Quais os benefícios em se ter um software de gestão escolar

Os benefícios de um software de gestão escolar vão desde otimizar o trabalho do gestor educacional em todas as áreas, facilitar as tarefas do dia a dia e ampliar a qualidade dos serviços.

Com a evolução dos processos de ensino, novas atribuições foram adicionadas ao gestor escolar. Além de dedicar-se as áreas pedagógicas e às relações com a equipe, ele se tornou responsável por grande parte das tarefas administrativas da escola.

Para resolver esse cenário de sobrecarga administrativa, faz-se necessário ter a disposição um software de gestão escolar para a otimização e automatização dos processos dentro e fora da escola, permitindo que o gestor dedique mais atenção à área pedagógica.

Com o software de gestão escolar, ficou mais fácil e rápido executar atividades antes complexas e demoradas. Se você tem pensado na aquisição de um software de gestão escolar, acompanhe neste post informações úteis que serão benéficas para a sua tomada de decisão.

Os benefícios ligados à utilização desse tipo de ferramenta são diversos. Para começar, citaremos alguns:

• Aumento na captação e retenção de alunos;
• Aumento da receita através da redução da inadimplência e custos operacionais;
• Foco no cliente e não em processos operacionais;
• Aumento da produtividade de toda a equipe;
• Redução da evasão escolar com relátorio e gráficos de acompanhamento;
• Rapidez no processo da matrícula com a emissão de contrato e boletos automáticos;
• Simplicidade no controle de turmas, vagas e horários disponíveis;
• Controle e gestão financeira mais eficiente, com gerenciamento do contas a pagar e a receber;
• Maior fidelização de pais e responsáveis e melhora substancial na comunicação com a comunidade escolar;
• Segurança através de senhas, parametrização de acesso ao software e log de todas as atividades;
• Necessidades e demandas reunidas em um só espaço;
• Possibilidade de análise de perfil dos pais e alunos.

Outras facilidades e benefícios do uso do software de gestão escolar

1 – Facilidade na captação de alunos

Com um software de gestão escolar, o gestor da escola será capaz de ter maior controle sobre o número de alunos que estão se matriculando, qual o perfil, onde há maiores oportunidades e quais as suas opções de contato.

A automação do envio de e-mails com datas importantes de provas, entrega de trabalhos, eventos do colégio, inscrições de vestibular, são algumas das facilidades propiciadas pelo software. Com o aplicativo escolar integrado ao software, os pais e alunos acompanham em tempo real as informações, com o acesso na palma da mão.

2 – Controle financeiro eficaz

Uma escola possui inúmeras contas para pagar, contas a receber, com prazos e valores diferentes.

Organizar o controle financeiro de forma manual dá muito trabalho e ainda tem-se o risco de esquecer prazos ou perder-se na cobrança das mensalidades gerando aumento na inadimplência.

É necessário acompanhar os pagamentos e recebimento diariamente através de um fluxo de caixa e verificação do desempenho mensal da instituição através de um demonstrativo de resultado do exercício (DRE).

Um software de gestão escolar oferece também a opção de acompanhamento de metas e métricas importantes para a escola, com a possibilidade de emissão de alertas caso alguma coisa não esteja funcionando como o planejado.

3 – Cruzamento de informações

Um software de gestão escolar permite que todos os dados possam ser cruzados, fornecendo um panorama de como está a escola e identificar quais setores precisam de mais atenção.

Fazer isso por conta própria demanda tempo e pode gerar uma certa confusão. Além do mais, é possível que dados valiosos sejam deixados de lado em detrimento de outros.

4 – Acompanhamento dos professores

O gestor escolar estará bem informado sobre todos os recursos que os professores usam em sala de aula com os alunos, quais notas eles estão atribuindo às tarefas, quais atividades interativas estão desenvolvendo, se tomam alguma medida preventiva para que o aluno não reprove, entre outros fatores. Isso ajuda a garantir a excelência e o compromisso da sua escola com a qualidade do ensino ofertado.

Através do software de gestão escolar é possível acompanhar as faltas e as notas dos alunos, por meio de relatórios e gráficos.

A atuação do gestor se dará de modo preventivo no caso de excesso de faltas e de notas baixas. Dessa forma, pode-se evitar desistências ou reprovações de alunos. A melhor gestão se dá de forma proativa do que reativa aos acontecimentos, se antecipar aos problemas sempre será de grande valia para a solução dos mesmos.

5 – Melhora do marketing da escola

Você sabe quantos prováveis alunos visitam ou ligam para sua escola diariamente? Com um sistema de gestão escolar você saberá como cada divulgador de seu departamento de marketing está trabalhando. Assim, é possível verificar se os divulgadores estão cumprindo com as metas estabelecidas para eles, e se estão se esforçando em seu trabalho.

6 – Controle e diminuição da inadimplência escolar

Um dos grandes problemas enfrentados pelas instituições de ensino é o da inadimplência. É necessário tomar uma atitude tão logo ela ocorra.

