As principais funcionalidades financeiras de um software para escolas

Um software de gestão para escolas precisa ser completo e atender a todas as demandas educacionais, caso contrário a instituição necessitará contratar softwares adicionais e módulos de forma a complementar a gestão de áreas especificas, o que impactará gerando mais trabalho e custos para a escola.

Antes de adquirir um software de gestão escolar, é importante verificar todas as características e funcionalidades do sistema, a fim de confirmar se o mesmo atenderá todas as necessidades e anseios da instituição. Na gestão financeira da escola, existem recursos que não podem faltar para que a instituição consiga um controle preciso e que permita administrar todos os recursos de forma integrada, com relatórios de fluxo de caixa, DRE, balancetes mensais e anuais e demais visões financeiras importantes.

Acompanhe aqui as funcionalidades financeiras essenciais num software de gestão escolar

Controle e Inclusão de mensalidades

Os valores das mensalidades devem estar atrelados aos cursos oferecidos e atividades extracurriculares. No ato da matrícula o sistema deve gerar a anuidade vinculada ao estudante, parcelar conforme a regra da instituição e controlar os descontos oferecidos, de forma a permitir que sejam emitidos relatórios para análise posterior pelo gestor da escola.

Emissão de cobrança bancária

A emissão da cobrança bancária é essencial para qualquer instituição, juntamente com a geração de arquivo de remessa bancária e processamento automático do arquivo retorno, sem a disponibilidade desta função o software escolar deve ser descartado.

A geração de títulos de cobrança, como boleto ou carnê, deve ser feito com simplicidade e agilidade, essa é a maior vantagem de um sistema de gestão financeira, pois outros sistemas financeiros já fazem esse serviço. Porém, um sistema financeiro para escolas fará de forma unificada, com as informações que já estão cadastradas e de forma personalizada.

O agrupamento automático de títulos com o mesmo responsável é importante para a diminuição de despesas com cobrança, haja visto que conforme os serviços adquiridos e /ou mais de 1 filho estudando na instituição irá gerar vários boletos e o ideal é que a cobrança seja efetuada de forma unificada.

Além disso, o software escolar deve permitir a personalização das informações do boleto ou carnê, para que o detalhamento do serviço seja adicionado.

A gestão de juros e multas a serem aplicadas em caso de atraso e o impedimento da concessão de descontos após o vencimento deve ser tratada pelo software de gestão escolar de forma automática

Negociação de dívidas

As negociações de dívidas precisam ser documentadas e registradas, de forma ao operador ter uma agenda e saber como anda a cobrança. O sistema financeiro para escolas fará o cálculo dos juros, com correções, inclusão de custos processuais e outras despesas da negociação.

Controle da inadimplência

Tenha total controle sobre os casos de inadimplência, os recebimentos das negociações realizadas e as previsões desses pagamentos.

Com isso, o profissional poderá planejar novas cobranças, sempre que for preciso, fazer o abatimento dos títulos pagos e retirar o cliente da lista de inadimplentes, além de prever as entradas dos títulos com previsão de pagamento.

Essas atividades ajudarão a escola a tomar atitudes em relação aos processos de inadimplência e evitar erros na hora de cobrar.

A utilização de um software escolar é um simplificador desde a geração das mensalidades até seu envio ao banco e processamento do retorno bancário com as baixas automáticas.

O envio de SMS, e-mails, informações no portal do aluno online, emissão de 2ª. Via de boleto e notificações no aplicativo escolar são facilitadores que, permitem a diminuição da inadimplência.

Relatórios classificados por plano de contas e centro de custos

Um software de gestão escolar deve oferecer a opção de emitir relatórios totalizando as despesas pelo plano de contas e centro de custo cadastrado. Essa funcionalidade auxilia no controle financeiro, pois é possível acompanhar despesa a despesa e verificar quais os departamentos na instituição tem os maiores custos e se estão coerentes com o planejamento.

Com o controle correto e os relatórios necessários, o gestor financeiro poderá analisar, buscar as causas do aumento de custos e tomar decisões assertivas.

Controle de recebimentos

O controle de recebimentos é uma funcionalidade que permite o acompanhamento de todos os valores que estão sendo recebidos pela instituição. A auditoria desses valores é feita de forma automática, evitando que o profissional esqueça de gerar e perca alguma informação ou dado do banco. O software para escolas registra tudo e não permite que as informações sejam perdidas.

Controle de fluxo de caixa

O principal objetivo do fluxo de caixa escolar é ajudar a administrar o dinheiro da instituição de ensino, mantendo um controle firme sobre todos os valores que entram e saem.

Imagine que se não há um controle sobre as mensalidades que são pagas, tampouco sobre as contas que vencem, a instituição de ensino não tem condições de saber se a situação financeira da escola está favorável ou não.

Além disso, é com ele que os gestores podem identificar suas principais fontes de gastos, que devem ser avaliadas e cortadas, se representarem gastos supérfluos.

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