Controle financeiro nas instituições de ensino: dicas e ferramentas.

O controle financeiro nas instituições de ensino é uma necessidade primordial para que se mantenha o caixa sempre saudável. Similar à forma que você cuida de seu coração, deve cuidar dos resultados gerados pela sua escola. Da mesma forma que você realiza (ou deveria realizar) check-ups regularmente, você precisa monitorar os seus números, corrigindo o que não vai bem e aprimorando o que vai. Em outras palavras, para que esse coração tenha vida longa e saudável, você precisa do melhor controle financeiro que for capaz de administrar.

É sabido que ter um controle financeiro eficiente demanda cuidados especiais. O gestor educacional muitas vezes acumula uma infinidade de tarefas e as vezes não dá a devida atenção à gestão financeira, o que pode ocasionar situações futuras indesejáveis.

Reunimos aqui algumas dicas que fundamentam uma boa gestão financeira, acompanhe agora:

Tenha um planejamento financeiro eficiente

Planejamento é o melhor caminho para se começar bem. Sabe aquela planilha de gastos pessoais que você atualiza sempre? Então, é preponderante ter um controle que mostre todas as despesas fixas da sua instituição de ensino. Assim, você poderá programar quais serão os gastos de um período específico e quais as entradas de capital.

Dividir para controlar e organizar

Organizou sua planilha e fez o planejamento? Hora de separar o controle financeiro educacional por áreas, para que você consiga visualizá-las melhor.

Controle de caixa – deve ser a sua maior prioridade. Aqui você registra a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela instituição diariamente, ou seja, sua própria história.

Controle de bancos – aqui, você monitorar as entradas e saídas de valores na conta bancária da sua instituição. Isso permite o acompanhamento atualizado do seu saldo.

Controle de contas a receber – com ele, você estará sempre informado sobre:

• Montante dos valores a receber;
• Contas vencidas e a vencer;
• Clientes com atrasos nos pagamentos;
• Como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar – permite que você se mantenha informado a respeito de:

• Vencimento dos compromissos;
• Como estabelecer prioridades de pagamento;
• Montante dos valores a pagar.

Fluxo de caixa – trata-se da projeção das entradas e das saídas de recursos financeiros da instituição em um período determinado. O objetivo aqui é prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Tenha o controle de todos os gastos

Para o controle financeiro na instituição funcionar, o gestor deve ser implacável. De um café a uma passagem comprada em caráter de emergência, nada deve passar batido.

Porque você só conseguirá crescer se sua instituição receber mais do que gastar. Dessa forma, é preciso manter punho firme no controle tanto de gastos fixos quanto de gastos variáveis, e fazer uma análise diária do fluxo de caixa, de forma que sempre existam recursos para honrar seus compromissos.

Tenha como meta o pagamento de suas contas em dia

Uma das melhores maneiras de evitar gastos sem necessidade (juros e multas) é procurar pagar as despesas em dia. Assim, você precisa ter sempre o fluxo de caixa da escola atualizado, para poder garantir o pagamento das contas sem atrasos.

Faça antecipação de pagamentos que ofereçam descontos vantajosos

É sempre inteligente verificar se há contas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. O pagamento antecipado, além de gerar economia de recursos, faz com que sua instituição conquiste crédito e boa imagem perante os seus fornecedores.

Negocie com seus credores

Com todas as informações organizadas e a análise de relatórios feita, você já terá um bom controle financeiro educacional. Até para prever se haverá um momento em que o fluxo de caixa da escola não conseguirá pagar suas dívidas.

E para evitar problemas com os fornecedores e evitar o acúmulo de juros, você pode negociar a mudança nos prazos para pagamentos de determinadas contas. Assim, evita tomar empréstimos e se endividar ainda mais.

Com um bom controle financeiro, tendo na ponta do lápis as entradas e as saídas, todos os compromissos podem ser quitados em dia e ainda haverá sobra de capital para ser reinvestido na escola.

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