A secretaria possui várias funções que são indispensáveis para o funcionamento de uma escola. Juntamente à direção e à área pedagógica, atua de forma a permitir que a instituição cumpra o seu papel principal de educadora.
O Secretário ou Secretária Escolar tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que se processam no domínio da unidade escolar, permitindo o seu funcionamento administrativo e afiançando sua legalidade e a validade de seus atos. Elevar a importância que tem a documentação em qualquer atividade humana organizada pode ser algo desnecessário.