O software de gestão escolar tem de estar preparado para atender as exigências dos gestores, educadores, alunos e responsáveis. Precisa ser de fácil entendimento, compatível com as mais novas tecnologias e atender os requisitos exigidos pelo Ministério da Educação e Secretarias Estaduais.
O sistema de gestão escolar é um transdutor do trabalho manual, que diminui por conta da automatização de processos, promovendo a desburocratização de atividades internas administrativas e otimizando as tarefas diárias do operacional. Claro que, com toda a nova dinâmica no trato da informação, ocorre a diminuição do tempo gasto para se fazer as tarefas