15 dicas de como reduzir os custos na escola e suas estratégias

Reduzir os custos na escola, assim como em qualquer outro tipo de empresa, é uma das estratégias de gestão para melhorar as finanças. Não que os serviços irão perder em qualidade, mas pelo contrário, esse planejamento é que vai garantir que a escola atinja seus objetivos e mantenha o controle financeiro saudável.

É comum em tempos de crise, as escolas se concentrarem na redução de custos, mas nem sempre a demissão de um funcionário, corte de serviços, produtos são as melhores soluções, é importante se ter estudo de casos e pontuar seus impactos.

As vezes até pequenos investimentos podem colaborar para reduzir os custos na escola, além de agilizar o trabalho em alguns setores. Uma gestão escolar eficiente deve trabalhar em várias frentes, mas sem nunca perder o foco no aluno.

Mesmo que tudo esteja correndo bem durante o ano letivo, o gestor escolar precisar prestar atenção nos processos que podem ser otimizados, como por exemplo: situação financeira, administrativa, acadêmica e também a realização de uma planejamento e acompanhamento através de relatórios as métricas e indicadores da instituição.

Uma gestão de custos eficiente inclui o estabelecimento de metas, cuidados com a inadimplência e gerenciamento de gastos.

Veja neste post algumas estratégias para reduzir os custos da escola e analise quais delas melhor se encaixam à realidade da sua instituição de ensino.

1 – Faça um planejamento orçamentário

Na hora de fazer um planejamento orçamentário e pedagógico, deve-se ficar atento aos aspectos relevantes que podem afetar a rotina financeira, a metodologia e a dinâmica pedagógica da escola.

Por exemplo, pode-se analisar se a quantidade de horas-aula não está sendo superior ao exigido pela legislação, visto que qualquer acréscimo significa um aumento no custo direto, como folha de pagamento, e indireto, como os encargos.

Além disso, várias vezes nota-se que há cargos demais e atividades que não têm nenhuma relação direta com os modelos exigidos pelos pais e alunos. Um planejamento coerente com o horário também é essencial, para evitar “janelas” entre as aulas, já que o professor fica à disposição da escola e geralmente os dissídios coletivos obrigam o pagamento dessas horas.

Já o planejamento orçamentário deve considerar novas práticas mais sustentáveis e engajadoras, que otimizem o uso de recursos e retenham profissionais, contribuindo para reduzir os custos na escola.

2 – Economize água

Comece um plano de gestão escolar pelo básico. A água é um exemplo. Poupar esse recurso auxilia o meio ambiente, além de gerar economia na conta de água. Por isso, troque as válvulas das descargas por caixa acoplada, pois os resultados na economia virão no decorrer do tempo. A divulgação de material de conscientização aos alunos e funcionários também auxilia nessa etapa.

A troca das descargas de válvulas por modelos de vaso sanitário com caixa acoplada é um investimento que compensa no longo prazo. Outra estratégia é substituir as torneiras convencionais por automáticas, que reduzem o gasto de água em até 70%, contribuindo para reduzir os custos na escola. Se não for possível fazer essa troca, vale a pena investir na conscientização dos alunos, para que não deixem torneiras abertas.

É importante também que você identifique todos os pontos em que possam estar ocorrendo vazamentos, reparando os encanamentos, por exemplo. Projetar um meio de canalizar a água da chuva e armazená-la também é uma opção interessante.

3 – Reduza os gastos com energia elétrica

O mesmo vale para a economia de energia elétrica. Em seu plano de gestão escolar, inclua a redução de lâmpadas acesas, realização de mais atividades ao ar livre para aproveitar a luz solar, adoção de lâmpadas de LED (as quais são mais econômicas e eficientes) e, pensando em investimento, você pode incluir a instalação de painéis solares.

Para a escola que utiliza ar-condicionado em suas salas, é imprescindível que portas e janelas sejam certificadas que estão fechadas. É interessante que os professores incentivem os alunos a realizarem atividades fora de sala, a fim de que as luzes fiquem apagadas por mais tempo, como também outros utensílios eletrônicos.

Faça um planejamento e organize-se para implementar as novas medidas.

4 – Faça orçamentos e pesquise preços com várias empresas

Ao comprar itens de escritório, por exemplo, pesquise. Diversas lojas possuem promoções. Então, consulte sites e aplicativos para saber das ofertas e faça orçamentos com os diversos fornecedores para encontrar o mais barato.

Se você ainda precisa imprimir muitos documentos, não contrate a primeira gráfica que buscar. Tenha cautela. Pode-se reduzir os custos na escola investindo o tempo na verificação de cada uma das opções, estabeleça contato com os responsáveis pelo orçamento, busque descontos por quantidade, veja a qualidade da impressão.

