Sistema de Gestão Escolar - Importância e Características

SOFTWARE DE GESTÃO ESCOLAR
SAIBA TUDO SOBRE AS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS E SUA IMPORTÂNCIA PARA AS INSTITUIÇÕES

MÉTRICAS E INDICADORES DA ESCOLA

Análise de dados do histórico e desempenho presentes

A avaliação do desempenho das áreas financeiras e pedagógicas da escola, garantem a criação de novas estratégias para aumentar a produtividade e permitir o crescimento organizado e sustentado em informações transparentes.
A análise dos dados disponíveis do histórico e desempenho presente, permitem que as decisões futuras ocorram num ambiente sólido, com estratégias focadas no alcance de metas e melhora substancial de gestão nos mais diversos departamentos da escola.

Métricas e Indicadores da Escola

IMPORTÂNCIA DAS MÉTRICAS E INDICADORES

Muitas escolas oferecem descontos progressivos no pagamento das mensalidades, de forma a incentivar o pagamento em dia. Os descontos mostram-se eficientes em porcentagens progressivas para pagamentos realizados até o quinto dia do mês, até o décimo, e assim por diante. Esta metodologia é bastante interessante e favorece que os pais mantenham as contas em dia com a escola. É importante, porém, que a gestão escolar não perca o controle dos descontos oferecidos e analise os benefícios que estes vêm ou não trazendo para a instituição.

As bolsas de estudo são um pilar importante no incentivo de matrículas de estudantes cujos pais não têm condições financeiras de arcar com as mensalidades da instituição. Similar aos descontos concedidos, é importante que a gestão escolar esteja atenta ao total de bolsas oferecidas, cruzando este dado com os valores de custo do serviço oferecido e o investimento realizado por aluno. Desta forma, é possível manter um programa de bolsa de estudos que seja benéfico e não gere prejuízos para a instituição.

O controle dos pagamentos e cobranças é essencial para as escolas, uma vez que a maior parte das receitas vem da mensalidade dos alunos. Assim, é importante realizar esforços no sentido de manter um fluxo de caixa constante, já que os atrasos no pagamento podem prejudicar o orçamento. Uma boa forma de realizar o controle do pagamento de contas é manter sempre atualizada uma lista dos alunos pagantes, com os dados do valor da mensalidade e a forma de pagamento adotada pelos pais. A partir de dez dias do vencimento da mensalidade, é interessante entrar em contato com eles para realizar a cobrança. Ter uma visão sintética e precisa ajuda o gestor a buscar soluções caso os índices não estejam de acordo com as metas da escola.

É muito importante que o gestor tenha organizado o fluxo de caixa da instituição, controlando as entradas e saídas de caixa. Ou seja, todos os recursos que a organização tem a receber, provenientes de mensalidades, anuidades, serviços, produtos vendidos, etc, e todas as contas que serão pagas. A partir do controle das receitas, o gestor financeiro consegue analisar a inadimplência, encontrar erros de cobrança e verificar datas de vencimento. As saídas de caixa, por sua vez, permitem ao gestor entender exatamente os motivos de aumentos ou reduções nos custos, contribuindo para a tomada de decisões financeiras mais corretas. O acompanhamento das métricas financeiras em tempo real permitem que as decisões sejam tomadas no momento certo e sejam mais assertivas.

INDICADORES DA GESTÃO ESCOLAR

AS ÁREAS DA ESCOLA NÃO POSSUEM INDICADORES DE GESTÃO?

Então é hora de reunir os gestores de cada área para que estes indicadores sejam definidos, afinal, são estes indicadores que vão ajudá-lo a alcançar o resultado esperado. Veja alguns exemplos essencias na gestão de instituições de ensino:

FINANCEIRO

Muitas escolas oferecem descontos progressivos no pagamento das mensalidades, de forma a incentivar os pais a pagarem a mensalidade escolar. Os descontos costumam funcionar em porcentagens progressivas para pagamentos realizados até o quinto dia do mês, até o décimo, e assim por diante. Esta prática é bastante interessante e contribui para que os pais mantenham as contas em dia com a escola. É importante, porém, que a gestão escolar não perca o controle dos descontos oferecidos e analise os benefícios que estes vêm ou não trazendo para a instituição.

As bolsas de estudo são essenciais como forma de incentivar estudantes cujos pais não têm condições financeiras de arcar com as mensalidades da instituição. Da mesma forma que os descontos concedidos, é importante que a gestão escolar esteja atenta ao total de bolsas oferecidas, cruzando este dado com os valores de custo do serviço oferecido e o investimento realizado por aluno. Desta forma, é possível manter um programa de bolsa de estudos sem gerar prejuízos para a instituição.

