A gestão de uma escola envolve várias responsabilidades e é preciso estar atento às rotinas administrativas e à questões financeiras. As vezes, os problemas são inevitáveis e se identificados no início poupam a instituição de maiores danos. Neste artigo enumeramos alguns dos principais erros na gestão escolar e como agir em cada situação.
1 – Deixar a inadimplência ficar fora de controle
A inadimplência é um dos desafios na gestão escolar neste cenário instável da atual economia brasileira, com a queda na renda das famílias e aumento do índice de desemprego. A atenção deve ser redobrada, do contrário a inadimplência pode comprometer a saúde financeira da instituição e impactar num fluxo de caixa negativo.
Ser pró-ativo na solução dos problemas de inadimplência é primordial, antever situações e padrões podem ajudar a evitar acúmulo de mensalidades atrasadas.
2 – Não ter um planejamento escolar inadequado
Em qualquer empreendimento, uma boa gestão começa pelo planejamento. A ausência de uma análise eficaz é um fator de práticas equivocadas, causando perda de tempo, de recursos e falta de sucesso nos processos.
O planejamento escolar deve focar além de um bom plano de ensino, também os aspectos financeiros (planejamento orçamentário), gerenciamento de pessoal, imagem da escola perante a comunidade, otimização de processos administrativos e questões no dia a dia de professores e alunos. Basicamente todos os itens tem sua parcela de influência e importância no planejamento azul e devem ser levados em consideração.
A criação de métricas de acompanhamento eficazes, que demonstrem com clareza se os objetivos serão alcançados até o fim do ano é um ponto positivo auxiliar da gestão.
3 – Não acompanhar o desempenho dos alunos
O acompanhamento da frequência escolar e do desempenho dos alunos é de fundamental importância para manter a saúde da escola. A análise detalhada serve como base de estudo sobre o comportamento dos alunos e ajuda a desenvolver estratégias interventivas rápidas e efetivas, auxiliando na redução do abandono escolar.
4 – Não promover campanhas de fidelização
Um dos grandes trunfos na manutenção e captação de alunos é fazer campanhas de fidelização ou indicação de alunos. A fidelização permite fazer com que os alunos mantenham-se adquirindo os serviços e/ou produtos e resistindo às ofertas da concorrência.
5 – Falta de investimentos em inovação e tecnologia
O mundo nos últimos anos tem passado por grandes mudanças tecnológicas e isso tem gerado uma série de oportunidade dentro da escola. A tecnologia permite criar novas experiências de aprendizado para os alunos e tornar a vida dos professores e funcionários mais fácil.
A tecnologia é uma aliada dentro da sala de aula e para além dela, levando atualizações significativas para a administração escolar. A digitalização de processos e documentos na escola é uma necessidade nos dias de hoje, essa prática permite uma organização muito melhor e facilita a busca e o acesso às informações, além da segurança envolvida.
Através do software de gestão escolar, cujo foco específico é automatizar e otimizar processos recorrentes em instituições de ensino, consegue-se integrar os dados da gestão pedagógica e financeira numa mesma estrutura. Contar com um software de gestão permite investir tempo e dedicação a assuntos da escola que exigem capital humano e esforço cognitivo, deixando as tarefas maçantes e repetitivas por conta do sistema.
6 – Não investir na comunicação com os pais e alunos
A instituição de ensino tem uma série de responsabilidades em relação aos alunos e suas famílias. E, tão importante quanto saber se comunicar com os alunos e mantê-los interessados nos estudos, é a comunicação com os familiares.
Os pais precisam estar atualizados sobre a vida escolar de seus filhos e desta forma poder ajudá-los a obter sucesso ao final do ano letivo. Por isso, é importante manter um canal aberto de comunicação entre a escola, os alunos e suas famílias.
Uma maneira interessante de fazer isso é disponibilizar todas as informações referentes a cada aluno em um ambiente virtual: datas de provas, notas, grade curricular, eventos etc.
