Controle financeiro na escola: dicas e ferramentas para uma gestão saudável

Esse é um dos maiores desafios para qualquer instituição, onde as demandas mais importantes, como o controle financeiro por exemplo, perca-se no meio de tantas outras.

Colocamos aqui algumas dicas fundamentais sobre o assunto e importantes para todos os tamanhos de instituições:

1 – Quais os elementos fundamentais para uma boa gestão financeira?

Existem algumas características comuns à qualquer modelo de gestão financeira responsável. Entre eles estão:

• ter o controle das receitas da instituição;
• conhecer não só os principais concorrentes no seu setor, mas também a sua sazonalidade;
• controlar os investimentos realizados, através de acompanhamento contínuo;
• possuir metas de crescimento;
• conhecer os principais custos da sua operação, identificando áreas passíveis de cortes ou reformulações em prol do equilíbrio financeiro da instituição.

Com alguns poucos passos é possível estabelecer esse modelo de gestão financeira de sucesso na sua escola.

2. Elabore um planejamento financeiro

Planejamento sempre é o caminho para começar bem. Sabe aquela planilha de gastos pessoais que você atualiza sempre? Então, é indispensável ter uma que mostre todas as despesas fixas da sua instituição de ensino. Assim, você poderá programar quais serão os gastos de um período específico e quais as entradas de capital.

Um bom sistema de gestão escolar auxilia o gestor neste processo, através de ferramentas que promovem a desburocratização, otimização e automatização das tarefas.

3. Divida e organize melhor

É importante separar o controle financeiro da instituição por áreas, para que o gestor consiga visualizá-las melhor:

Controle de caixa (Tesouraria e Administração) – deve ser a sua maior prioridade. Aqui você registra a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela escola diariamente, ou seja, sua própria história.

Controle de bancos – aqui, o gestor monitora as entradas e saídas de valores na conta bancária da sua instituição. Isso permite o acompanhamento atualizado do seu saldo.

Controle de contas a receber – com ele, o gestor fica sempre bem informado sobre:

– Montante dos valores a receber;
– Contas vencidas e a vencer;
– Clientes com atrasos nos pagamentos;
– Como programar suas cobranças.

Controle de contas a pagar – permite que você se mantenha informado a respeito de:

– Vencimento dos compromissos;
– Como estabelecer prioridades de pagamento;
– Montante dos valores a pagar.

Fluxo de caixa – trata-se da projeção das entradas e das saídas de recursos financeiros em determinado período. O objetivo aqui é prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

4. Tenha o controle absoluto de todos os gastos

Para o controle financeiro da instituição funcionar, o gestor precisa ser implacável. De um café a uma passagem comprada em caráter de emergência, nada deve passar batido.

Porque você só conseguirá crescer se sua escola receber mais do que gastar. Dessa forma, é preciso manter pulso firme no controle tanto de gastos fixos quanto de gastos variáveis, e fazer uma análise diária do fluxo de caixa, de forma que sempre existam recursos para honrar seus compromissos.

5. Pague as contas da escola em dia

Uma das melhores maneiras de evitar gastos sem necessidade (juros e multas) é procurar pagar as despesas em dia. Assim, você precisa ter sempre o fluxo de caixa da empresa atualizado, para poder garantir o pagamento das contas sem atrasos.

6. Antecipe pagamentos que ofereçam desconto

É sempre inteligente verificar se há contas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. O pagamento antecipado, além de gerar economia de recursos, faz com que sua instituição conquiste crédito e boa imagem perante os seus fornecedores.

7. Negocie com seus credores

Com todas as informações organizadas e a análise de relatórios feita, você já terá um bom controle financeiro. Até para prever se haverá um momento em que o fluxo de caixa da empresa não conseguirá pagar suas dívidas.

E para evitar problemas com os fornecedores e evitar o acúmulo de juros, você pode negociar a mudança nos prazos para pagamentos de determinadas contas. Assim, evita tomar empréstimos e se endividar ainda mais.

Com um bom controle financeiro, tendo na ponta do lápis as entradas e as saídas, todos os compromissos podem ser quitados em dia e ainda haverá sobra de capital para ser reinvestido na empresa.

8. Utilize um sistema de gestão escolar

Para garantir um bom acompanhamento e controle das finanças da sua instituição, é essencial que se faça uso de um bom sistema de gestão escolar.

Além de melhor controle da área financeira, um sistema de gestão escolar pode oferecer outras vantagens:

1. Controle total sobre operações financeiras, desde a sua criação, movimentação e baixa. Relatórios gerenciais que facilitam ao gestor a tomada de decisões;
2. Diminuição da inadimplência, com o controle efetivo da carteira de recebimentos;
3. Permitir o acompanhamento por pais e responsáveis da ficha financeira completa do aluno, com acesso à informações de títulos pagos, a vencer e em atraso, via portal aluno online ou aplicativo escolar e, ainda receber notificações automáticas sobre títulos vencidos e a vencer.
4. Registro, baixa e acompanhamento do contas a pagar e relatórios gerenciais sintéticos e analíticos.
5. Acompanhamento do fluxo de caixa, disponibilidades imediatas e futuras no contas a receber, descontos concedidos, faturamento por turma e séries, além de outras estatísticas que auxiliam o gestor quais as áreas que merecem mais investimentos e atenção na instituição.
6. Integração com as instituições bancárias, com envio de arquivos remessas e processamentos de retornos bancários, permitindo a baixa automática de títulos no sistema.
7. Emissão de notas fiscais de serviço e RPS de forma fácil e integrada com o sistema. Possibilidade de filtro e emissão de todas as notas de determinado período em um lote único.
8. Apoio à classificação por plano de contas e centro de custo, apuração de resultados e possibilidade de integração com o sistema contábil da instituição.

Diante de todas essas vantagens, postergar a implantação de um software escolar ou fazer uso de uma sistema que não atenda os requisitos básicos na gestão escolar não faz muito sentido. Fale com a Delta Software, estamos há 20 anos no mercado e nosso foco é criar soluções para a gestão educacional, com ferramentas e processos que promovem a automatização, diminuição de custos e ganho de tempo operacional.