Software de Gestão Educacional próprio: Vale a pena desenvolver?

Um dos desafios do gestor escolar é buscar ferramentas que promovam o equilíbrio das necessidades imediatas da escola, neste contexto podem surgir algumas dúvidas, como por exemplo: Até que ponto vale a pena desenvolver um software de gestão escolar próprio?

Quando o gestor planejar desenvolver o software de gestão escolar próprio, deve ter ciência da quantidade do esforço e energia à serem dispensados no projeto e é claro, no volume de recursos financeiros necessários para o seu sucesso.

Enfrentar um desafio como esse significa trazer para o âmbito da escola novas responsabilidades e não se resume apenas a contratar uma equipe de programadores e esperar pela conclusão do projeto, o desafio é muito mais complexo e exige muito da equipe como um todo. Saiba a seguir quesitos importantes a serem observados:

1 – Alto investimento relacionado

Desenvolver um software de gestão escolar próprio envolve muito esforço e investimento, a começar por uma equipe de profissionais altamente qualificados, com conhecimentos em linguagens de programação, banco de dados, design, segurança e regras de negócios relacionadas ao segmento educacional, deve-se incluir também os custos de melhorias, atualizações técnicas e constante manutenção.

As vezes, pode parecer que o desenvolvimento interno será mais barato, no entanto percebe-se que o barato pode sair bem caro, principalmente porque é necessário ter um time completo envolvido com a solução.

Ao contratar uma solução pronta, a escola paga uma fração do valor de uma equipe e faz uso de todas as funcionalidades do software, tirando proveito do aprendizado coletivo de centenas de escolas que se utilizam da solução.

Deve-se estar atento também para a falta de recursos humanos especializados, já que existe uma dificuldade no mercado em se encontrar bons programadores, analistas, designers gráficos, dentre outros profissionais. Bons profissionais nessa área costumam trabalham em software houses, que são empresas dedicadas apenas no desenvolvimento de sistemas.

Em médio e longo prazo, ter uma solução desenvolvida internamente sairá bem mais caro do que a aquisição de uma solução de mercado.

2 – Requisitos mínimos

No desenvolvimento de um software, há um grande esforço a ser dispensado na especificação dos requisitos(o que o sistema tem de fazer). Assim como que para um projetista ou engenheiro, esta atividade consome bastante tempo e necessita de um arquiteto de soluções, gestor de projeto, analista de sistema, designers, entre outros profissionais necessários para a criação.

Via de regra, o desenvolvimento interno não consegue prover tantos aspectos, o que pode ser lembrado apenas durante a implantação e o uso do software pelos usuários.

3 – Maturidade e foco (core business)

A instituição deve focar sempre na excelência educacional e o desenvolvimento de um software não tem uma ligação direta com essa meta. O esforço da equipe de colaboradores deve ser dirigido para atender os alunos e responsáveis e, quanto melhor for esse atendimento, maior é a satisfação e engajamento da comunidade escolar. Quando se aloca funcionários para o desenvolvimento um software, certamente o cerne que é a educação perde o foco e, se existe solução pronta para que reinventar a roda?

Um software de gestão escolar de uma empresa especializada tem um alto nível de maturidade, abalizado por ser um usado em muitas instituições e ambientes ao longo dos anos, tendo sua eficiência e estabilidade comprovada por milhares de usuários.

Já uma solução desenvolvida internamente deve refazer todo esse caminho e costuma apresentar erros, falta de funcionalidades e inconsistências. Um software desenvolvido do zero, se bem nascido, deve levar no mínimo 2 anos para se adaptar a realidade da gestão.

4 – Cuidados com a Inovação e atualização

Observe seu celular, qual foi a última vez que você trocou de aparelho? Observe também o sistema operacional windows ou o android, eles costumam de tempos em tempos fazerem atualizações para sua segurança ou melhorias.

A inovação é essencial e é uma constante que permite que tenhamos sempre algo melhor à nossa disposição. Imagine dispor de uma estrutura própria para tracionar todas as dinâmicas envolvidas com a tecnologia, certamente você terá muitos desafios e gastos para ter um software sempre condizente com as novas demandas.

As empresas fornecedoras de software educacionais precisam sempre estar atentas com o melhor grupo de funcionalidades e inovações e, não somente para agradar os seus clientes, mas também para terem relevância e serem competitivas no mercado em que estão inseridas.

Isso se desdobra na garantia de que a instituição sempre terá a disposição uma solução atual, útil e funcional.

5 – Suporte e manutenção

Um software precisar estar em constante evolução e atualização, devido a sua integração com outras plataformas e também adequação às novas realidades tecnológicas. No desenvolvimento próprio, este trabalho fica por conta do TI da instituição, que deve compor-se de pessoas dedicadas e antenadas a fazer as adaptações e atualizações, não devendo ser esquecidos os profissionais elencados para o atendimentos dos chamados e suporte aos usuários.

Pode-se ter a impressão de que por ser um software, por não ter componentes físicos, ele não precisa de manutenção. Isso é um erro, já que é comum surgirem novas necessidades e versões de sistemas das quais a ferramenta faz uso. Numa empresa especializada em software, quando surgem atualizações ou necessidades pontuais, o desenvolvimento prontamente se equipara e disponibiliza para todos os clientes uma nova versão.

Uma empresa especializada no segmento costuma ter equipes engajadas para cada uma das particularidades, tornando-se mas vantajoso do que dispor de profissionais dedicados internamente.

6 – Gestão de segurança

A segurança de um software é cada vez mais testada e está em constante evolução, numa empresa especializada o software costuma encarar diversas realidades e se precaver com regras de segurança das mais aprimoradas. Com um software próprio, a escola precisará de alto investimento em segurança, além dos riscos envolvidos até a maturação do sistema.

Ao contratar o serviço da Delta Software, sua escola fica distante de muitas preocupações e aproveita todas as vantagens de um sistema integrado. Toda a parte da infraestrutura de desenvolvimento e atualização da plataforma, fica por conta da empresa, e a manutenção deixa de ser responsabilidade da instituição de ensino.

Os desenvolvedores da Delta Software trabalham de forma permanente, para proporcionar melhorias na plataforma e corrigir eventuais falhas de processos. Sempre que algo novo é implementado, a escola recebe de forma automática a atualização, sem ficar a mercê de qualquer outro procedimento.

Ao contrário, em se optando pelo desenvolvimento próprio, a instituição terá de resolver qualquer problema sozinha, e se distancia do foco principal que é ensinar.

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