Nota fiscal de serviço educacional: Como e quando emitir?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) tem o objetivo de materializar os fatos geradores do ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, através do controle digital dos valores sujeitos à tributação do ISSQN. A emissão da NFS-e acarretará recolhimentos de tributos pertinentes ao regime tributário em que cada escola se enquadra e dimensionará o seu faturamento bruto.

O fato gerador da emissão da Nota Fiscal é a prestação de serviço, portanto, deve ser emitida mensalmente, independente se houve o recebimento dos valores.  A Nota Fiscal não vale como recibo.

Toda instituição de ensino é uma empresa que tem como finalidade a prestação de serviços educacionais e está relacionada com a emissão da nota fiscal de serviços prestados emitidas no site da prefeitura de cada município e deve ser por emissão eletrônica (na maioria dos municípios).

Quando emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

As matrículas recebidas no final do ano representam receitas efetivas para o financeiro das escolas mas não devem ser tributadas neste momento já que o fato gerador da emissão da nota fiscal é a prestação de serviço e os serviços educacionais ainda não foram prestados (regime de competência).

A emissão da nota fiscal deve ser feita apenas no ano seguinte e pode até ser rateados entre os 12 meses do ano (de acordo com o controle financeiro).

Para as escolas que optaram pelo regime de caixa a tributação acontecerá no ano corrente, conforme o financeiro, porém, a emissão das notas fiscais não se modifica.

O controle das antecipações das receitas deve ser feito pelo financeiro nas escolas. A contabilização dos valores recebidos deve ser realizada de acordo com as demonstrações financeiras.

A escola pode escolher antecipar o pagamento do imposto e emitir as notas fiscais no próprio mês do recebimento, pois assim facilita o controle financeiro. Esta orientação serve também para anuidades que são pagas à vista.

As escolas devem levar em conta que a NFS-e é:

• O único documento que comprova a prestação de serviços;
• O único documento que comprova a receita financeira;
• O único documento que comprova a legalidade da prestação do serviço em caso de cobrança judicial.

Todo o valor que entra no movimento financeiro (caixa e bancos) deve ser comprovado através da emissão da nota fiscal

Como emitir a NFS-e

A nota fiscal de serviço deve ser emitida mensalmente, através do site da prefeitura do município de sua cidade ou fazendo uso de um sistema de gestão escolar, sua geração é individual para cada aluno e deve conter todos os dados do responsável financeiro.

A descrição dos serviços prestados deve obrigatoriamente conter as informações:

• Nota fiscal referente aos serviços educacionais;
• Valor aproximado dos tributos XX,XX % – R$ X,XX (Valor do tributo conforme a alíquota)
• Conforme lei XXXXX Fonte YYYYY (Verificar junto ao contador da escola)

A escola não pode incluir venda de produtos (uniformes, livros didáticos, materiais didáticos, lanches e refeições e etc.) na emissão da nota fiscal de serviços.

Quando e como emitir a nota fiscal de venda de mercadoria

No caso de emissão de nota fiscal de vendas dos produtos, pode-se optar por uma das opções:

1. Abertura de uma empresa com atividade específica de venda dos produtos específicos (Uniformes, livros didáticos, materiais didáticos, lanches e refeições, etc);
2. Inclusão da atividade de VENDA no contrato social da escola registrado junto ao orgão competente para inscrição estadual;
3. Inclusão dos produtos no preço da prestação de serviços incluindo a venda dos mesmos no contrato de prestação de serviços.

Questão tributária – a atividade de venda de produtos tem uma tributação menor do que a atividade de serviços, portanto não é tão interessante incluir os produtos no preço dos serviços. Consulte seu contador para orientação sobre o melhor cenário.

O uso do Certificado Digital

Para a emissão de uma nota fiscal de serviço educacional, antes de tudo, é preciso obter um Certificado Digital, que pode ser adquirido através de empresas ligadas ao governo e uma autorização da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) onde a empresa está localizada.

Após a aquisição do certificado digital e da autorização da SEFAZ, o ideal é que a escola faça uso de um bom software de gestão escolar, que permitirá a gestão completa dos serviços prestados e a emissão da NFS-e de forma automática.

Apesar de quase todas as prefeituras disponibilizarem um sistema para digitação das notas fiscais de serviço, o trabalho é manual e dependendo do número de notas a serem emitidas muito tempo é despendido para essa atividade. O momento é de apostar em soluções que facilitam a sua vida e automatizam as suas atividades.

A necessidade do certificado digital dependerá exclusivamente de sua prefeitura. Caso a sua cidade exija o certificado para emitir NFS-e, que é a maioria dos casos, será necessário o modelo de certificado A1. Muitas vezes a prefeitura não pede o certificado modelo A1 para emissão manual no site da prefeitura, mas o certificado é necessário para emissão automática através do sistema de gestão escolar.

Diferenças entre a NF-e a NFS-e

No caso da NF-e, a relação é com a Secretaria Estadual da Fazenda, para qual o contribuinte encaminha todos os arquivos eletrônicos para autorização. Nesse caso, já existe um modelo padrão que todos os estados devem seguir, o que facilita todo o processo de implantação, tanto para empresas que desenvolvem o software quanto para contribuintes.

No caso da NFS-e a questão é bem diferente. A comunicação é com a prefeitura e daí já não há um modelo padrão adotado para ser seguido, o que dificulta bastante.

Existem alguns modelos, mas que são apenas conceituais, uma vez que cada município possui suas particularidades, gerando diferentes padrões técnicos de integração. Toda essa diferenciação acaba gerando uma “enorme” dor de cabeça para desenvolvedores de software e contribuintes, que ficam um pouco confusos com a falta de um modelo padrão, tendo de se adaptar as exigências particulares de cada prefeitura.

Vantagens da utilização de um sistema de gestão escolar para emissão das NFS-e

Dentre as vantagens de emissão da nota fiscal por um sistema de gestão escolar, podemos citar:

• O contribuinte pode emitir a nota fiscal em qualquer lugar e hora, desde que tenha acesso à Internet;
• Não é preciso manter cópias de notas fiscais ou talões;
• A segurança da informação é garantida, uma vez que, através do uso do certificado digital, evita que haja o extravio e falsificações, além de estar certificando a veracidade das informações e a confiabilidade por parte do emissor e de quem irá receber a nota fiscal;
• Não exige a impressão imediata, já que a NFS-e poderá ser enviada por email e de forma automática.

Visando melhorar a comunicação do sistema de gestão escolar Delta SGE com as prefeituras de forma a agilizar o processo para emissão das NFS-e pelas instituições de ensino, a Delta Software firmou parceria com a eNotas, permitindo que os nossos clientes emitam as suas notas fiscais de serviço por meio do nosso software educacional de forma 100% automática e prática.

Tags: NFS-e | NFS-e Escolar