A informatização da secretaria escolar com um sistema de gestão escolar é de vital importância nos dias de hoje, sendo este o setor da instituição responsável pela manutenção dos registros, os arquivos de documentação dos alunos e dos funcionários, além de comunicados e expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a toda a documentação expedida com aval do Secretário responsável e da Direção da Escola.
Dentro de suas características, a Secretaria regula a admissão e a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários necessários para o devido funcionamento da escola.
A Secretaria organiza e mantém os arquivos de todos aqueles que já passaram pela escola, chamados de egressos, assim como mantém os registros que se referem a todos os alunos e professores ativos na escola.
O Secretário é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, e também de participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta com o diretor.
Geralmente, a Secretaria tem horários específicos para atender a comunidade escolar e esse atendimento é feito em balcões de acesso externo à escola.
Sem a secretaria não existe história do aluno, do corpo docente, dos funcionários e da instituição como um todo. É muito importante valorizar este departamento e considerá-lo dentro da política escolar, pois é a Secretaria a responsável por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da instituição.
É verdade que, muitas vezes, as pessoas neglicenciam a importância de uma secretaria escolar, mas a partir do momento em que um estudante precisa de algum documento, de marcar uma reunião ou negociar a matrícula, a secretaria tende a se transformar no coração da escola.
No caso de instituições de ensino de grande, médio ou mesmo as de pequeno porte, com séries variadas, a informatização da secretaria é uma necessidade. Além de facilitar a vida da comunidade acadêmica, o uso de um sistema de gestão escolar acaba por estreitar a relação com os alunos e suas famílias.
Uma gestão escolar eficiente requer a manutenção adequada de 3 setores básicos: financeiro, recursos humanos e materiais.
Para que essa engrenagem funcione, afinal, são muitas demandas, a tecnologia é parte fundamental, tanto na melhora na prestação de serviços, quanto na redução de custos e no aumento da produtividade dos envolvidos.
Abaixo, listamos 5 benefícios da informatização da secretaria:
Acompanhar o desempenho de alunos e professores
A informatização da secretaria escolar com um sistema de gestão escolar é o descortinamento de um novo mundo: o formato digital permite o acesso facilitado ao histórico escolar do aluno, seu desempenho em cada disciplina, com o registro das notas, bem como a qualquer problema ou dificuldade que porventura possa ser relatado ao longo de sua trajetória escolar dentro da instituição.
O mesmo pode ocorrer com professores e funcionários. Caso essa pesquisa seja realizada no modelo tradicional, por meio da busca física a esses documentos, horas serão desperdiçadas e muitos armários verificados. Com a implantação de um sistema de gestão escolar apropriado é possível fazer o login e acessar as informações até em tempo real.
Preparar e corrigir as provas de forma automatizada
Além de documentos enviados aos alunos, a secretaria informatizada pode elaborar provas e realizar a correção ao longo do ano por meio de aplicativos que analisam as questões automaticamente, no caso, as de múltipla escolha.
De posse desse material, é possível disponibilizá-lo para outros professores e gestores para que sejam avaliados e reavaliados quanto à sua eficácia frente aos alunos. Por exemplo: um projeto que deu certo entre os estudantes pode ser ampliado no ano posterior.
Por outro lado, um trabalho que não teve tanta repercussão pode ser reavaliado ou até mesmo substituído na grade.
A informatização da secretaria permite armazenar arquivos digitais na nuvem
O armazenamento de documentos é e sempre foi um problema na administração escolar. Com a gestão escolar automatizada, falhas como perda ou extravio de documentos deixam de ocorrer.
O resultado é visível: em um sistema de gestão escolar integrado, os fluxos de trabalho são compartilhados sem a necessidade de um controle manual dos processos. Planilhas semestrais e anuais passam a funcionar como uma espécie de calendário escolar e, mesmo havendo a necessidade de solicitar um documento relativamente antigo (do começo do ano), ele é facilmente encontrado, já que o registro de atividades e a geração de documentos são automáticas.
Ingressar no processo de matrícula online
Já pensou evitar aquele desgaste de filas intermináveis nos dias da matrícula dos estudantes? E a conferência de documentos? Com a matrícula online findam o preenchimento manual dos vários documentos com as informações dos alunos e o uso de uma equipe para a análise física desse material.
A matrícula digital permite que turmas inteiras sejam cadastradas simultaneamente, otimizando o tempo de ambos os lados — dos alunos e dos funcionários. Com o tempo, a renovação torna-se ainda mais ágil, porque o histórico do estudante passa a ficar armazenado digitalmente.
Atrair os novos e reter os antigos alunos
A partir do controle maior da inadimplência é possível, com a informatização da secretaria, estreitar relações com as famílias e com instituições financeiras, graças ao monitoramento próprio do sistema, que propõe, muitas vezes, soluções para os problemas.
Há ainda o disparo automático dos boletos de cobrança pelos canais mais eficientes para a instituição, atendendo as demandas dos alunos ou pai de alunos.
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