Software de Gestão Educacional: Suas vantagens para as instituições.

Quer saber mais sobre as vantagens de um software de gestão educacional? Acompanhe esse artigo.

Existe um grande diferença entre administração e gestão escolar. O termo gestão escolar foi criado com o objetivo de trazer para o cenário educacional os elementos de base que buscam o aumento da eficiência dos processos, assim como a melhoria do ensino da escola como um todo.

A gestão escolar está relacionada com uma atuação cujo foco está na promoção da organização, da mobilização e da articulação das condições essenciais, de forma a garantir o avanço do processo educacional dentro das escolas. Com os seus 6 pilares principais:

• Gestão Pedagógica
• Gestão Administrativa
• Gestão Financeira
• Gestão de Recursos Humanos
• Gestão da Comunicação
• Gestão de Tempo e Eficiência dos Processos

Beneficia os alunos, pais, professores de demais membros da comunidade da escola.

 

1-Vantagens indiscutíveis de um software de gestão educacional

Como gestor escolar, certamente você entende o papel que a escola representa para o desenvolvimento de nossa sociedade.

Contudo diversos aspectos são decisivos para que o processo educacional aconteça da melhor maneira possível.

Alguns deles se dão por meio da gestão escolar.

Nesse sentido, a escola, assim como as demais organizações, necessita de um gerenciamento eficiente.

O objetivo da gestão escolar vai ao encontro dessa necessidade. Por meio dela, é possível organizar as áreas da escola, os aspectos e tudo o que for determinante para que a educação seja fornecida de maneira eficaz, garantindo assim que seja atendido o principal objetivo da escola: a aprendizagem efetiva por parte dos alunos.

Para que esse objetivo seja alcançado, faz-se necessário implementar ações que efetivem a gestão escolar, e a principal delas é a utilização de um software de gestão educacional, que integra todos os fatores que fazem parte do processo educacional.

A automatização dos processos, integração das informações, otimiza a gestão e garante uma gestão eficiente.

Aqui algumas vantagens indiscutíveis de um software de gestão educacional:

• Gestão financeira e controladoria eficientes;
• Atenuação do índice de evasão escolar, bem como no nível de inadimplência;
• Expansão da produtividade da equipe;
• Dados concretos e confiáveis que facilitam a tomada de decisões pela diretoria;
• Incremento na captação de alunos;
• Foco nos alunos, ao invés de ser nos processos de gestão;
• Maior índice de fidelização de clientes (pais e responsáveis).

Analisemos juntos, como essas vantagens confluem em benefícios para a escola:

1.1 – Redução de custos da escola

Os pontos que abordamos acima proporcionam a redução de custos operacionais da escola. Esta é uma das principais vantagens de um software de gestão escolar.

Tendo em vista que todos os procedimentos são registrados em um mesmo ambiente, os custos operacionais e de manutenção passam a ser reduzidos de forma consistente.

Problemas, por exemplo, em áreas como o controle de contas a pagar e a receber, são reduzidos e muitas vezes eliminados, permitindo que o profissional envolvido trabalhe com cada vez mais eficiência.

Em decorrência disso, os colaboradores ganham mais tempo para a execução de tarefas mais complexas e até outras atividades.

1.2 – Fidelização e atração de novos alunos para a escola

Com os processos funcionando plenamente, pais e alunos passam a estabelecer uma relação cada vez mais estreita com a instituição de ensino.

Nessa conjuntura, o atendimento ao público (pais, alunos e responsáveis) torna-se profissional, com regras claras e bem definidas.

Novos alunos enxergam isso como uma vantagem de sua instituição, desejando fazer parte dela. Os que já fazem parte de sua família escolar, por sua vez, não desejarão trocá-la por outras escolas.

Aliado a isso, o software de gestão educacional armazena informações importantes sobre o relacionamento entre a escola e alunos, pais e responsáveis.

Estas informações permitem o fortalecimento da relação, reduzindo consequentemente o risco de evasão.

1.3 – Auxílio na tomada de decisões

A visão do todo que o software de gestão educacional proporciona a você, gestor escolar, faz com que seja possível tomar as decisões corretas para melhorar diversos pontos como, por exemplo, o orçamento e o planejamento da instituição.

Dessa forma, a análise de dados concretos e padronizados em uma mesma interface facilita a tomada de decisões.

1.4 – Eficiência operacional

Diante da redução de erros nos processos e automação de atividades, o software de gestão educacional consegue estabelecer um grande avanço na eficiência operacional da escola.

Com contratos e informações centralizadas, as consultas são feitas de forma rápida e objetiva, permitindo que os pais, responsáveis e os alunos sejam atendidos com mais agilidade, isso impacta positivamente na percepção da escola e a satisfação deles.

 

2 – Secretaria e financeiro: como um software de gestão educacional pode otimizar.

Independentemente do tipo da instituição, o software de gestão educacional oferece benefícios em todos os contextos.