O controle dos pagamentos e cobranças é essencial para instituições escolares, uma vez que a maior parte das receitas vem da mensalidade dos alunos. Assim, é importante realizar esforços no sentido de manter um fluxo de caixa constante, já que os atrasos no pagamento podem prejudicar o orçamento. Uma boa forma de realizar o controle do pagamento de contas é manter sempre atualizada uma lista dos alunos pagantes, com os dados do valor da mensalidade e a forma de pagamento adotada pelos pais. A partir de dez dias do vencimento da mensalidade, é interessante entrar em contato com eles para realizar a cobrança.

Este indicador é claro e essencial para qualquer tipo de negócio. É muito importante que o gestor tenha organizado o fluxo de caixa da instituição, controlando as entradas e saídas de caixa. Ou seja, todos os recursos que a organização tem a receber, provenientes de mensalidades, anuidades, serviços, produtos vendidos, etc, e todas as contas que serão pagas. A partir do controle das receitas, o gestor financeiro consegue analisar a inadimplência, encontrar erros de cobrança e verificar datas de vencimento. As saídas de caixa, por sua vez, permitem ao gestor entender exatamente os motivos de aumentos ou reduções nos custos, contribuindo para a tomada de decisões financeiras mais corretas.

O relatório de evasão de alunos é um indicador essencial para qualquer instituição de ensino. O problema da evasão é recorrente nas escolas e pode decorrer dos mais diversos motivos: desinteresse dos alunos pelos estudos, ausência de diferenciais e tecnologia disponível na instituição, rendimento escolar baixo, problemas familiares, etc. O mapeamento dos dados de evasão permite que a instituição de ensino perceba os motivos desta e a quais séries e disciplinas estão relacionados. Este indicador permite, assim, que o gestor adote medidas práticas para diminuir a evasão, como oferecer atividades que motivem e intriguem os alunos, novos materiais didáticos e ferramentas tecnológicas para o ensino e até mesmo reforço da infraestrutura.

O controle da inadimplência começa desde o procedimento de matrícula: é extremamente importante que a escola conheça seus alunos e suas condições, analisando dados cadastrais, referências e condições econômicas. Uma compilação eficiente de dados de pagamento e um setor financeiro ágil e estruturado são essenciais para que se controle a inadimplência. Este controle deve ser realizado de forma contínua na instituição, evitando deixá-lo somente para procedimentos emergenciais, quando é necessário aumentar o volume de dinheiro no caixa da escola, como, por exemplo, na época de pagamento do décimo terceiro salário dos funcionários.

ACADÊMICA E PEDAGÓGICA

As notas dos alunos são os indicadores mais básicos de desempenho dentro das escolas, configurando a forma mais eficiente de se enxergar a assimilação da matéria pelo estudante. A partir da análise destas, é possível para o gestor identificar possíveis problemas, relativos, por exemplo, à didática de um professor ou ao conteúdo abordado em determinada disciplina, bem como verificar turmas que apresentam melhor ou pior desempenhos. É importante que a escola apresente um sistema de armazenamento e análise dos dados relativos às notas dos alunos, que permita a fácil visualização e identificação de indicadores importantes, como os alunos que não atingiram a média necessária e as disciplinas que apresentam notas muito baixas entre os alunos, etc.

As ocorrências acadêmicas não são tão facilmente computáveis e analisáveis quanto o sistema de notas, mas também são essenciais para a identificação de problemas psicopedagógicos entre os alunos. A maior dificuldade em sistematizar o arquivamento destas informações faz com que em muitas escolas estas se percam e não sejam utilizadas como indicadores para a gestão da instituição. É importante, assim, que as informações relacionadas às diferentes ocorrências acadêmicas sejam exportadas e inseridas em um sistema que permita ao gestor o acompanhamento caso a caso, de forma que possam ser adotadas soluções e medidas especiais para resolvê-las.

