Os tipos e cuidados com as Atas na escola!

“A ata é uma certificação ou testemunho escrito em que se apresenta o que aconteceu, tratado ou acordado no momento de qualquer circunstância que justifique, tais como a reunião de um consórcio, a escolha de uma pessoa para uma posição que pode ser pública ou privada, a reunião do conselho de uma empresa ou organização, a prova de nascimento ou qualquer outro evento que exija a certificação legal de algo que ocorreu pela importância e porque no futuro, de mediar à necessidade, pode servir como prova em um julgamento.” – Fonte: https://queconceito.com.br

Nas instituições de ensino nos temos alguns tipos de atas comuns e suas particularidades. Vejamos:

Ata de Resultados Finais

É o documento que registra o resultado final de todos os alunos matriculados no decorrer do ano letivo.

Ata de Resultados Finais: o que deverá conter

• Nome da instituição, dia, mês e ano da conclusão da série ou etapa.
• Forma de organização do ensino (série, ciclo, turma e turno).
• Níveis e modalidades.
• Nome dos alunos por extenso, organizados em ordem alfabética, exatamente igual ao registrado no diário de classe que por sua vez deve estar conforme a certidão de nascimento ou casamento.
• Rol de disciplinas.
• Resultado final ( aprovados, reprovados, afastados por transferência e abandono).
  Assinaturas do diretor e do secretário escolar.

Ata Descritiva

Tem uma forma própria de ser elaborada e registra de forma exata e metódica, as ocorrências e decisões tomadas nas assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes.

Ata Descritiva: o que deverá conter

• No termo de abertura do livro de Atas, deve constar o nome da instituição de ensino, conforme ato de criação, o nome do Estado, do Município onde está situado, data e ano, as ocorrências, decisões e encaminhamentos e ao final, a assinatura do secretário e do diretor da instituição de ensino e de todos os presentes.
• Por ser de valor formal, a Ata deve ser lavrada de tal maneira que seja inviável introduzir modificações posteriores. Não se fazem parágrafos ou se deixam espaços entre as palavras.
• A Ata é lançada em livro próprio devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas e numeradas.
• Existem tipos de Atas que, por se referirem a rotinas e procedimentos padronizados, são lançadas em formulário com lacunas a serem preenchidas.
• Nesse tipo de Ata, é imprescindível prevenir qualquer tipo de fraude, preenchendo os eventuais espaços em branco com traços ou outros sinais convencionais.

Nesse caso, também se registra o número da página e rubrica-se cada folha.

• Na Ata não se admitem rasuras, para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “DIGO”, depois da palavra errada, repetindo-se a palavra ou expressão de forma correta. (ex.:
  aos doze dias do mês de maio, digo, do mês de junho …).
• Ao ser constatado erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão “EM TEMPO”, que é escrito após o texto da Ata, seguindo-se a emenda ou acréscimo: (ex.: em tempo onde se lê “abono”, leia-se “abandono”).
• A Ata deve ser redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário ad hoc, isto é, eventual, designado na ocasião.
• A Ata é um registro fiel dos fatos ocorridos em determinado evento e sua linguagem deve ser simples, clara, precisa e concisa.
• Assinam a Ata, geralmente, todas as pessoas presente à reunião, às vezes, é assinada somente pelas pessoas que presidiram a sessão (presidente e secretário). As assinaturas devem ser contínuas, isto é, ao longo das linhas do livro de Atas, sem intervalos.
• As partes de uma Ata variam de acordo com a natureza das reuniões . As que mais freqüentemente aparecem, além de título e das assinaturas, são as seguintes: dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso), local da reunião, pessoas presentes , devidamente qualificadas (conselheiros, professores, pais), presidente e secretário dos trabalhos, ordem do dia (discussões, votações, deliberações, outras), encerramento.
• As Atas que resultem de reuniões ou assembleias devem ser assinadas pela pessoa que a secretariou e também por todos os presentes.

Ao final do ano letivo, o Secretário deverá fazer quadro demonstrativo do quantitativo de alunos admitidos, afastados por abandono, afastados por transferência, aprovados e reprovados por série,turma e turno.

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