2.1 – Gestão da Secretaria

Na secretaria é preciso seguir alguns padrões de organização para que as informações estejam organizadas e à disposição sempre que forem solicitadas, pois é nesse setor que são mantidos os históricos dos alunos, professores e demais colaboradores.

Com um software de gestão educacional, as rotinas da secretaria passam a ser executadas de maneira mais fácil e bem documentada, trazendo rapidez e controle para o setor.

Além de funcionalidades básicas, o software de gestão educacional oferece diferenciais que deixam o dia a dia mais organizado e ágil.

• Alimentação automática do histórico escolar nos anos em que o aluno estudou na escola e cadastro simplificado para inclusão de informações vindas de outra escola.
• Controle dos prazos de entrega dos documentos;
• Rematrícula individual, grupos de alunos ou da escola inteira;
• Configuração de turmas de forma independente, permitindo que cada uma tenha um foco ou um formato diferente;
• Obtenção de resultados acadêmicos e relatórios com informações analíticas e sintéticas;
• Transferência do aluno de uma turma para outra a um clique;
• Reconfiguração de turmas já existentes.

Com os tópicos mencionados, a equipe consegue reduzir drasticamente o tempo de atendimento e de confirmação da matrícula, aumentando a produtividade de todos.

Em relação as informações registradas no software de gestão educacional, existem backups na nuvem agendados e automáticos, garantindo que as mesmas estejam sempre seguras.

Com mais velocidade e segurança, os colaboradores ganham flexibilidade para atuar em mais de um segmento por meio de um único sistema.

2.2 – Financeiro

Sem a devida administração em relação aos valores que entram e saem, a escola pode acabar deixando o foco no ensino de lado e ter que relevar no pagamento de dívidas.

Para evitar que isso aconteça, esta área precisa de atenção especial.

Por mais que uma escola seja pequena, o volume de movimentações financeiras sempre será alto e, por este motivo, necessita de um acompanhamento criterioso.

Veja aqui as vantagens na utilização de um software de gestão educacional , no gerenciamento financeiro da escola:

• Geração de arquivos do tipo Recibo Provisório de Serviço(RPS), para conversão futura em notas fiscais de serviço;
• Cobrança aos inadimplentes por e-mail, SMS e agora pelo aplicativo escolar. Um código de barras é enviado ou o boleto para impressão, para que o responsável, de posse da informação, efetue o pagamento imediato;
• Emissão de boletos bancários, envio do arquivo remessa e processamento do retorno, com o lançamento do crédito e a baixa dos títulos de forma automática;
• Consulta aos balanços diários, mensais e anuais de faturamento e/ou pagamento, através de relatórios analíticos e sintéticos;
• Controle de descontos concedidos com bolsas de estudo;
• Consulta de relatórios, tanto gerenciais quanto analíticos e sintéticos acerca de receitas e despesas da escola;
• Planejamento do orçamento anual da escola e estabelecimento de orçamento para plano de contas e centro de custos;
• Envio automático de boletos de cobrança para pais e responsáveis;
• Disponibilização de boletos no aluno on-line e também no aplicativo escolar, podendo o responsável copiar o código de barras e pagar no aplicativo da instituição financeira no celular.

O sistema de gestão educacional, reduz de forma consistente, o tempo e o esforço que são direcionados pela equipe, durante a abordagem e cobrança dos pais, que se encontram inadimplentes com a escola. Com todas as informações no sistema, a emissão de fluxo de caixa e balancetes mensais e anuais, são muitos mais fáceis e seguros.

Desta forma, a gestão escolar ganha agilidade e o toque de modernidade necessário para que a comunidade escolar a enxergue com outros olhos.

 

3 – Como o software de gestão educacional facilita a vida de pais e alunos

Todas as vantagens de um software de gestão educacional beneficiam a os professores, a equipe técnica, alunos, pais e responsáveis.

A otimização de processos, que por vezes podem passar despercebidas, faz com que a rotina de sua escola seja executada com mais leveza e precisão.

Veja aqui mais detalhes:

3.1 – Gestão facilitada de resultados acadêmicos

Os procedimentos que fazem parte do dia a dia da escola ficam mais simples, o que facilita a gestão deles. Já os dados armazenados pelo sistema conseguem apurar e analisar os resultados acadêmicos de alunos, turmas e até mesmo do corpo docente.

Tudo pode ser facilmente gerenciado por meio de uma interface única, que é o sistema de gestão educacional.

3.2 – Maior segurança por meio do controle de acesso

O controle de acesso das pessoas nas dependências da escola também é otimizado no processo, pois o sistema consegue identificar quem está ou não autorizado a entrar, por meio da identificação em cartões ou códigos de barra.

É possível, por exemplo, consultar o histórico de acessos de uma pessoa ou grupo, o que reforça a segurança entre pais e responsáveis. Estes, por exemplo, têm como conferir se seus filhos estão frequentando a escola regularmente.

