incompletas, atendendo apenas requisitos específicos tais como gestão acadêmica, somente de secretaria ou apenas da área financeira. É claro que isso se traduz em retrabalhos e demandas desnecessárias, além de facilitar falhas e erros.
Para que os processos sejam otimizados e garantam uma visão ampla e gerencial da instituição, é primordial que exista a integração completa das informações.
Um software de gestão escolar deve oferecer soluções completas e integradas e também ferramentas que agilizem a comunicação da comunidade escolar como o portal do aluno, portal do professor e aplicativo escolar.
