O gestor escolar tem uma rotina diária cheia de tarefas, que são essenciais para o funcionamento da instituição de ensino e com um sistema de gestão escolar, as decisões além de serem mais rápidas e assertivas, evitam esse acumulo de trabalho, otimizando todas as áreas e departamentos da instituição.
Estar atento aos processos internos do colégio e ao que acontece com os alunos é uma das atribuições do gestor escolar. É comum o profissional estar envolvidos com várias tarefas de ordem pedagógica, administrativa e estruturais, em apenas um dia de trabalho.
O acúmulo de tarefas não é bom para o profissional e para a instituição, pois corre-se o risco de que alguma área da instituição fique descoberta, o que pode gerar novos transtornos no futuro.
Ampliar a qualidade do serviço prestado pela escola é uma das vantagens de se ter um sistema de gestão escolar. Veja abaixo outras:
Otimização da administração e as tarefas financeiras
Este é um dos benefícios mais tangíveis quando se opta pelo uso de um sistema de gestão escolar. As tarefas burocráticas costumam consumir bastante tempo do gestor e dos colaboradores, sendo muitas vezes um limitador para a dedicação à área nobre da escola, que é a educação dos alunos.
Veja alguns dos benefícios disponibilizados por um sistema de gestão escolar na administração da escola:
- Controle total sobre operações financeiras, desde a sua geração, movimentação e baixa. Relatórios específicos gerenciais que apoiam o gestor na hora da tomada de decisão.
- Diminuição da inadimplência, com o controle efetivo da carteira de recebimentos, permitindo um acompanhamento mais preciso e com ações pontuais, evitando o acúmulo na cobrança e aumento do índice de inadimplência.
- Permitir o acompanhamento por pais e responsáveis da ficha financeira completa do aluno, com acesso à informações de títulos pagos, a vencer e em atraso, via portal aluno online ou aplicativo escolar.
- Registro, baixa e acompanhamento do contas a pagar e relatórios gerenciais sintéticos e analíticos.
- Acompanhamento do fluxo de caixa, disponibilidades imediatas e futuras no contas a receber, descontos concedidos, faturamento por turma e séries, além de outras estatísticas que auxiliam o gestor quais as áreas que merecem mais investimentos e atenção na instituição.
- Integração com as instituições bancárias, com envio de arquivos remessas e processamentos de retornos bancários, permitindo a baixa automática de títulos no sistema.
- Emissão de notas fiscais de serviço e RPS de forma fácil e integrada com o sistema. Possibilidade de filtro e emissão de todas as notas de determinado período em um lote único.
- Apoio à classificação por plano de contas e centro de custo, apuração de resultados e possibilidade de integração com o sistema contábil da instituição.
Melhora na captação de alunos para a escola
As instituições de ensino que fazem uso de um sistema de gestão escolar, conseguem estruturar os processos internamente, permitindo melhorar a prospecção de novos alunos, através de uma visão mais ampla de todo o negócio.
A matrícula, emissão de contratos, geração de mensalidades e documentações, são efetuadas com muita facilidade no sistema.
Aperfeiçoamento da gestão acadêmica e pedagógica.
Com as ferramentas disponibilizadas no sistema de gestão escolar, os professores podem lançar notas, conteúdos didáticos, faltas, tarefas, avisos e ocorrências dos alunos rapidamente e via internet.
O professor também pode acompanhar o desempenho dos alunos de forma individual, por turma ou disciplina.
Comunicação ágil e efetiva com a comunidade escolar
A viabilização do acesso por pais e responsáveis, às informações da vida escolar do aluno e outras informações da instituição, permite maior sinergia com a comunidade.
Ferramentas como o portal do aluno online e o aplicativo escolar, contribuem para este fluxo de informação em tempo real, onde os pais e responsáveis participam ativamente e estão sempre bem informados sobre assuntos de relevância do aluno e da instituição.
