Gestão Escolar: Definição de processos transparentes

Os processos em uma gestão escolar envolvem a cobrança de mensalidades, acompanhamento de indicadores financeiros, contratação de professores, comunicação interna, etc, e devem ser mapeados e descritos claramente.

Na maior parte das instituições existem momentos que se faz necessário “apagar incêndios”. Algumas vezes isso acontece quando há mudanças na gerência ou diretoria, onde os gestores entram na instituição praticamente com uniforme e capacete, capitaneando o “corpo de bombeiros” da instituição.

É fato que, de forma alguma, essa situação pode ser considerada normal e virar uma rotina, se acomodando a ela. O caos instalado deverá ser controlado e depois bem gerenciado para chegar a implantar uma gestão planejada e estratégica.

Esta síndrome se torna presente, quando não há uma abordagem sistemática na resolução de problema que surgem no dia-a-dia, geralmente as soluções são provisórias, você só tem tempo para decidir qual tarefa irá fazer e qual irá adiar, sendo que por vezes o gestor nem mesmo sabe por que está fazendo isso ou aquilo.

Dessa forma, o gestor escolar sempre tem mais coisas para fazer, problemas e gargalos, até virar uma grande e incontrolável “bola de neve”, que somente irá manter o processo em funcionamento, mas sem direção, e com uma alta dose de esforços e desgaste humano e financeiro.

As instituições que convivem com a síndrome de “apagar incêndios”, geralmente apresentam um conjunto de sintomas, que são:

• Não há tempo para resolver todos os problemas;
• As soluções são incompletas e/ou provisórias, apenas os aspectos superficiais são resolvidos;
• Os problemas reincidem e muitas vezes “transbordam”: soluções incompletas fazem com que velhos problemas reapareçam ou criam novos problemas;
• A urgência precede à importância: esforços aprofundados para resolução de problemas e atividades de longo prazo, são frequentemente interrompidos ou adiado, pois os “incêndios” tem que ser apagados;
• E também, muito problemas tornam-se crises: os problemas “fermentam”, até que explodem, muitas vezes um pouco antes de um prazo final importante.

Se você já percebeu que sua instituição tem alguns desses “sintomas”, cuidado! Pode estar a caminho de uma “doença grave”, que se não tratada a tempo, pode levar à falência da escola. Tudo isso se retrata, na maioria das vezes, com a demissão do gestor responsável que aceita conviver com essa realidade.

Apesar disso, saiba que existem vários métodos para prevenir, combater e impedir, com eficácia, que a síndrome de “apagar incêndios”, se torne presente no dia-a-dia da instituição. Esses são os métodos táticos, estratégicos e culturais.

Método tático na gestão escolar

Neste método, podem ser usados, temporariamente, funcionários solucionadores de problemas. Quando a quantidade de problemas a serem resolvidos aumenta significativamente, contratar pessoas temporárias e bem qualificadas é uma boa opção. Se você não sabe por onde começar, significa que ainda não tem um “diagnóstico” completo da situação, só sente “dores”, nesse caso contratar um consultor experiente pode ser sua melhor saída.

Admitir claramente que alguns problemas não podem ser resolvidos pela equipe atual, permitirá fazer uma boa triagem, para decidir quais recursos serão remanejados para a resolução do problema. Dessa forma também podemos nos antecipar aos novos problemas, identificando-os na primeira vez que eles aparecem.

Método estratégico na gestão escolar

No método estratégico, se deve solucionar um conjunto de problemas da mesma ordem, e não problemas individuais. Quando possível, agrupar problemas aparentemente divergentes. Depois, determinar um conjunto de causas subjacentes e, por fim, aprender sobre essas causas.

Implementar “linhas de aprendizado”, que nada mais são linhas acrescentadas ao processo de produção para maximizar a solução de problemas, juntar dados, realizar experimentos de diagnósticos, examinar processos problemáticos e possíveis soluções,

Método cultural na gestão escolar

No métodos cultural, não se deve tolerar soluções provisórias. É importante que os gestores saibam distinguir soluções “quebra galhos” de soluções reais e definitivas.