O controle das tarefas dos alunos é outro indicador interessante como ferramenta de gestão escolar, permitindo analisar a qualidade do ensino que vem sendo oferecido e se as disciplinas estão alcançando os alunos em seus objetivos de aprendizado. O
planejamento de cada uma das disciplinas define os conteúdos a serem abordados pelo docente e a forma como serão apresentados e melhor absorvidos pelos alunos. Assim, controlar a realização de tarefas, provas e trabalhos é uma ótima forma de analisar o planejamento disciplinar e entender se estão sendo atingidas as metas propostas. As tarefas são adequadas ao tempo livre apresentado pelos alunos? São intrigantes e contribuem para a participação destes em classe? É interessante que o controle sobre as tarefas seja compartilhado com os pais, apresentando para estes um panorama das atividades realizadas pelos seus filhos na escola e possibilitando reclamações e sugestões de melhorias. O controle das tarefas deve englobar, ainda, as atividades da secretaria escolar. A secretaria é parte essencial da organização da escola, de forma que é imprescindível que adote ferramentas que contribuam para os processos relacionados às informações escolares e à emissão de diplomas, históricos e outros documentos. A organização dos procedimentos de secretaria contribui para um atendimento otimizado, de forma que também deve ser acompanhada pelo gestor.

Assim como as notas, a frequência dos alunos é um fator mais facilmente computável e analisável na gestão escolar. Aqui, o gestor deve estar atento às disciplinas que apresentam elevados índices de faltas, bem como aos casos especiais de alunos que não têm frequentado as atividades escolares, podendo indicar algum tipo de problema pessoal. Como o controle das tarefas, é importante que a frequência dos alunos seja compartilhada com os pais dos alunos periodicamente, contribuindo para uma parceria entre a escola e a família para que esta seja o mais elevada possível.

As pesquisas de satisfação também são ferramentas importantes de gestão acadêmica e pedagógica porque possibilitam detectar problemas relacionados às disciplinas e aos educadores. Ouvir a opinião dos alunos é essencial para que a instituição de ensino analise a metodologia e a didática adotadas por seus professores, além de permitir ao gestor antecipar possíveis problemas e evitar a evasão escolar. As pesquisas de satisfação podem ser realizadas de forma simples, ao final do período letivo, por meio de questionários distribuídos para os alunos. Cada gestor pode definir que tipo de informação deseja obter a partir das respostas e montar sua própria pesquisa. É interessante questionar seus alunos com relação ao envolvimento e comprometimento do professor responsável pela disciplina, bem como sobre o volume de trabalhos e leituras realizados. Quanto conhecimento seus alunos consideram ter adquirido com determinada disciplina? Caso ainda esteja em dúvida com relação à esta pesquisa. A comunicação com os pais e a análise da satisfação destes para com a instituição de ensino também são fatores essenciais para a gestão escolar.

A evolução dos alunos é um indicador que permite ao gestor identificar onde as medidas de melhoria no ensino estão sendo bem sucedidas, ou seja, onde estão apresentando resultados efetivos no desempenho dos alunos. A partir da adoção de ações de melhoria planejadas, é importante analisar que tipo de evolução foi proporcionado aos alunos. A escola investiu em novas tecnologias para serem utilizadas em classe? Verifique se houve evolução quanto à participação dos alunos. Foram realizadas alterações do conteúdo a ser abordado em uma disciplina? Esteja
atento à evolução do desempenho dos alunos.

COMO DEFINIR AS MÉTRICAS DA ESCOLA

Para escolher quais serão as métricas da sua escola é preciso ter claro quais objetivos você pretende alcançar para assim, definir como mensurar esse esforço.

Além disso, é muito importante não associar esses dados a indicadores conhecidos como métricas de vaidade.

Mesmo não sendo totalmente dispensáveis, métricas como número de likes, compartilhamentos e seguidores devem ser observadas, mas não conseguirão determinar totalmente o sucesso da campanha de marketing digital de sua escola.

O que deve ser analisado são métricas que ofereçam informações sobre a atração de novos alunos, a taxa de conversão do funil de educação, o retorno sobre o investimento gasto em campanhas, entre outros.

Tipos de métricas

Cada escola tem as suas particularidades e isso reflete nos objetivos específicos que pretendem alcançar. Pensando nisso, separamos algumas métricas que podem ser interessantes para avaliar as estratégias praticadas pela sua escola.

Confira quais são e o que elas representam:

 

Retorno sobre investimento (ROI)

Com essa métrica é possível conhecer o retorno gerado por uma determinada campanha de sua instituição.

Por exemplo, uma universidade criou uma estratégia para divulgar o seu processo seletivo e todos os gastos envolvidos com essa ação serão analisados, comparando com o valor obtido das matrículas desses novos alunos.

Assim, será possível calcular o quanto essa estratégia gerou em relação a valores para a sua instituição.

Fórmula

ROI = Receita obtida – valor investido / valor investido

 

Custo de Aquisição por Aluno

Em outros negócios esse tipo de métrica é conhecida como Custo de Aquisição por Cliente. Como estamos tratando de uma instituição de ensino, o que precisamos descobrir é o quanto foi despendido para conquistar um aluno.

