Secretaria escolar: Atribuições e responsabilidades do setor.

A secretaria escolar é a responsável direta da Secretaria da Unidade educativa. Seu papel reveste-se de indiscutível importância para o melhor
funcionamento da escola, competindo-lhe a organização e preservação de toda a documentação da escola, de forma escrita ou digitalizada.

A amplitude de suas funções, a coloca em relação direta e permanente com diferentes áreas de atuação da Unidade Educativa, exigindo sua interação com todos os envolvidos, no trabalho escolar.

A secretária da escola atinge seus objetivos através do trabalho coletivo. Os objetivos são alcançados quando todos os membros se sentem responsáveis por sua realização.

Organização e administração da secretaria nas unidades educativas

A secretaria escolar é o departamento que assume o relevante encargo de manter, com eficiência e eficácia, a documentação, a escrituração e arquivos.

A secretaria escolar é o suporte fundamental para o bom andamento da escola. É através de seus relatórios, dos seus registros, de sua
história e organização que a escola poderá respaldar o seu Projeto Político Pedagógico.

A secretária tem que ter segurança e não permitir o acesso de pessoas estranhas sem a devida autorização. Diante dos encargos e trabalhos que lhe são conferidos, é ela quem dá valor legal à ação da escola.

Uma boa organização se distingue quando o grupo, sabe o que deve fazer, como fazer, quando fazer e porque fazer. É preciso criar um ambiente capaz de influir na aquisição de bons hábitos.

Um ambiente simples, mas funcional, envolve a escolha acertada na disposição dos móveis, equipamentos conservados, materiais bem distribuídos, chão limpo, formando um ambiente agradável. A sensação de “bem estar” é a prova da ordem e disciplina, da eficiência e educação das pessoas que nela atuam, constituindo-se um “cartão de visitas” da Secretaria.

Por mais simples e pequena que seja a escola, deve-se fazer o possível para ter um espaço destinado à Secretaria Escolar. São exigências mínimas: uma mesa,um computador, uma impressora, um balcão e um armário, com gaveta, com chaves.

A secretária deve manter um trabalho eficiente, dinâmico e racional, capaz de fornecer, no mínimo espaço de tempo, qualquer informação ou documento solicitado. Precisamos de “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”; pastas para leis, portarias, circulares, decretos, correspondências, etc., tudo classificado, distribuído, arquivado de acordo com o assunto, em pastas separadas, mas de fácil acesso.

Deve-se ter o cuidado máximo de repor, ao seu lugar, todo e qualquer documento ou pasta retirado para consulta.

Cada papel antes de ser arquivado no lugar que lhe convém, deve ser cuidadosamente examinado à fim de verificar se não há rasura, falsificação ou omissão de dados. Pode-se deparar com irregularidades na vida escolar, oriundas de outras escolas e tais situações são previstas no nosso dia-a-dia, mas que encontram soluções amparadas em lei, para a qual deve-se recorrer, regularizando a situação.

Atribuições do cargo de secretária escolar

1. Coordenar e executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria;
2. Organizar e manter em dia o protocolo, o arquivo escolar, O SERIE/ESCOLA e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, em qualquer época, a verificação da :

a) Identidade e regularidade da vida escolar do aluno;
b) Autenticidade dos documentos escolares.

3. Organizar e manter em dia a coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais documentos;
4. Redigir a correspondência que lhe for confiada, lavrar atas e termos, nos livros próprios;
5. Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor;
6. Elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores;
7. Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
8. Coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, transferência, adaptação e conclusão de curso;
9. Zelar pelo uso adequado e conservação dos bens materiais distribuídos à Secretaria;
10. Manter sigilo sobre assuntos pertinentes ao serviço.;
11. Responder ao Censo Escolar Anual, seja de forma tradicional ( caderno ), digitalizada ( Projeto Presença – PAC/MEC ) ou geração de arquivo digital em sistema de gestão escolar e envio para o Censo Escolar.

Para a boa execução de suas atividades cotidianas, a secretária escolar deve:

1. Organizar os arquivos com racionalidade, garantindo a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional. Ter atualizadas as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às atividades da escola.
2. Conservar o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar. Oferecer visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.
3. Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos, observando a transcrição fiel dos documentos originais – documento legível sem rasuras e incorreções.
4. Examinar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário, bem como, acompanhar e fornecer todas as informações necessárias a Supervisora da Diretoria de Ensino, quando se sua visita à unidade escolar.
5. Informar e preencher as informações do sistema PRODESP, GDAE e o EDUCACENSO, zelando pela fidedignidade das informações e pelo cumprimento dos prazos estabelecidos.
6. Lavrar atas de resultados finais e de outros processo de avaliação.

A secretária escolar, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.

Atualmente, o profissional da Secretaria Escolar deve estar preparado para a utilização das novas tecnologias da informação e da comunicação, saber trabalhar com um sistema de gestão escolar, portais online e aplicativos escolares.

É, também de suma importância estar sempre se atualizando através de cursos, palestras, seminários etc., para o bom desempenho de suas atividades.

Lembre-se de que a secretaria escolar é parte fundamental da engrenagem educacional, já que o primeiro contato que os pais fazem com a escola é feito pessoalmente ou através de telefonemas atendidos pela Secretária da escola.

Caberá a você, “encantar” os pais (clientes) e isto significa conquistar o respeito e a credibilidade do seu cliente.

Fontes:

https://www.portaleducacao.com.br

http://www.pmf.sc.gov.br

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