Aqui é importante saber que não se deve exigir prazos para serem cumpridos a qualquer custo, justamente esta exigência propicia soluções “apaga incêndios”. O importante é que a organização estabeleça metas lógicas e reais, sendo flexível em relação aos prazos e meça o desenvolvimento do trabalho em termos de problemas pendentes e soluções implantadas.

Definição de processos claros

Para apagar incêndios em uma escola é preciso mais do que os extintores do gestor. A prevenção de problemas do cotidiano passa por um caminho já bastante conhecido de qualquer empresa: a definição de processos claros.

A pesquisa Gestão Educacional, realizada pela consultoria AOG, mapeou a atenção dada pelas escolas aos processos considerados mais relevantes, entre eles, a cobrança de mensalidades, indicadores financeiros, contratação de professores, comunicação interna, em um total de 15 diferentes áreas. Apenas 22% se dizem plenamente satisfeitos com os controles de processos e indicadores da escola.

O resultado mostra com clareza por que os gestores acumulam tantas atribuições. Há uma grande falta de mapeamento de processos, o que leva também a uma fragilidade nos indicadores de sucesso da instituição.

Um exemplo típico é o da comunicação interna, um dos grandes desafios da escola. O processo da comunicação está entre os mais relevantes para 88% dos gestores ouvidos. Contudo, apenas 28% dos entrevistados relatou ter feito algum tipo de mapeamento de todas as etapas envolvidas – como a origem da informação, a checagem, a escolha dos canais, a comprovação da difusão efetiva do que precisa ser informado, entre outros.

O mesmo ocorre no processo que mais tira o sono dos gestores – a cobrança de inadimplentes. Apontado pela quase totalidade dos respondentes, apenas 64% dos entrevistados disseram ter processos definidos para esta ação da qual depende a sobrevivência da escola. (Veja aqui 17 dicas de como reduzir e controlar a inadimplência).

Atenção dada pelas escolas aos processos considerados mais relevantes (Consultoria AOG).

Por que existe esta sobrecarga para os gestores

O principal ponto que gera essa sobrecarga é a falta de processos no dia-a-dia. De forma simples, os processos ajudam a otimizar tarefas e a ter visão sem precisar repensar tudo a cada novidade.

Sejam eles tecnológicos para inserir e visualizar dados automaticamente através de um bom sistema de gestão escolar ou mesmo uma organização de tarefas entre os liderados e funcionários. A escola com processos operacionais claros e bem estabelecidos tende a visualizar melhor os dados globais e tomar as decisões de forma mais assertiva.

Para que existam bons processos é preciso bons gestores para criá-los, por isso da importância de investimento em treinamento pessoal: fazer cursos, se especializar, estudar, ler sempre, frequentar feiras relacionadas ao segmentos e assistir palestras são alguns passos que podem ajudar a ter uma visão estratégica mais inteligente.

Além disso, tanto as funções quanto o quadro de funcionários precisam estar bem definidos. Se faltam funcionários ou os limites das funções de um e outro são constantemente ultrapassados, as pessoas deixam de olhar para os seus focos verdadeiros.

É muito comum que alguns gestores, por quererem estar por dentro de tudo, não deem a devida autonomia a outros cargos como coordenadores e professores. Para desempenhar bem  seu trabalho esses gestores precisam deixar que os funcionários tenham independência. Assim cada um poderá resolver os problemas que lhes competem.

Uma outra questão é também a prioridade. Será que vale a pena resolver tantas coisas pequenas todos os dias no lugar de uma maior que impactaria todas os outras?

Muitas mudanças significativas pedem por um passo atrás, uma pausa, uma reflexão. Só então é possível voltar com o ritmo certo!

Saiba mais sobre o sistema de gestão escolar da Delta Software, estamos a mais de 20 anos criando processos e otimizando as atividades na gestão educacional.