Rotina de expedição de documentos na secretaria escolar

Dentro da rotina de expedição de documentos na secretaria escolar, é necessário que o trabalho seja permeado por alguns fundamentos como racionalidade, simplicidade, objetividade e autenticidade, de forma que estes documentos comprovem a escolarização.

A documentação acompanhará o aluno de maneira significativa, garantindo a qualquer tempo, o acesso, a permanência, a continuação e a
conclusão de seus estudos.

Para que a expedição de documentos aconteça de maneira legal, é necessário cumprir os prazos para expedição de cada documento, conferir a situação legal do curso e da instituição de ensino e utilizar os modelos oficiais dos documentos abaixo:

Relatório Final

• Ensino Fundamental;
• Ensino Médio;
• Educação Profissional;
• Formação de Docentes;
• Anos Iniciais.

Declaração

• Matrícula e Frequência;
• Transferência;
• Conclusão do Ano/Série e do Curso.

Histórico Escolar

• Transferência;
• Conclusão do Ano/Série e do Curso.

Ficha Individual(Para Transferência)

Com aproveitamento e assiduidade.

Como uma escola pode conferir a sua situação legal e a de seus cursos?

Os documentos, quando são expedidos, devem ser legíveis, sem rasuras e apresentando clareza sobre a vida escolar de cada aluno. Quando se faz necessária a transcrição de informações, deverá ser feita de maneira que seja cópia fiel dos documentos originais. Devem ser obrigatoriamente,
assinados pelo diretor e/ou secretário, que são corresponsáveis pela veracidade dos registros, suas assinaturas devem ser acompanhadas dos respectivos nomes por extenso e número do Ato Legal de designação.

Para expedição dos documentos escolares é necessário que a instituição esteja com seus atos escolares atualizados, porque estes atos devem constar em todos os documentos expedidos: Declaração, Histórico Escolar, Transferência e Certificação de Conclusão de série/ano/etapa/período do Ensino Fundamental, Ensino Médio, Educação Profissional e Formação de Docentes Anos Iniciais.

Os atos escolares que devem estar atualizados são: Autorização/Reconhecimento/Renovação do Reconhecimento e Credenciamento/Renovação de Credenciamento, todos emitidos pelo Conselho Estadual de Educação e pela Secretaria de Estado da Educação.

O Requerimento de Matrícula é preenchido pelo aluno ou seu responsável, quando menor de idade, e nele são registrados os dados pessoais e escolares do aluno, para utilização interna e para informações utilizadas nos demais documentos escolares.

É necessário o correto e total preenchimento de todas as informações solicitadas neste documento, pois a partir dele são extraídos os dados para conhecer de maneira clara, o perfil dos alunos e da comunidade escolar e a partir daí desenvolver na escola juntamente com a comunidade ações que priorizem a permanência do aluno na escola e seu melhor desenvolvimento educacional.

Assim como o Requerimento de Matrícula, a Ficha de Saúde também é um documento de uso interno, cujo objetivo é ter informações básicas sobre a saúde do aluno, para eventual situação de emergência dentro da escola. Este documento deverá constar também na pasta individual do aluno.

Os dados presentes no Requerimento de Matrícula deverão ser inseridos no Cadastro do aluno, que por sua vez também migrarão para Ficha Individual.

Por isso a necessidade desta ficha estar com as informações corretas e atualizadas, pois em caso de transferência, no decorrer do ano letivo, acompanhará o Histórico Escolar, constando aproveitamento, assiduidade, carga horária e dias letivos cursados pelo aluno até a data da expedição do documento.

O software de gestão escolar Delta está preparado para emitir quaisquer das declarações abaixo:

– Declaração de Matrícula e Frequência: atesta que o aluno está matriculado e frequentando uma instituição de ensino. Neste documento deve constar: identificação do aluno, ano, série, curso e ano letivo.

– Declaração de transferência: atesta que o aluno está matriculado e cursando uma série/curso/ano e não substitui a posterior apresentação do Histórico Escolar, para concluir o procedimento de matrícula na instituição de ensino de destino.

– Declaração de conclusão: atesta que o aluno concluiu uma série/Curso/ano/instituição de ensino e não substitui a posterior apresentação do Histórico Escolar.

– O Histórico Escolar pode ser emitido em duas situações: para transferência ou conclusão de curso.

Quando emitido para conclusão de curso atesta a conclusão total de um curso, para quem objetiva a continuidade dos estudos para outro nível de ensino ou a possibilidade de obter outros benefícios legais decorrentes, como por exemplo, participação em concursos públicos, seleção ou permanência no emprego.

Quando emitido para fins de transferência, atesta a conclusão parcial de um curso, e deverá estar acompanhado da Ficha Individual.

Nas duas situações acima, os dados devem retratar fielmente a vida escolar do aluno, constando notas, resultado, carga horária e frequência, além dos dados pessoais e identificação da escola.

Em caso de segunda via de Histórico Escolar, este deve ser cópia fiel das informações presentes na documentação arquivada na Pasta Individual do aluno. Atentar para as nomenclaturas das disciplinas, carga horária, resultados e demais observações.

Após o fechamento do ano letivo e a geração do Relatório Final, o Histórico Escolar deverá ser emitido em 03 (três) vias datadas e assinadas pela Direção e Secretaria, sendo 02(duas) entregues ao aluno e outra arquivada em sua Pasta Individual.

Quando da emissão do Histórico Escolar em que a escola com seus atos inválidos, a SEED/NRE credencia outra instituição com atos válidos para emissão deste documento.

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