Gestão Escolar: Gerenciamento dos recursos financeiros.

As escolas são instituições voltadas para o aprendizado e desenvolvimento, mas não se pode esquecer que também são empresas de caráter público ou privado, em que uma boa gestão escolar é essencial para que os recursos financeiros sejam bem aplicados.

Isso implica na entrada e saída de dinheiro, no investimento em recursos, nos gastos com equipamentos e manutenção, dentre outros aspectos que impactam as finanças da escola.

Entende-se que a função do gestor financeiro é administrar o fluxo de recursos monetários da instituição suprindo as necessidades e aplicando os excedentes, além de suas atividades de cobrança e tesouraria.

Em face disso, é importante fazer um bom gerenciamento dos recursos para garantir a saúde, sustentabilidade e longevidade da instituição.

Confira algumas dicas de gestão, que auxiliam na manutenção das finanças da escola sempre em ordem.

I – Não abra mão do PPP

Você deve estar se perguntando o que o Projeto Político Pedagógico tem a ver com as finanças da escola, a resposta é: tudo!

Esse projeto é o que define a identidade da instituição e indica os caminhos para promover um ensino-aprendizado de qualidade.

O PPP reúne propostas de ação, atividades e projetos a serem executados. Com base nele, é possível prever os recursos e investimentos para o ano.

Toda escola tem objetivos que deseja alcançar, metas a cumprir e sonhos a realizar. O conjunto dessas aspirações, bem como os meios para concretizá-las, é o que dá forma e vida ao chamado projeto político-pedagógico – o famoso PPP.

Se você prestar atenção, as próprias palavras que compõem o nome do documento dizem muito sobre ele:

1. É projeto porque reúne propostas de ação concreta a executar durante determinado período de tempo.
2. É político por considerar a escola como um espaço de formação de cidadãos conscientes, responsáveis e críticos, que atuarão individual e coletivamente na sociedade, modificando os rumos que ela vai seguir.
3. É pedagógico porque define e organiza as atividades e os projetos educativos necessários ao processo de ensino e aprendizagem.

II – Faça a projeção de custos

Todo gestor escolar precisa fazer a projeção de custos fixos e variáveis. Só assim ele terá condições de realizar uma boa programação orçamentária e a correta destinação dos recursos da instituição, sejam eles advindos de fontes públicas ou do pagamento das mensalidades.

Nessa projeção, devem estar inclusas as despesas com salários, água, luz, reforma, materiais de secretaria, etc.  Se você não faz ideia de como balancear as contas de sua escola, saiba que pode começar pela divisão gastos, custos e despesas:

1. Gasto – é qualquer desembolso financeiro que se realiza para ter acesso a um bem ou serviço. Um gasto pode ser um custo ou uma despesa.
2. Custo – O que é desembolsado para a produção ou prestação de um serviço.
3. Despesa – O que é desembolsado para permitir obter receita para a escola.

Podemos então estabelecer que custos e despesas são gastos realizados com objetivos específicos.

III – Use aplicativos e um bom sistema de gestão escolar

Uma boa forma de otimizar a gestão financeira da sua escola é usar aplicativos, plataformas e um bom sistema de gestão escolar com ferramentas financeiras que viabilizem o controle de gastos, o registro de notas e as entradas e saídas de dinheiro.

Essas ferramentas tecnológicas aumentam a produtividade, facilitam as rotinas gerenciais e aumentam a eficiência na administração da escola.

IV – Controle o fluxo de caixa

Se você já é adepto das novas tecnologias, mas em relação às finanças, prefere fazer o controle manual, tenha um livro de caixa para registrar as entradas e saídas financeiras.

É importante ter disciplina para que o livro sempre fique atualizado e organizado. Além disso, guarde as notas fiscais e o próprio livro em locais seguros.

Pelo menos uma vez por mês, compare os gastos atuais com o do mês anterior. Desse modo você vai identificar se as despesas subiram e quais aspectos podem ser cortados.

V – Crie uma cultura de economia

Não basta fazer um bom gerenciamento financeiro. É preciso ir além e criar uma cultura de economia na escola.

Para fazer isso, conscientize os funcionários sobre o desperdício de água e energia, desligue os equipamentos eletrônicos quando eles não estiverem sendo usados, inclua o consumo consciente no programa de ensino, pesquise e compare preços antes de fazer manutenções e reformas, além de diminuir os gastos com impressões e papéis através de um bom arquivo digital.

Vale ressaltar que a redução da papelada também facilita – e muito – no gerenciamento financeiro,

Conclusão
Com o controle financeiro organizado e eficiente, permite-se que o foco seja direcionado para a educação e na melhoria do ensino, atraindo mais estudantes para a instituição.

A Delta Software detêm em seu sistema de gestão escolar, ferramentas que agilizam os processos dentro da instituição e permitem um controle financeiro mais ágil e integrado. Com relatórios analíticos e sintéticos, sua escola sempre terá informações completas sobre despesas e recebíveis e, poderá tomar as decisões de forma mais assertiva.

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