A era digital trouxe inúmeras vantagens para as escolas. A principal delas é o dinamismo e a agilidade na propagação da informação. Um aplicativo escolar, por exemplo, dissemina informações com a comunidade escolar em tempo real, podendo ser acessadas a qualquer instante, seja dia ou noite, pelos alunos e responsáveis.
Vivemos numa época de muitas transformações. O costume e as rotinas pessoais sofreram modificações profundas, novas atitudes e conceitos preenchem o dia a dia e estão presentes como padrões normais em uma vida cheia de informações.
O uso da agenda de papel na escola tem perdido rapidamente aderência nas instituições, elas perceberam que com a agenda digital o engajamento dos pais é muito maior, o trabalho manual de imprimir e colar não existe mais, o uso do papel para este fim acaba e a natureza agradece.
Essa nova relação com a comunidade escolar permite aos pais acompanhar a vida escolar do aluno na palma da mão e de onde estiverem, as recorrentes ligações à escola na busca de informações diminuem, o compartilhamento de fotos da criança e atividades da turma deixam os pais tranquilos quanto a segurança e satisfação dos filhos para com o ambiente escolar.
O desempenho acadêmico do aluno como: notas, boletins, faltas, agenda de eventos e avaliações, aulas e ocorrências pedagógicas também podem ser acompanhados num aplicativo escolar em tempo real, levando mais comodidade e segurança aos responsáveis.
Veja neste artigo o passo a passo de como implantar a agenda digital em sua escola.
1 – Faça uma reunião com a equipe e levante os problemas de comunicação enfrentados.
Nessa reunião é importante levantar os resultados obtidos com o modelo de comunicação e acompanhamento utilizado até o momento, algumas perguntas se fazem pertinentes: A escola tem o controle de quantos responsáveis assinam a agenda diariamente ou em momentos pontuais? Por que alguns pais não participam das reuniões e eventos na escola? O método de comunicação utilizado atualmente tem um bom resultado? Quanto é gasto com papel para lembretes e bilhetes e quanto tempo é perdido?
Se respostas objetivas e factuais não forem conseguidas é sinal de que a escola precisa de um aplicativo ou agenda digital. Novas tecnologias causam um certo receio na equipe e às vezes até uma certa resistência, o importante é conscientizar à todos sobre a importância do uso da tecnologia, sobre como esta faz parte do cotidiano das pessoas e que com a escola não é diferente.
Converse com a equipe sobre como é feita atualmente a comunicação na escola, provavelmente o professor tenha de digitar, imprimir, recortar, colar na agenda do aluno e colocar em cada mochila. O acompanhamento dos retornos de avisos e notificações também deve ser manual, agenda por agenda, um desperdício de tempo que não acontece com a agenda digital.
Com a agenda digital as informações de avisos e notificações são enviadas com poucos cliques, o retorno sobre quem leu, deu ciência e autorizou ou não algum evento são coletados de forma automatizada, o reenvio do aviso é providenciado de forma automática aos pais que eventualmente ainda não o leram ou não se reportaram à escola. A função ainda existe mas note como é mais ágil e de fácil acompanhamento.
2 – Equipamentos necessários para implantar o uso da agenda digital
É claro que acesso a internet deve ser de boa qualidade e a rede interna deve também seguir esse quesito, com um bom roteador e repetidores se for o caso, já que os professor irão enviar as informações no decorrer do dia da agenda.
O valor e planos para acesso à internet tem caído os últimos anos e algumas operadores nem cobram mais aquela assinatura básica, tão questionada pelos consumidores. Caso o acesso não seja estável, recomenda-se contratar um plano adicional de uma operadora diferente, assim a contingência estará garantida caso uma delas venha a falhar. Existe também a possibilidade de contratar um link dedicado, neste caso dificilmente haverá perda de sinal e queda do serviço.
Na sala dos berçários e infantis I e II, é recomendável disponibilizar um tablet por sala. Para os demais níveis, recomenda-se disponibilizar um tablet para até 3 salas, fazendo o revezamento.
Para o ensino fundamental e médio é recomendável disponibilizar um computador desktop ou notebook, que pode ser colocado na sala dos professores.
3 – Plano piloto de implantação
Para que a adaptação ao novo modelo seja testada e avaliada, recomendamos que a escola selecione uma turma para utilizar a agenda, veja na prática como funciona o processo e acompanhe o retorno dos responsáveis,
Nessa fase é importante que o teste em produção seja feito com professores, alunos e responsáveis A agenda deve ser alimentada diariamente e os resultados acompanhados.
4 – Faça uma reunião com os responsáveis
Após a adequação dos itens necessários e com o resultado do teste, é hora de apresentar a nova plataforma aos pais. Na reunião de pais deve-se destacar a importância da participação dos pais na vida escolar do filho, da melhora do desempenho do aluno quando os pais estão engajados com a escola e que om a agenda digital, apesar da correria do dia a dia, os pais podem participar mais ativamente da rotina escolar.
5 – Faça uma campanha de adesão
O processo de implantação deve receber atenção especial, o ideal é que a escola divulgue em suas redes sociais, site, banner e associe também com o envio de material de apoio aos pais.
Após a implantação a escola deve manter a agenda sempre atualizada, de forma que os pais criem o hábito de consultar a agenda todos os dias.
6 – As responsabilidades do gestor para com a agenda
Com a agenda digital o gestor tem total controle das atividades dos colaboradores, a movimentação deve ser acompanhada pelo sistema disponibilizado para este fim. A troca de informações entre a escola e a família pode ser acompanhada de forma centralizada, facultando ao gestor intervir caso necessário, neste cenário dados e informações podem ser utilizados para averiguações futuras sobre o desempenho do aluno ou perda de engajamento.
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