Para manter o funcionamento adequado de uma escola os gastos não são poucos. A manutenção do ensino e uma infraestrutura de qualidade exigem disponibilidades em caixa no presente e futuro, pois compromissos financeiros são sempre assumidos a fim de que os objetivos sejam atingidos.
A manutenção de uma metodologia de ensino de sucesso, professores qualificados, salas e área externa agradáveis, materiais didáticos de qualidade, requerem que as contas da escola estejam em ordem e, um dos fatores que podem atrapalhar é um índice de inadimplência fora de controle.
O cuidado com a inadimplência escolar deve ser diário e a cobrança da mensalidade escolar atrasada de um aluno pode se tornar embaraçosa, se não for realizada com cuidado.
Os colaboradores envolvidos com esta tarefa devem estar preparados para a negociação, já que a relação escolar com o aluno é na maioria das vezes de longo prazo.
Existem algumas formas de resolver situações de inadimplência de maneira cortês e eficiente, evitando a exposição e constrangimento do aluno. Elencamos algumas dicas importantes neste post.
1 – Avalie a realidade socioeconômica de cada aluno
Os alunos matriculados vem de perfis socioeconômicos diferentes, as vezes de uma família com excelentes condições financeiras ou de outras com realidade um pouco mais difícil.
Entender esse contexto ajuda na adoção de estratégias mais assertivas na hora de fazer a cobrança das mensalidades atrasadas.
2 – Evite o constrangimento do aluno
A lei 9.870 determina que o aluno não pode sofrer nenhum tipo de constrangimento para que o pagamento da mensalidade seja efetuado. Práticas como reter documentos, impedir o aluno de fazer provas e outras penalidades são proibidas por lei.
Medidas legais podem ser tomadas em casos de difícil solução, como fazer a cobrança via judicial e impedir a renovação da matrícula escolar.
É recomendável que haja um procedimento adequado na cobrança da mensalidade atrasada, evitando o envolvimento do aluno na operação. A responsabilidade é dos pais ou responsáveis legais. Dessa forma, evita-se que seja comprometido o desempenho acadêmico do aluno e o relacionamento com os colegas.
3 – Seja gentil na hora de fazer a cobrança
A abordagem agressiva na hora de fazer a cobrança da mensalidade vai deixar a negociação mais estressante e com os responsáveis na defensiva.
Deve-se considerar que a causa pode estar na dificuldade financeira da família ou a presença de uma situação mais delicada.
A abordagem sutil, empática e respeitosa deve ser regra neste momento, isso demonstra que a escola está preocupada com o bem estar de todos e não apenas no lucro.
Dependo dos níveis de ensino da escola, um aluno pode ficar mais de 10 anos na mesma instituição de ensino e quanto mais tempo fica, menor a predisposição dele sair. É mais saudável negociar a dívida, promovendo um acordo plausível, as vezes deixando de cobrar multas e juros, parcelando o valor devido, do que que correr o risco de perder um aluno.
É importante ouvir a parte oposta e deixar claro também a realidade da escola.
4 – Invista na comunicação escolar
Uma boa prática é manter um canal sempre aberto de comunicação com os pais.
O uso do portal do aluno e de um aplicativo escolar favorece e dinamiza a comunicação com a comunidade escolar. O envio de lembretes e notificações sobre os valores a vencer e vencidos ajuda a diminuir a inadimplência.
Outra boa prática é informar as benfeitorias e os planos de investimento da instituição através do aplicativo, isso gera valor agregado a instituição e valoriza o trabalho da equipe e gestores.
5 – Faça um check-list para a cobrança da mensalidade em atraso
A cobrança das mensalidades nunca deve ser feita por pessoas da área pedagógica, o ideal é que sejam colaboradores da área financeira.
Abaixo um check-list básico para a cobrança que ajuda a manter a aderência no foco que é o recebimento da mensalidade:
1. Entrar em contato com o responsável no dia seguinte à data do vencimento e verificar o motivo do não pagamento. Anotar um resumo da conversa, com o dia e a hora. Caso não tenha sucesso nesse primeiro contato, agendar uma data para estar retornando a ligação. Lembrando que a cobrança não deve envolver o aluno e, caso este atenda o telefone, não se deve dar continuidade à conversa.
2 – Acertar um novo prazo para pagamento(inferior a três dias a partir da data do telefonema). Registrar a nova data no controle interno.
3 – Enviar um e-mail na véspera do novo vencimento para lembrar.
Mantenha as informações coletadas arquivas, incluindo o nome do responsável pelo contato. É importante ter o registro de todos os passos da cobrança para consulta futura e tomada de outras decisões.
Além desses cuidados, considere investir num software de gestão escolar integrado, que tem diversas ferramentas de análise e acompanhamento dos índices de inadimplência, além de automatizar parte da cobrança.