O gestor escolar terá o controle diário dos pagamentos dos responsáveis e alunos, bem como dos atrasos, isso possibilita ao departamento de cobrança da escola agir de forma rápida, evitando que a dívida se estenda e fique mais difícil de ser recuperada.

Sabemos que a inadimplência é algo com que todas as instituições precisam lidar. E por poderem prejudicar o andamento de algumas atividades e projetos, é importante preparar-se para ela. Mas, como?

• Conheça os pais e o seu aluno: a melhor maneira é através de formulários e reuniões mensais. O software auxilia no cadastramento dos estudantes!
• Tenha um departamento financeiro estruturado: aqui também entra o software de gestão, pois ele auxilia no gerenciamento das finanças da escola, ajuda a saber quem está inadimplente e acompanhar as datas de vencimento;
• Automatize a cobrança, com um bom software, mensagens de títulos a vencer e vencidos são enviadas de forma automática e sem a necessidade da interação do gestor, basta criar-se regras e parâmetros que o sistema as executará diariamente.

Como você pôde perceber, fica muito mais fácil lidar com a inadimplência quando se tem um software de gestão escolar.

7 – Melhora na comunicação com a comunidade escolar

No caso de alguma ocorrência com o aluno, os responsáveis são avisados prontamente através do software e integração com o portal do aluno e aplicativo escolar. A comunicação direta também é muito útil em casos de reuniões, eventos, excursões, etc, pois é certo que alunos e responsáveis receberão os avisos instantaneamente.

Manter um relacionamento próximo com a comunidade escolar é um dos pontos mais importantes para as instituições de ensino, e o sistema de gestão escolar também abrange essa área.

Há ferramentas que oferecem formas inovadoras para os pais interagirem com a escola, como via aplicativo escolar, transmitindo uma imagem de instituição de vanguarda.

Alguns softwares dão a instituição de ensino a chance de aplicar pesquisas de opinião com alunos, pais, professores e funcionários, além de disponibilizar também via web boletim de notas e faltas, ficha de ocorrências pedagógicas, consulta de matéria lecionada e tarefas dadas, arquivos diversos para download e quadros de avisos.

8 – Visão global da instituição

Com o controle geral de todos os departamentos da escola, o gestor saberá quais áreas precisam de investimento e quais podem estar gastando demais. Desse modo, você equilibrará os gastos escolares e terá uma visão clara de em quais setores, quando e porque investir, a fim de tornar sua instituição de ensino mais eficiente.

Um software de gestão escolar fará com que sua instituição de ensino funcione de forma organizada e integrada. Todos os setores estarão trabalhando conjuntamente em busca de um bem comum: o ensino-aprendizagem de qualidade, e a formação dos alunos em cidadãos ativos na sociedade.

Obviamente, com toda a equipe escolar mais eficaz, essa mudança positiva na gestão escolar será percebida tanto pelos alunos como pelos responsáveis.

9 – Melhora na gestão acadêmica e pedagógica

Um bom sistema de gestão escolar deve oferecer recursos que também otimizam a gestão acadêmica e pedagógica.

O portal do professor online, que é uma área destinada ao corpo docente que possibilitas que eles lancem notas, conteúdos didáticos, faltas, tarefas e ocorrências dos alunos de maneira rápida, via internet.

Outro ganho interessante do sistema de gestão escolar é que o educador consegue acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos de maneira individualizada, por turma ou disciplina, mantendo as informações acadêmicas organizadas e com fácil acesso.

10 – Integração e automação na informação de dados oficiais

O gestor escolar sabe da importância do Censo Escolar para a educação do país. Esses dados originam ações para promover a melhoria do ensino. Porém, o levantamento desses dados ocupa um tempo considerável da equipe escolar. Mais uma vez, o software de gestão escolar pode simplificar essa tarefa.

Em vez de elaborar um relatório a cada ano, o software permite o aproveitamento das informações já registradas e o envio de dados para o EDUCACENSO/INEP e secretarias estaduais de educação de forma automática.

11 – Promove a sustentabilidade do planeta 

Por conter todas as informações no banco de dados, que podem ser acessados a partir de computadores conectados à rede, diminui a necessidade de imprimir relatórios e mantê-los em pastas, economizando suprimentos de papelaria e preservando o meio ambiente, contribuindo com a sustentabilidade do planeta e da socieadade.

12 – Otimização do tempo e recursos

O software de gestão escolar centraliza e organiza as informações de todos os setores das instituições de ensino, eliminando controles manuais e reduzindo o tempo de busca pelas informações e geração de relatórios, o que otimiza o tempo de sua equipe, que terá maior produtividade, e os recursos de sua instituição.

Nos últimos anos, as instituições de ensino vêm enfrentando um mercado com concorrência forte. Para garantir sua competitividade, sobretudo em um cenário de crise, faz-se imprescindível profissionalizar a gestão e investir em ferramentas que automatizem tarefas e facilitem a rotina e a tomada de decisões, auxiliando a direção a garantir a qualidade e a rentabilidade da instituição.

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