Ao se administrar os recursos financeiros de uma escola, o gestor da instituição necessita detalhar um plano de negócio que compreenda todas as demandas de forma a adequar o dinheiro que entra na escola com as saídas e investimentos.
As etapas de gestão dos recursos financeiros da escola, passam pela definição das prioridades e o planejamento de gastos. Com organização e transparência é possível realizar a gestão sem muitas dificuldades. Veja aqui pontos importantes no gerenciamento financeiro de sua escola.
1. Definição das prioridades
Há que se ter bem definidas as prioridades de forma a evitar turbulências na gestão financeira. Ao gerenciar os recursos da escola, é preciso adotar um método para descobrir isso. Assim, você evitará problemas com todos os departamentos envolvidos na distribuição de recursos. Para ter uma visão geral da gestão, converse com todos eles.
Faça uma reunião com todos os representantes, pais, estudantes, comunidade, professores e outros profissionais da instituição. O Conselho Escolar e a associação de pais e mestres também devem estar comprometidos nesta etapa para uma melhor definição das prioridades. Verifique as necessidades de cada departamento e faça uma lista com todas elas. Depois, pontue cada uma e classifique pelo critério de urgência.
2. Gerenciamento dos recursos financeiros da escola
A distribuição dos recursos da escola deve ter um planejamento conciso. Cada área da instituição tem a necessidade de uma quantia variável. A parcela financeira atribuída deve ser correspondente a importância da requisição daquele departamento para a escola.
Para se fazer o cálculo correto e distribuir os recursos, o gestor precisa de uma referência. A forma correta de se fazer isso é levantando o histórico dos períodos anteriores, verificando a quantia que cada área gastou. Se a instituição for pública, deve-se considerar o teto dos gastos estabelecidos pela Lei das Licitações.
3. Criação de um plano de gastos
Essa parte detalha os valores das prioridades em um orçamento geral. Tenha os valores das necessidades para poder gerenciar os recursos com detalhes. Nesse plano deve constar o valor da estimativa da receita futura e uma previsão de despesas. As despesas, devem ser divididas entre “correntes” e “de capital”.
As “despesas correntes” são aquelas atribuídas à aquisições do cotidiano da escola. Já as despesas relacionadas com materiais permanentes, equipamentos e obras são “de capital”. O processo de entrada e saída de dinheiro deve ser acompanhado com atenção. Também é importante analisar o extrato bancário frequentemente.
A elaboração de um plano de ação é necessário para que ocorra a quantificação do plano. Com isso, acontecerá a execução de um orçamento mensal de receitas e despesas. Com o estudo das projeções financeiras, a gestão escolar avaliará se o gasto previsto está alinhado com os as metas e com as expectativas dos sócios.
4. Relatar os gastos
Os documentos fiscais originais são encaminhados a contabilidade, por este motivo faz-se necessário ter uma cópia na instituição. Crie uma pasta para cada tipo de gastos. Com pastas será mais fácil encontrar documentos e verificar as despesas quando for necessário.
Na gestão dos recursos financeiros da escola, é essencial que o gestor agrupe somente os documentos no nome da instituição. Não inclua os que estão em nome de terceiros ou de pessoas físicas. Organize tudo por ordem de data, juntando comprovantes, notas fiscais, recibos, etc.
5- Acompanhamento e ações corretivas da gestão financeira escolar
Na gestão financeira escolar é muito importante que se acompanhe os números da instituição mensalmente. O fechamento do período anterior deve dar logo nos primeiros dias do mês subsequente, comparando os resultados mensais com os previstos no orçamento, e em caso de desvio, propor ações corretivas.
6- Avaliação da rentabilidade
As condições voltadas à rentabilidade da instituição deverão ser avaliadas pelo menos duas vezes ao ano e dessa forma, podendo ser por curso, turma, níveis ou pelo total. Quando falamos em rentabilidade, devemos avaliar a questão em relação à análise comparativa de produtos ou de serviços da concorrência e outras oportunidades de investimentos ou ativos financeiros. É fundamental que jamais confundamos rentabilidade com lucratividade.
7 – Contas à pagar e receber
Há a necessidade de se avaliar mensalmente a situação financeira da instituição, com a inclusão do recebimento à vista, elaborando desta forma o fluxo de caixa. A sugestão é que ao fazer o planejamento futuro, a escola lembre-se de contemplar as despesas que deverão ser provisionadas mensalmente, porém serão desembolsadas no final do ano ou concentradas em outros períodos.
8 – Gestão do caixa e empréstimos da escola
Na gestão financeira, uma área que demanda especial atenção é a do caixa e empréstimos. Toda e qualquer necessidade de decisão de investimentos que a instituição recorrer a empréstimos, deve-se sempre procurar adequar o pagamento, desembolsos das parcelas e juros ao fluxo caixa.
9 – Conhecimento dos índices de análise econômico-financeira
O mantenedor da instituição, via de regra, não precisa saber fazer a gestão financeira escolar completa, porém é indispensável que saiba da existência de ferramentas para o acompanhamento do desempenho de sua instituição.
Os índices para análise de desempenho é o que possibilita uma visão geral e clara dos pontos críticos da gestão financeira escolar, principalmente para ter conhecimento sobre custos de oportunidade, índice de inadimplência e rentabilidade.
Ter uma escola de sucesso vai muito além da qualidade do ensino, é necessário dedicação diária para manter a escola saudável, seja na área pedagógica e também na estrutura financeira, pois de nada vale possuir um excelente método de ensino, conquistar novos alunos, mas não conseguir manter a estrutura conquistada.
10 – Uso de um bom sistema de gestão escolar
Um bom sistema de gestão deve ajudar a instituição nos seguintes pontos:
- Gestão de custos;
- Controlar e diminuir a inadimplência;
- Controle de despesas;
- Organizar o setor financeiro e manter o caixa saudável.
Problemas financeiros comprometem a qualidade do serviço prestado aos seus alunos. O monitoramento de fluxo de caixa, estratégias para redução da inadimplência, boas práticas de cobrança e o uso da tecnologia são essenciais para que a instituição tenha um controle financeiro forte.
