Um dos principais benefícios de um software escolar é a otimização das atividades administrativas e financeiras e economia de tempo. Essas tarefas muitas vezes burocráticas, consomem bastante tempo do gestor e das pessoas envolvidas, sendo um impedimento para que haja mais tempo e condições para a dedicação com a área nobre da escola, que é a educação dos alunos.
Com a adoção de um bom software escolar, a instituição de ensino ganha tempo, já que boa parte das atividades administrativas e financeiras são automatizadas, retirando a sobrecarga dos gestores e colaboradores, permitindo que esse tempo extra seja direcionado para outras atividades, como por exemplo, melhorar o planejamento e o ensino.
Algumas áreas e operações que são otimizadas com o uso do software escolar
- Controle total da área financeira da instituição;
- Maior controle do contas a receber e consequente diminuição da inadimplência;
- Disponibilização da ficha financeira e 2a. via do boleto bancário via portal do aluno e aplicativo escolar integrado;
- Controle do contas a pagar;
- Informações que auxiliam na gestão e tomada de decisões, através de relatórios analíticos e sintéticos, como descontos concedidos, faturamento por turma, total de alunos bolsistas, inadimplência, dentre as centenas de opções disponíveis;
- Informatização de processos de cobrança com a integração com os principais bancos, o que permitirá a eliminação de erros e a otimização de rotinas financeiras;
- Emissão de notas fiscais de serviços (NFS-e) diretamente pelo software, unitária ou em lote;
- Integração com o sistema utilizado pelo escritório de contabilidade da escola, o que aumenta a confiabilidade nas informações.
Os dados informados para a elaboração de um documento, por exemplo, quando não reunidos em um software escolar eficiente, precisam ser digitados novamente ou adaptados para criar outros relatórios exigidos. Assim, parte considerável do tempo do gestor e do pessoal é desperdiçado com a manipulação desses dados.
Um software escolar eficiente registra os dados uma única vez para filtrá-los e organizá-los de acordo com o documento que precisa ser elaborado, poupando esforços e multiplicando o tempo útil disponibilizado para a realização de outras atividades.
Diante da eminente redução de erros nos processos, o software escolar consegue estabelecer um grande avanço na eficiência operacional da escola. Com contratos e dados centralizados em um único software, as consultas a estas informações passam a ser feitas de maneira rápida e objetiva.
Pais, responsáveis e alunos conseguem ser atendidos com mais agilidade, o que faz melhorar a percepção e satisfação deles em relação à instituição.
