Entenda a diferença entre custos, gastos e despesas na escola

A gestão financeira de uma instituição de ensino não é uma tarefa fácil, é preciso muito cuidado com diversas informações, quantias, preços e valores, pois um simples erro na contabilidade de custos pode significar um prejuízo futuro enorme, já que a instituição de ensino por força da lei, não pode reajustar as mensalidades durante o ano letivo.

Para que a gestão financeira da instituição de ensino seja feita de forma correta e precisa, é bom que se conheça bem as diferenças entre custos, gastos e despesas. E mais, é preciso ainda entender os conceitos de investimentos, perdas e desperdícios. É sobre isso que vamos falar no artigo de hoje, confira!

Fazendo a classificação correta

Conhecer e saber diferenciar os custos, gastos, despesas, investimentos, perdas e desperdícios de uma instituição de ensino se faz importante para o bom andamento do negócio e a saúde financeira do caixa.

A princípio, para uma pessoa com pouco conhecimento no assunto, esses itens podem sugerir a mesma coisa, mas não é bem assim: cada um desses itens representa uma modalidade diferente nos balanços da instituição, com as próprias normas contábeis os classificando de maneira distinta.

Com isso, ao se entender melhor e realizar uma apuração correta entre todos eles, é possível analisar, por exemplo, como é composto o valor daquilo que a instituição de ensino oferece como serviço. É esse tipo de análise que nos dirá se um serviço que está sendo prestado vale a pena ou não, se tal modelo de negócio funcionará ou não e quais são os itens que precisam ser melhorados para que a instituição de ensino seja mais eficiente.

Vamos nos aprofundar a partir de agora em cada um dos itens.

Definição de gastos na instituição de ensino

Começaremos pela definição de gastos por se tratar de um conceito extremamente amplo, pois todos os bens e serviços adquiridos por uma instituição são considerados como “gastos” em algum momento de sua existência. Sendo assim, existem gastos com a mão de obra, material didático, que no decorrer do processo podem se transformar em custos, despesas ou investimentos.

Porém, se alguma quantia for destinada pela instituição para cobrir alguma atividade inesperada, ou para completar algum custo ou despesa que passou daquilo já foi previamente planejado, tal item é considerado como gasto. São os valores que não estão previstos no orçamento, mas que é preciso gastar para garantir a continuação das atividades. Como o gasto tem natureza imprevisível, ele não pode ser repassado para o cliente no preço do serviço. Portanto, a existência de gasto vai sempre significar prejuízo para a instituição de ensino.

Definição de despesas

As despesas englobam todos os valores despendidos pela instituição para manter a manutenção de estrutura mínima e o funcionamento de suas atividades. Normalmente, despesa é tudo aquilo investido nas operações de prestação de serviço, nos setores administrativo, secretaria, recursos humanos, marketing, entre outros.

Portanto, as despesas são um tipo de investimento que não têm ligação direta com a atividade central da instituição, como a oferta de serviços. Porém, mesmo não contribuindo diretamente pela geração de novos serviços a serem comercializados, as despesas desempenham um papel importante e certamente o seu uso pode ter influência no aumento da receita da instituição.

As despesas podem ser classificadas em fixas ou variáveis:

Despesas Fixas: é todo tipo de despesa que não varia de acordo o volume do serviço prestado pela instituição, como estruturas físicas, mobiliário, material de escritório, entre outros.

Despesas Variáveis: é todo tipo de despesa que irá variar proporcionalmente de acordo com volume dos itens de serviço prestado ou vendido pela instituição.

Custos

Custo é todo e qualquer valor aplicado no momento da oferta de serviços da instituição de ensino, como mão de obra, insumos, material escolar, além da quantia despendida com energia elétrica, manutenção, depreciação de máquinas e equipamentos, materiais de limpeza e conservação, entre outros.

Ele representa todo capital aplicado diretamente nos fatores de produção necessários para a atividade central da escola. É um item fundamental ao cotidiano de qualquer negócio, pois é através de tudo o que é contabilizado como custo que a instituição consegue operar. Logo, para aumentar a quantidade de serviços ofertados, normalmente é preciso aumentar o custo da instituição.

Os custos podem ser classificados em:

Diretos: todo tipo de investimento que é diretamente ligado ao serviço oferecido pela instituição, mão de obra, material didático, entre outros. São os mais fáceis de identificar.

Indiretos: tipos de investimentos ligado aos serviços oferecidos, porém de forma indireta. São itens como manutenção, limpeza, almoxarifado, logística, energia elétrica, alimentação e todos os demais gastos que não incidem diretamente sobre o serviço prestado em si.

É importante lembrar que todo custo é contabilizado inicialmente pela instituição como gasto. Entretanto, esse gasto se transformará em custo no momento de sua utilização. Por exemplo: o material didático adquirido foi um dinheiro inicialmente contado como gasto, e assim permaneceu durante o período que ficou guardado. Porém, no momento em que ele for usado para a prestação do serviço educacional, se torna parte integrante deste e passa a ser considerado como custo do mesmo.

Com isso, podemos explicar também o “preço de custo”, ou seja, o valor mínimo que a instituição paga para prestar o serviço educacional. Se a instituição promover a matrícula a preço de custo, logo ela não terá nenhum lucro. Será com base nesse preço do custo que a instituição calculará o valor da mensalidade do serviço, sendo a diferença entre os dois, obviamente, o lucro bruto.

Investimentos na escola

Investimento é todo dinheiro despendido na expectativa de aumentar os ganhos da instituição no futuro. É o caso, por exemplo, de investimentos em infraestrutura, que embora custosos, podem aumentar a disponibilidade do número de vagas.

É importante entender que qualquer investimento irá gerar altos custos iniciais ao negócio e seu objetivo é recuperar esse dinheiro em médio ou longo prazo através da captação de novos alunos. Com o passar do tempo, além de se pagar, o investimento passa a gerar lucros maiores que os obtidos antes dele.

Trata-se de um valor que requer cuidado e precisa ser amplamente estudado e preparado para evitar que se torne um gasto desnecessário ao negócio, o que pode gerar dívidas inesperadas e desnecessárias.

Perdas

As perdas são os valores despendidos em eventos ocasionais e anormais, e que não irão proporcionar retorno algum à instituição. Em geral, não é possível prever esses eventos, e embora seja possível prevenir, por vezes, a precaução acaba não sendo o bastante.

Incêndios, acidentes, inundações e fatos desse tipo, são perdas impossíveis de prever, mas que custam milhares de reais para que o problema seja minimizado, resolvido e para que a instituição volte às suas atividades normais.

Além disso, furtos e roubos também fazem parte das perdas. Assim como nos eventos citados anteriormente, é muito difícil prever, mas existem maneiras de evitar essa perda financeira.

Desperdício

Por fim, o desperdício é um recurso utilizado sem que se agregue valor ao serviço prestado, e por consequência, para o discente. Em geral, são materiais, energia elétrica, telefone, água, papel ou tempo usados além do necessário ou de forma indevida e que acabam por aumentar os gastos da instituição.

É importante que neste processo de controle de gastos, despesas, custos, investimento e desperdício, tenha-se a mão um sistema de gestão escolar, que permita o controle total sobre as operações financeiras da instituição, desde a sua geração, movimentação e consequente baixa.

O acompanhamento através de relatórios gerenciais financeiros permite que o gestor tenha sempre a informação atualizada, classificada e possa tomar a melhor decisão.

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