Com o auxílio de um aplicativo, é possível que pais e responsáveis recebam um alerta cada vez que seus filhos registrem a entrada e/ou a saída da escola.

3.3 – Gerenciamento eficaz do acervo da biblioteca

O acervo da biblioteca pode ser cadastrado no software de gestão educacional com as seguintes informações: localização, categoria à qual pertence, autor e editora.

Os empréstimos e as devoluções também podem ser gerenciados com a ajuda do sistema, com ou sem a utilização de um cartão de identificação.

Os atrasos, empréstimos não devolvidos e os que estão vencendo podem ganhar o auxílio de mensagens que lembram as pessoas sobre seus compromissos com a biblioteca da escola.

O sistema também permite a impressão de etiquetas com códigos de barra para identificação, agilizando o trabalho da pessoa responsável pela biblioteca.

Da mesma forma que ocorre em outros casos, as informações imputadas no sistema geram dados que permitem à equipe escolar um maior conhecimento sobre si.

O software de gestão educacional pode elaborar relatórios com os livros mais consultados, os autores mais pedidos e até sugestões de compra.

3.4 – Fácil acesso às informações do sistema de gestão educacional

Todas as informações que o sistema gera podem ser disponibilizadas aos pais, responsáveis e alunos no portal do aluno.

Ele permite a ampliação do espaço escolar, por meio de um ambiente agradável, intuitivo e seguro para todos.

Ao invés de se deslocar até a escola para ter acesso a determinadas informações, pais e responsáveis conseguem solicitar documentos, histórico escolar e acompanhar o andamento do que foi requerido.

Quando a instituição oferece cursos extras ou eventos, as inscrições também podem ser realizadas por meio do portal do aluno.

Nesse mesmo espaço, também é possível:

• Visualização e solicitação do boletim escolar;
• Download de materiais extracurriculares;
• Acompanhamento do registro dos conteúdos abordados em sala de aula;
• Visualização a grade curricular do aluno e o quadro de aulas da semana;
• Visualização, download e impressão do boleto com a mensalidade;
• Acompanhamento do lançamento de notas;
• Conferência da assiduidade dos alunos, bem como horários de entrada e saída;
• Visualização das tarefas do dia que foram passadas pelos professores;
• Receber e enviar recados para professores, supervisores e demais áreas da escola.

3.5 – Aplicativo de acompanhamento escolar pelo celular

Esse mesmo ambiente, que pode ser acessado por um notebook ou computador, também pode ser adaptado para uma versão mobile, mais precisamente um aplicativo no smartphone.

Para isto, basta acessar o aplicativo, informar as credenciais de acesso e aproveitar todos os recursos em um ambiente fácil de visualizar e de interagir.

Softwares mais modernos contam até com uma função que facilita a gestão de entrega dos alunos após o término das aulas.

Quando elas acabam, muitos pais se amontoam nas saídas das escolas à espera de seus filhos, não é verdade? Para evitar que todos fiquem esperando ao mesmo tempo, alguns aplicativos de gestão escolar possuem uma função que avisa ao responsável pela liberação do aluno a aproximação de seus pais.

Quando está no período da rematrícula, por exemplo, a demanda por atendimento em uma escola cresce substancialmente.

Ao invés de se dirigir para a escola e efetuar a renovação de matrícula de seus filhos, os pais e/ou responsáveis podem, opcionalmente, efetuar esse procedimento por meio do portal do aluno e do aplicativo.

Isso é feito mediante o reconhecimento do pagamento do boleto equivalente a rematrícula.

O próprio sistema pode disponibilizar o contrato na finalização desse processo, assim como direcionar o aluno para a turma e o horário que foram escolhidos por quem efetuou a rematrícula.

Essas predefinições facilitam a vida de pais e alunos e ainda conseguem otimizar a rotina seguida pela equipe que trabalha no setor financeiro, que passa a receber estes dados de maneira automática e já organizada.

3.6 – Abertura de novos canais de atendimento

Por fim, para melhorar a comunicação entre a escola e os pais, responsáveis e alunos, a instituição de ensino pode aderir a recursos tecnológicos que abram novos canais de atendimento, como o e-mail e o SMS.

O próprio software de gestão educacional, mediante pré-configuração, faz o disparo das mensagens e gera um relatório informando a quantidade de pessoas que foram impactadas.

Assim, é possível importar uma lista de contatos e agendar o envio de avisos e comunicados somente para as pessoas selecionadas.

Conclusão

Aproveitar as vantagens que um software de gestão educacional oferece é fundamental para que as atividades e rotinas do dia a dia se tornem mais simples, rápidas e, acima de tudo, eficientes.

O software consegue fornecer as informações mais importantes para que as tomadas de decisão sejam feitas de maneira assertiva.

Entre em contato com a Delta Software e saiba mais sobre o nosso software de gestão educacional e de como ele pode facilitar o dia a dia da gestão de sua escola. Atuamos desde 1998 neste segmento e atendemos mais de 400 instituições de ensino em todo o Brasil.

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