O planejamento anual e controle orçamentário é, muitas vezes, uma tarefa não muito priorizada por instituições de ensino, sendo muito utilizado em empresas comerciais e industriais, mas deveria ser, pois um orçamento anual prepara a instituição para quaisquer imprevistos pelos próximos meses e anos.
Para o sucesso de uma instituição de ensino, ela precisa ter as seguintes características:
- Ter sempre colaboradores profissionais competentes, motivados e engajados;
- Manter um ambiente saudável e colaborativo;
- Disponibilizar uma infraestrutura de fácil acesso e apropriado para a realização das atividades escolares;
- Ter a disposição todos os recursos, materiais e equipamentos necessários para as aulas e atividades escolares em bom estado e atualizados;
- Ter a disposição materiais e dispositivos específicos para o auxílio de alunos com necessidades especiais ou dificuldades de aprendizagem.
Para se ter uma boa dinâmica e com resultados satisfatórios, é essencial que a instituição tenha um planejamento anual, evitando imprevistos indesejáveis e que podem por em risco a saúde financeira da escola.
O planejamento anual é importante para a manutenção da receita de sua instituição de ensino, pois ele não só ajuda a gerenciar os custos, mas também a determinar se as metas estão conforme o planejado e ajudar a direcioná-lo mês a mês para que os objetivos sejam atingidos.
Um controle orçamentário é um plano detalhado sobre as receitas e despesas futuras. Basicamente, é uma ferramenta para manter o controle e um financeiro saudável.
Neste post separamos algumas dicas para ajudá-lo a fazer um orçamento anual para sua escola:
Passo 1 – Renda mensal média da escola
Primeiramente, você pode usar um lápis e papel para fazer tudo, bem como criar uma planilha no Excel para manter tudo salvo digitalmente. Aqui você pegará o valor da sua renda mensal média e multiplicará por 12 para obter o seu rendimento anual.
Passo 2 – Custos fixos e variáveis da instituição
Liste todas as suas despesas fixas de cada mês. Esta parte deve incluir custos que não mudam a cada mês, como aluguel comercial e pagamentos de empréstimo, por exemplo. Adicione as despesas variáveis, ou seja, as coisas que podem ter custos diferentes a cada mês, como a conta de telefone, água, energia elétrica, por exemplo. Por fim, multiplique o valor total das despesas por 12.
Passo 3 – Fundo de emergência
Pense sobre o que poderia dar errado nestes 12 meses. Inclua aumento do aluguel comercial, reparação ou compra de novos equipamentos, custos de serviços terceirizados e outros. Você precisa fazer alguma estimativa, pois a criação deste “fundo de emergência” é um passo extremamente importante para um orçamento bem sucedido. Adicione o valor total obtido no Passo 2.
Passo 4 – Despesas mensais
Divida o total de despesas anuais por 12 para obter o seu novo valor de despesas mensais.
Passo 5 – Acompanhamento do orçamento anual
Com o valor da sua renda mensal e o seu novo valor de despesas mensais, você deve analisar o seu orçamento no final de cada mês, determinando o lucro obtido, controlando e comparando com os resultados reais. Se suas despesas reais foram maiores do que as despesas orçamentais, subtraia os valores para ver a diferença entre os dois números e procure identificar no que foi gasto esse dinheiro.
Por fim, depois de concluir o orçamento anual da instituição, não arquive-o e retire-o apenas no final do ano seguinte. O orçamento da escola deve ser monitorado em uma base mensal ou até mesmo em uma base semanal em caso de escolas menores.
Além disso, o seu orçamento deverá ser editado se as circunstâncias mudarem. Enfim, um orçamento anual ajudará a monitorar as despesas de todo o ano e também a tomar decisões importantes em relação à instituição de ensino.
Ainda tem alguma dúvida sobre orçamento anual ou gostaria de acrescentar algo? Deixe seu comentário.
