O orçamento escolar é indispensável para o planejamento e controle das finanças de uma escola, independentemente de qual o seu tamanho. É importante que o gestor escolar mantenha o orçamento sempre a mão, como um referencial na hora das principais tomadas de decisão. Por isso, este documento deve ser completo e detalhado.
Veja neste artigo algumas dicas de como fazer o orçamento da instituição.
O que é um orçamento escolar?
O orçamento escolar é uma ferramenta utilizada na área de gestão financeira, que permite fazer um planejamento de como os recursos financeiros da escola serão alocados ao longo de um certo período.
O orçamento escolar mapeia como a receita será distribuída entre os custos, despesas e investimentos da instituição de ensino.
Por ser um planejamento, o orçamento escolar frequentemente depende de dados estimados, tanto em relação à receita quanto em relação às despesas. Portanto, quem trabalha com este documento precisa ter certa flexibilidade, além de estar preparado para diferentes cenários.
Em geral, o orçamento escolar é feito nos meses finais de um ano, em preparação para o ano seguinte. Esta é a época ideal, pois você pode usar os dados e resultados do período que se encerra como base para previsões no próximo ano.
Para que serve o orçamento escolar?
O orçamento escolar bem-feito atende a três propósitos essenciais:
- Ele permite que você tenha uma visão geral de como será a vida financeira da escola em um determinado período, por exemplo, no próximo ano.
- Ele facilita o controle da vida financeira de sua instituição ao longo desse período. Com o planejamento como base, fica mais fácil identificar se a escola está se afastando das metas que haviam sido traçadas. Não existe gestão sem metas.
- Ele permite que você tome decisões mais fundamentadas. Por exemplo: se surgir uma oportunidade de expansão que vai exigir um certo investimento, você pode recorrer ao orçamento escolar para avaliar a possibilidade dessa ação. Você poderá verificar, entre outras situações, se é possível cortar custos em certas áreas para se levantar o capital necessário.
Como você pôde observar, o orçamento escolar tem um papel importante como ferramenta para a gestão. Mas, para que ele possa cumprir esse papel, deve atender a um cuidado básico.
Alinhamento com a estratégia da instituição
O orçamento escolar precisa ser feito levando em consideração a estratégia da sua instituição. Vale a pena ressaltar que a estratégia é um elemento de longo prazo, enquanto o orçamento é um elemento de curto a médio prazo e, por esse motivo, é fácil existir uma dessincronização entre eles. No entanto, ele sempre deve privilegiar ações e projetos que ajudem a atingir as metas descritas na estratégia da instituição de ensino.
Como fazer orçamento escolar?
Vamos resumir sua elaboração com algumas dicas básicas:
Decida quais serão os principais indicadores e métricas
Fazer um orçamento completo e detalhado não significa incluir todos os indicadores possíveis. Em vez disso, você precisa definir quais são os indicadores mais relevantes para sua escola, neste período.
Alguns exemplos de indicadores que você pode considerar ao elaborar o orçamento são: taxa de crescimento, volume de matrículas, quadro de colaboradores, contratações e turnover, taxa de expansão da instituição de ensino.
Defina os gastos previstos ao longo do ano
Quando você faz seu orçamento pessoal, você lista as principais contas da casa: água, luz, alimentação. Bem, com um orçamento escolar não é diferente. Você precisa definir quais serão os gastos que sua escola e provavelmente vai encontrar no período, incluindo custos, despesas e também capital para investimento.
Não se esqueça desta distinção. Custos são gastos envolvidos diretamente na prestação do serviço. Um exemplo é a compra de materiais para consumo dos alunos. Despesas são gastos envolvidos com as operações cotidianas da instituição, um exemplo é a compra de suprimentos para a secretaria. E o capital para investimento é captado, entre os sócios ou com terceiros, especificamente, para uma finalidade que gerará valor.
Mesmo o gestor escolar experiente pode se esquecer de incluir encargos trabalhistas (como pagamento de 13° salário e férias) e impostos no cálculo do seu orçamento escolar. Porém, estas despesas são recorrentes, que podem envolver altos montantes, dependendo do porte, classificação fiscal e tributária da sua escola.
Distribua os gastos por centros de custo
Classificar os gastos é uma forma de propiciar o monitoramento financeiro da instituição, ao longo do período. Distribuindo-os por áreas (ou “centros de custo”), você conseguirá identificar facilmente as principais origens de receitas e gastos. Os centros de custo são departamentos ou projetos.
Ao fazer esta distribuição, você poderá usar o orçamento para identificar qualquer projeto que envolva muitos gastos, sem gerar a receita esperada. Esta informação será útil para que você refaça o projeto ou, em certos casos, até mesmo engavete-o.
Coloque uma margem de segurança
O orçamento escolar é feito com base em projeções e, portanto, ele está sujeito a erros e imprevistos. Para evitar que isso gere um rombo nas finanças da sua escola, é essencial que você inclua uma margem de segurança nos cálculos gerados.
Não existe uma regra para estabelecer essa margem, mas ela poderá ser menor se a sua projeção for baseada em dados e cálculos bem criteriosos. Em geral, as instituições praticam uma margem de 15% a 20% do valor total do orçamento.
Trabalhe com diferentes cenários
Além de criar uma margem de segurança, também é interessante trabalhar com diferentes possibilidades de desenvolvimento para o seu orçamento. Existem apenas três cenários possíveis.
Cenário Otimista
Neste cenário, suas projeções de receitas e gastos estarão corretas. Talvez, inclusive, a receita supere o esperado e/ou os gastos fiquem abaixo do previsto. Assim, há uma folga no orçamento.
Cenário Realista
Neste cenário, suas projeções também vão ficar próximas da realidade, podendo haver poucos imprevistos. Ao contrário do cenário otimista, não há folga no orçamento, mas também não há falta.
Cenário Pessimista
Neste cenário, suas projeções não acertam a realidade. As metas de receita não são alcançadas e ocorrem gastos imprevistos. Dessa forma, há uma falta de recursos no orçamento. É por causa do cenário pessimista — que, algumas vezes, se concretiza — que você deve provisionar a margem de segurança discutida anteriormente.
Se o cenário pessimista já foi resolvido com a medida da margem de segurança, por que precisamos nos preocupar também em antever os cenários realista e otimista?
O cenário realista é aquilo que esperamos que aconteça, portanto, ele já está descrito no orçamento. Sua formalização serve como referência para os outros dois cenários.
Já o cenário otimista descreve uma situação em que há sobra de recursos financeiros. Eles podem ser destinados a investir, expandir, comprar ativos ou desenvolver projetos que acelerarão o crescimento da instituição de ensino, de forma alinhada com a estratégia do negócio. Por esse motivo, você precisa ter uma definição prévia do que será feito com qualquer recurso adicional que reste ao final do período do orçamento.
Agora, você já sabe como fazer orçamento da escola, logo, perceberá o quanto ele é útil para desenvolver uma gestão financeira mais estratégica e eficiente.
A utilização de um sistema de gestão escolar facilita os controles, integra os departamentos e otimiza o tempo, permitindo ao gestor o acesso a informação através de relatórios concisos analíticos e sintéticos, auxiliando a tomada de decisões e permitindo que estas sejam muito mais assertivas.