Nem sempre uma gráfica que cobra menos pelos produtos entrega menos qualidade. Às vezes, ela possui flexibilidade com fornecedores ou incorpora técnicas menos custosas nas suas operações, mas não por isso o material terá menos qualidade. O jeito é pesquisar todas as alternativas possíveis e negociar.

5 – Faça uso de um bom software de gestão escolar

Em relação à tecnologia, ela é determinante para que o financeiro escolar fique organizado. Com o auxílio dela, você e sua equipe podem fazer uma análise de custos mais profunda, cruzando dados e informações dos últimos anos a fim de descobrir quais são os principais gastos e possibilidades de cortes.

A partir disso, o plano de gestão escolar servirá para traçar metas de redução. Por exemplo: reduzir X reais nas contas de água e luz nos próximos dois meses. A equipe poderá ajudar, e muito, nessa gestão, afinal, os colaboradores estão tão presentes na escola quanto você. Dessa maneira, a conscientização coletiva auxilia para que a economia e redução de custos faça parte da cultura da instituição. A análise periódica dos gastos também é importante para a economia, de preferência mensal.

6 – Controle e monitore a inadimplência escolar

Em época de crescente crise no Brasil, muitas vezes um dos gastos que podem ser pagos com atraso pelas famílias é a mensalidade escolar. Isso ocorre também pelo fato de que o serviço prestado pela escola não pode ser suspenso, o que é assegurado por lei, e normalmente é aberta negociação na ocasião de rematrícula nesses casos.

Sendo assim, é interessante enviar o boleto por e-mail, além da sua versão impressa. Um registro do histórico de ligações também é considerável, para que todos tenham acessibilidade ao resumo do que foi dialogado e acordado entre as partes.

Se houver algum atraso, você pode programar uma mensagem pedindo que o responsável cheque o pagamento.

Um software de gestão escolar é uma ótima ferramenta para ter controle da inadimplência e reduzir os custos na escola. Além de permitir a programação de e-mails e mensagens de lembretes e cobranças, também fornece o espaço do aluno, em que o responsável financeiro pode ter acesso ao boleto devidamente atualizado se houver possíveis atrasos.

No tocante aos bolsistas, uma dica é sempre disponibilizar bolsas condicionais, ou seja, o desconto só é válido para os pagamentos realizados até a data de vencimento. Isso faz com que sua escola consiga a receita dos bolsistas quase sempre em dia, já que, no caso de quitações que estão atrasadas, o valor total do título deve ser liquidado.

Um software escolar que realize o controle das bolsas condicionais, como também dos abatimentos por antecipação, é essencial para não se perder em meio a tantos títulos e não necessite retrabalhos como a conciliação bancária.

7 – Tenha uma estratégia de cobrança bancária

Caso você tenha uma escola de pequeno porte e receba os valores no seu próprio ambiente de trabalho, é possível economizar bastante, já que, nesses casos, não há custos com títulos bancários.

Agora, se você já utiliza a cobrança via boleto, ou está considerando usar, mas grande parte dos pais efetua o pagamento na escola, uma maneira de reduzir custos da administração escolar seria receber os valores sempre por essa via.

Além disso, pode-se dar a opção para o responsável optar se o pagamento será na escola ou em banco, fornecendo boleto apenas para aqueles que fazem questão de pagar na rede bancária.

Outra dica é emitir todos os serviços escolares em apenas um boleto, economizando as tarifas de registro e/ou baixa de diversos títulos. Também é viável agrupar os boletos de alunos de uma mesma família. Normalmente, você pode optar por quais responsáveis financeiros juntar e tudo fica bem fácil com um software de gestão escolar.

8 – Controle melhor os gastos indiretos

Agora vamos pensar por uma outra perspectiva. A gestão do financeiro escolar também inclui gerenciar o tempo usado em cada tarefa. Portanto, trata-se de gastos indiretos, aqueles que vão além dos materiais usados ou contas a pagar.

Dessa maneira, você pode adotar métodos tecnológicos para otimizar a rotina dos funcionários e as suas ações também. Por exemplo: mecanismos que facilitam o lançamento de notas, registros de faltas, de atividades realizadas, autorizações, uso de salas, equipamentos, comunicação entre professores e diretores, enfim.

A organização do financeiro escolar é um processo, portanto, não queira atropelar as etapas. Parta do básico e evolua os métodos para que sejam efetivos e contribuam para reduzir os custos na escola.

9 – Economize papel

A gestão financeira escolar pode ser trabalhosa, mas traz vantagens que refletem nas contas de início do mês. Outra ideia inteligente, que alia modernização e economia, é deixar a impressão de provas e testes de lado. Pode-se usar tablets, notebooks, apps ou substituir as atividades por ações práticas e orais.

