Saiba porque abolir o uso de planilhas na gestão escolar

Na busca de ferramentas para gerir e organizar as informações nas escola, é comum o gestor escolar recorrer ao uso de planilhas gerenciais.
Nessa empreita, seja pelo volume de abas necessárias para englobar todas as operações gerenciais, complexidade da construção, atualização, manutenção ou mesmo pela vulnerabilidade na segurança dos dados, os resultados acabam não sendo satisfatórios.

Entenda um pouco mais sobre porque as escolas devem abolir as planilhas na gestão educacional e substituí-las por um software de gestão escolar integrado.

1 – Dificuldade em realizar análises sistêmicas para a tomada de decisões.

A tomada de decisões na escola como em qualquer outro tipo de negócio deve ser rápida e baseada em dados reais e concisos.

Para isso, o gestor escolar precisa contar com relatórios completos e sistêmicos, que englobem todas as áreas da instituição. Assim, não há equívocos ao optar por determinado rumo para o negócio ou traçar novas metas e planos.

Quando a gestão da escola faz uso de planilhas gerenciais, além da dificuldade e do tempo despendido no cruzamento dos dados e na geração dos relatórios – que também são limitados -, as incertezas quanto a confiabilidade dos dados torna-se um fator de risco, afinal, o processo é completamente manual.

Também é preciso considerar que, ao utilizar planilhas, provavelmente, cada setor da escola terá várias delas. Cada uma para controlar algo específico.
Por isso, o trabalho de reunir as informações de cada uma delas para tomar a melhor decisão torna-se uma grande dor de cabeça.

Isso leva a perda de dinheiro – que pode ser ainda maior se, por alguma falha nesse processo, a decisão for equivocada devido a dados não confiáveis.

2 – Vulnerabilidade na segurança dos dados e informações de seu negócio.

Mesmo que você utilize planilhas de gestão empresarial na nuvem para facilitar o acesso de todos os profissionais que precisam lidar com elas ou que crie senhas de segurança para acesso, não se iluda: a vulnerabilidade da segurança dos dados e informações ainda continuará alta.

Isso porque as planilhas não são muito flexíveis quanto à definição de uma hierarquia de utilização. Seja para visualizar ou editá-las. Isso, por sua vez, favorece não apenas o acesso a esses dados por pessoas não autorizadas a modificar algo. Mas também o envio de todo o arquivo para quem quer que seja.

No mundo de hoje, resguardar os dados da escola é essencial, pois o vazamento de informações pode gerar prejuízos consideráveis, tais como: atraso de compromissos com fornecedores ou clientes e, até mesmo, problemas fiscais.

Dados em planilhas são bastante inseguros, pois podem ser apagados acidentalmente ou por outras pessoas, as informações podem ser alteradas ou perdidas e, em alguns casos, como perda ou roubo do equipamento, elas podem não ser encontradas mais e, até mesmo, cair em mãos erradas.

É importante lembrar também que com a nova LGPD, nas escolas do ensino infantil ao médio haverão severas mudanças de procedimento e no trato da informação sensível, a atualização perante as novas tecnologias deverá ser uma pauta constante.

3 – Planilhas não são gratuitas como normalmente se pensa.

Pode soar estranho, mas a realidade é que as planilhas que você utiliza para gerir a instituição não são gratuitas. Pelo contrário! Mesmo que o software utilizado não tenha gerado custo, esta ferramenta pode sair caro para a sua instituição de ensino.

Para que você entenda melhor, é preciso lembrar que desenvolver e manter planilhas demanda tempo que, em qualquer negócio, significa dinheiro. Nessa situação, em específico, mais do que você pode imaginar, ela deixa de ser uma ferramenta de produtividade para ser um problema.

Além do conhecimento necessário na ferramenta em si para utilizar funções e recursos que automatizem a operação no dia a dia, é preciso que o profissional que a construirá analise a realidade e necessidades da instituição de ensino.

O tempo também é despendido com as correções de erros, que são bastante comuns na ferramenta por ter sua utilização muito manual. Isso também ocorre para a geração de gráficos, relatórios de gestão e cruzamento de dados.

4 – As planilhas são mais difíceis de usar.

O Excel fornece uma gama de funções para que suas planilhas sejam trabalhadas da forma mais eficiente possível. Porém os usuários que necessitam de fórmulas mais avançadas precisam programar por si só. Logo, é necessário, também, que o usuário tenha um bom conhecimento dessa ferramenta para que consiga formular essas funções, que, muitas das vezes, são bastante complexas.

5 – O tempo gasto é maior.

Trabalhar atualizando diariamente planilhas é uma atividade maçante e que atinge diretamente a produtividade do colaborador. Logo, afeta também o desenvolvimento de seu negócio.

Com a perda de produtividade, temos um tempo maior gasto para a realização da gestão da escola. Isso acontece porque as pessoas que são responsáveis por incluir essas informações de forma manual nas planilhas são os gestores. Ou, então, funcionários de confiança.

6 – As funções são limitadas.

Como foi salientado no primeiro item, as planilhas do Excel não têm funções de caráter complexo em seu ambiente. Sendo necessário que os usuários programem para que consigam realizar o que se deseja. Sendo assim, podemos considerar que a ferramenta tem um número limitado de funções.

7 – Emissão de relatórios falhos.

As planilhas do Excel não são bases de dados confiáveis. Principalmente quando estamos falando em geração de relatórios, pois elas não são capazes de armazenar dados. Principalmente documentos de outros formatos e para aquisição de relatórios, as funções são limitadas.

8 – Outros motivos para eliminar o uso de planilhas.

1. No caso de perda de dados ou de uma planilha completa, o trabalho será tão grande para montá-la novamente que compensará buscar os arquivos físicos – ops! mais um problema – para resolver o que é preciso.

2. Nunca se sabe qual é a última versão da planilha gerencial e em que máquina está a correta. Resultado: duplicidade de informações e dados conflitantes.

3. Já pensou que, basta digitar um e-mail por engano ao compartilhar uma planilha e alguém que não deveria receber essas informações saber de tudo sobre a instituição?

4. É muito comum que o erro em uma fórmula oculta em uma célula da planilha nunca seja descoberto, causando previsões erradas e trazendo informações destorcidas.

5. Planilhas gerenciais tem um limite de dados que podem suportar sem ficarem lentas ou travarem. E quando sua escola crescer?

6. Planilhas não são exatamente a maneira mais fácil de consultar dados e métricas. Essa demora pode atrasar a tomada de decisão, afetando os resultados da instituição.

7. Cada departamento tende a ter suas próprias planilhas, com suas colunas e fórmulas específicas. Consolidar todos esses dados para um relatório unificado é muito difícil, impedindo uma visão unificada da escola.

Quer evitar todos esses problemas ao usar planilhas gerenciais?

Faça uso de um software de gestão escolar, que é o ideal para a gestão e solução de todas as demandas. Com ele o gestor escolar consegue fazer com que a rotina da instituição se torne mais organizada, acessível e rápida. Uma visão holística da escola com relatórios precisos facilitam na tomada de decisões e no tempo certo.

Por ser um software automatizado, ele possui maior segurança, pois conta com criptografia, permite a adição de dados e documentos de diferentes formatos, possibilita uma melhor análise das informações para que sejam traçadas metas e estratégias futuras.

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