Ao mesmo tempo, é importante separar datas para reuniões de pais no calendário da escola, a fim de criar uma comunicação mais direta.
Contar com um software de gestão escolar que disponha de um portal online que possa ser acessado de qualquer lugar e um aplicativo escolar é essencial nos dias de hoje. O retorno do investimento na ferramenta é facilmente perceptível na satisfação dos pais, alunos e na captação de novos estudantes.
7 – Não incentivar e motivar a equipe
O corpo docente e os demais colaboradores são elementos cruciais para a excelência educacional. A motivação é um fator a ser levado em conta, já que a rotina de trabalho em uma escola é cansativa e estressante.
Prover aos colaboradores boas condições de trabalho, ouvir e apoiá-los em suas idéias, responder a dúvidas e ter seus anseios considerados faz parte do processo de inventivo.
Outra maneira é incentivá-los em suas qualificações profissionais, custeando cursos e oferecendo premiações aos que mais se destacarem.
8 – Deixar de investir na escola
Depois de um certo tempo as escolas precisam que as suas estruturas e metodologia sejam renovadas, já que, uma instituição moderna e com um sistema de ensino atualizado estimula a fidelidade dos alunos matriculados e promovem o interesse na comunidade.
Alguns gestores acreditam que os ambientes internos e fachadas nunca precisam ser reformados e que o conteúdo programático dos cursos oferecidos pela escola sempre suprirá a demanda e ao contrário, com o passar do tempo o mobiliário mostra sinais de desgaste e envelhecimento e os equipamentos disponibilizados para as aulas têm funcionamento precário e vivem em constante manutenção.
Assim, muitos alunos deixam de ir às aulas por se sentirem incomodados ao frequentar um ambiente com aspecto de velho e sem condições adequadas para realizar aulas.
Além disso, outros alunos percebem que as matérias oferecidas pelos cursos estão desatualizadas e com conteúdo defasado, o que faz com que também desistam, pois têm a sensação que estão perdendo tempo e dinheiro estudando uma escola com itens ultrapassados.
Talvez pensando em diminuir os custos, alguns gestores buscam materiais programáticos considerados inferiores e de conteúdo simplório, acreditando que o material não fará diferença no aprendizado e o aluno ficará satisfeito e não sentirá o déficit no ensino.
Além de disponibilizar um conteúdo programático de péssima qualidade, o que não é nada bom para a imagem da escola, poderá causar um grande desconforto dentro da instituição com os alunos reclamando do curso por se sentirem enganados e solicitem o cancelamento da matrícula e ainda o reembolso das mensalidades pagas.
9 – Confundir despesas pessoais com as da escola
Muitos gestores cometem este tipo de erro. Acreditam que não há problema em pagar a conta de energia elétrica da sua casa, junto com a conta de energia elétrica da escola.
Mesmo sendo uma atitude ocasional, ela pode se tornar rotineira e as contas particulares do gestor, começarem a ser pagas no mesmo sistema onde são contabilizados, por exemplo, os títulos de pagamentos ao fornecedor dos livros educacionais.
Quando chegar o momento de fazer a análise financeira do total de gastos do mês, o gestor não saberá separar as contas da escola das despesas pessoais, prejudicando o faturamento escolar.
10 – Calcular incorretamente os valores das mensalidades
Não é tão simples calcular um valor da mensalidade, o gestor tem que estar atento no momento de formatar o preço das aulas, pois se deve levar em conta despesas operacionais, salários, o tempo de ocupação da sala, etc.
Se o valor da mensalidade for muito baixo e não cobrir todos os gastos do aluno, a deficiência de lucratividade poderá levar a escola à falência em um curto prazo. Em contrapartida, se o gestor cobrar uma mensalidade muito alta e a cima da concorrência, fará com que ocorra um desinteresse dos potenciais alunos.
É essencial que o gestor fique atento e altere o valor da mensalidade de acordo com o aumento de gastos, inflação e impostos que tendem ter alterações durante o ano letivo.