Para fazer esse cálculo é preciso considerar todas as despesas gastas com o Marketing e com a equipe comercial (se essa existir) de sua escola, durante um determinado espaço de tempo, e comparar com o número de novos alunos conquistados durante esse mesmo período.

Fórmula:
Custo de Aquisição por Aluno = Despesas + investimentos em marketing e vendas / Número de novos clientes em um período

 

Ticket médio 

É importante descobrir o quanto cada aluno gera de receita para a escola. Se esse valor estiver muito baixo, pode significar que a sua mensalidade necessita de um reajuste ou que alguns gastos precisam ser diminuídos.

Fórmula

Ticket médio mensal = Receita do mês / Número de clientes do mês

 

Valor do tempo de vida do aluno

Essa métrica permite calcular o quanto cada aluno gerará de lucro para a sua escola, levando em conta o tempo que ele provavelmente ficará matriculado. Além de fornecer uma maior previsibilidade, esse cálculo também permite, quando comparado ao Custo de Aquisição de Aluno, indicar se a sua instituição é financeiramente sustentável, caso o valor referente ao tempo de vida do aluno seja superior.

Fórmula

Valor do tempo de vida do aluno = Ticket médio mensal x Tempo médio de retenção de cada cliente

 

Taxa de conversão

Chamamos de conversão quando visitante se transforma em um aluno de sua escola. Para isso acontecer, existem algumas etapas que precisam ser concluídas dentro do funil de educação.

Visto isso, essa métrica é muito importante afinal as instituições que investem em Marketing Digital apresentam como principal desafio a conversão de leads (56,1%).

Se essa taxa estiver baixa, é preciso fazer uma análise completa tanto do site e blog de sua instituição que podem estar apresentando dificuldades para os usuários, quanto das estratégias adotadas que correm o risco de não serem adequadas e claras para a sua persona.

Fórmula

Essa fórmula varia de acordo com o objetivo escolhido, mas se a conversão da sua instituição acontece quando um usuário clica em um CTA para realizar a matrícula você pode calculá-la da seguinte maneira:

Taxa de conversão = número de visitas em uma página / número de visitantes que de fato tomaram a ação desejada

 

Visitas no blog e/ou site da escola

Essa métrica não apresenta uma fórmula para ser calculada, mas é possível descobrir o número de visitas no blog e/ou site de sua instituição por meio de ferramentas que vamos abordar mais adiante nesse post.

Conhecer quantas pessoas acessam os conteúdos de sua instituição é uma boa oportunidade para saber se esses materiais estão despertando o interesse e sendo clicados.

 

Tempo gasto no blog e/ou site da escola

Para completar essa lista de métricas essenciais, é importante conhecer quanto tempo os visitantes estão gastando no blog e/ou site de sua escola. Com o uso de ferramentas você pode descobrir qual o tempo médio gasto por usuário e assim, criar mais conteúdos atrativos para que aumentar esse tempo.

 

Principais ferramentas

Agora que você já conhece algumas das principais métricas para avaliar o desempenho de sua escola, chegou o momento de conferir quais ferramentas podem ajudar você nessa tarefa.

De acordo com a TechTrends: Benchmark de Ferramentas para Instituições de Ensino, cerca de 87,9% declararam utilizar ao menos uma ferramenta de Marketing Digital.

Mesmo essa adoção sendo recente, mais de 40% já enxergam o quanto esse tipo de solução melhora consideravelmente os resultados.

Compilação das ferramentas mais adotadas pelas escolas de acordo com cada categoria:

Análise de marketing: Google Analytics (98%)

Construção de landing pages, gestão e monitoramento das Redes Sociais e automação de Marketing: RD Station (57,5%), (46,2%), (69,1%)

Email Marketing: Mailchimp (34,9%)

Plataforma de CMS: WordPress (78,2%)

Plataformas de conteúdo: Rock Content (55,2%)

Análise de SEO: Google Search Console (76,9%)

Teste A/B: Google Content Experiments (39,3%)

Para determinar o sucesso de uma estratégia de Marketing Digital é preciso mensurá-la e avaliar o que os resultados gerados representam para a sua escola. Adotar métricas e ferramentas podem auxiliar você e sua equipe a fazer essa análise.

Portanto, invista um tempo estudando as especificidades de sua escola para realizar as melhores escolhas e as coloque em prática.

Fonte: marketingdeconteudo.com

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