Sabe aqueles informativos e comunicados que são encaminhados aos pais, alunos, professores e funcionários? Você pode aproveitar a internet e encaminhar tudo por e-mail ou enviar a informação via aplicativo escolar. É muito mais prático e você ainda economiza muito papel, além de ajudar o meio ambiente.

Outra solução também é fazer com que alguns deveres de casa possam ser encaminhados por e-mail. Por exemplo, um texto ou mesmo um exercício de múltipla escolha em formato digital. Hoje em dia existem diversos recursos na rede que permitem fazer isso sem um custo elevado.

10 – Mantenha o engajamento dos colaboradores

Engajar as pessoas que trabalham na sua escola é um excepcional modo de economizar. Para isso, é muito importante que os funcionários estejam satisfeitos no ambiente de trabalho, pois, toda vez que um novo colaborador entra para o quadro de funcionários, é normal que outras pessoas da equipe precisem parar mais vezes as atividades para explicar como tudo é feito, gerando atraso na produtividade e no serviço. Além do mais, será preciso refazer muitos treinamentos para esse único funcionário. Com isso, você acaba tendo custos desnecessários.

Por isso, é importante manter a equipe engajada, lançando desafios que desenvolvam novas habilidades e que gerem evolução na qualificação profissional. Também é preciso considerar estratégias de reconhecimento das conquistas da equipe para mantê-la com brilho nos olhos, estimular e manter a criatividade e as contribuições do seu time para tornar sua escola mais competitiva.

O uso da tecnologia é fundamental, um software de gestão escolar facilita o trabalho, exigindo menos acompanhamento por outras pessoas e agilizando a rotina administrativa, deixando os profissionais com um tempo a mais para pensar na gestão e metodologia pedagógica.

11 – Comunique-se de forma sustentável

Toda escola precisa ter um excelente canal de comunicação para entrar em contato com pais, fornecedores, alunos, entre outros. Hoje em dia há alternativas para que isso não signifique uma conta de telefone enorme.

Há diversos pacotes que as operadoras costumam fazer e com um custo-benefício muito bom. Você pode contratar um determinado valor por quantidade de minutos ou levar em conta outras questões para contratar o seu plano.

Além disso, há opções de videoconferências via internet, pelo Skype, por exemplo, e outros recursos tecnológicos similares que facilitam esse processo.

12 – Tenha linhas de diferentes operadoras

Muitas vezes, o contato telefônico é necessário e este sempre gera gastos! Se você tiver um chip de cada operadora e conseguir identificar de qual empresa é o número que você pretende ligar, certamente o preço da ligação será bem menor. Quer uma boa dica? Use o site “qualoperadora.info” para descobrir em qual empresa o número para o qual você quer discar está registrado. Além de identificar o número com a informação oficial, ele também mostra a região ou cidade do número pesquisado, seja celular, fixo ou rádio.

13 – Use mais o Skype ou Whatsapp

Desde que o Skype e o Whatsapp apareceram, as ligações via telefone ficaram mais escassas entre as empresas. O motivo principal da adoção dessas ferramentas é seu caráter gratuito.

Imagine quanto você economizaria em ligações se utilizasse estes meios de comunicação? É claro que nem sempre os pais dos alunos estarão disponíveis para atender ligações deste tipo, mas é uma boa tentativa para aliviar os custos das ligações telefônicas e impressão de documentos.

Atenção! A utilização do Skype ou do Whatsapp não serve para substituir os outros meios, mas sim para complementar e entregar mais resultados na comunicação.

14 – Utilize um aplicativo escolar

Atualmente, os aplicativos escolares têm sido “o pulo do gato” nos mais diversos estabelecimentos de ensino. Eles colaboram com a comunicação escola-cliente e possibilitam ações de marketing muito mais efetivas.

Nunca esqueça que a sua escola também é uma empresa e, como seu papel fundamental é educar, precisa estar alinhada com as novidades tecnológicas do mercado! Isto quer dizer que a utilização do aplicativo escolar pode ser muito útil para manter uma boa comunicação com a família dos alunos.

Através de um aplicativo sua instituição pode enviar comunicados aos pais e alunos de forma simples e segura, solicitar que eles confirmem a participação nas reuniões e atividades da escola, informar sobre notas, ocorrências disciplinares, datas de provas e tarefas de casa de seus filhos e muito mais. E o melhor: gastando muito pouco!

15 – Elimine o desperdício com o tempo

Eliminar desperdícios é talvez a melhor maneira para redução de custos. As pessoas sempre pensam em reduzir o desperdício de energia elétrica ou das matérias-primas, mas muitas vezes se esquecem do maior desperdício que podemos ter: o de tempo.

As horas que um especialista passa preenchendo infindáveis planilhas, ou elaborando relatórios inúteis, custam muito caro às organizações.

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