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A secretaria é um dos setores mais importantes dentro da instituição de ensino, por isso merece toda a atenção e cuidado para que tudo funcione de forma harmoniosa. Quase todos os processos da instituição passam pela secretaria e, investir em automação e em sua informatização se converterá em ganho de tempo e descomplicação.
É importante que o gestor da escola escolha uma ferramenta moderna e integrada que realmente facilite os processos da secretaria. A tecnologia é uma aliada nos mais diversos setores das escolas e a secretaria é uma grande beneficiada por isso de diversas formas. As melhorias ao se adotar um software de gestão escolar são inúmeras e seus benefícios são tangíveis para toda a instituição.
Veja também: A estrutura e o funcionamento da secretaria escolar.
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O uso de um software de gestão escolar pode ajudar a secretaria logo nos primeiros momentos do ano da escola. O período de matrículas é extremamente importante e a forma de como a escola lida com isso é a primeira impressão que responsáveis e alunos terão à respeito da sua escola, então, é importante automatizar e tornar esse processo o mais simples e direto possível. Um software de gestão escolar permite que as turmas sejam cadastradas de forma simultânea, otimizando o tempo. Além disso, a partir da existência de um banco de dados que permanece no sistema, as atualizações se dão de uma forma automática e com dados concisos.
No portal do aluno, o responsável solicita a rematrícula do aluno, diminuindo o tempo e burocracia para a confirmação da rematrícula pela secretaria.
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A utilização de um software de gestão escolar na secretaria da escola também auxilia em questões que muitas vezes são um problema para o gestor, como a captação de alunos e o controle da inadimplência. O monitoramento proporcionado pelo sistema facilita no momento identificar aqueles alunos que estão inadimplentes e algumas soluções já se apresentam de forma direta como por exemplo, o disparo de emails personalizados, SMS, disponibilização no portal do aluno da 2a. via do boleto de cobrança e envio de notificações pelo aplicativo escolar. Essa automatização dos processos diários também reflete na relação com os responsáveis e alunos que passam a ter uma ponte de qualidade para dialogar com a escola, valorizando essa relação e contribuindo para a retenção dos alunos.
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Um dos maiores problemas de qualquer secretaria escolar sempre foi a organização, acúmulo e administração de todos os registros, documentos e arquivos que se acumulam nesse espaço em forma de muita papelada. Esse excesso de papel é muito prejudicial na rotina da escola uma vez que a informação não está tão direta e muitas vezes perde-se muito tempo tentando localizar aquilo que é buscado. Com um software de gestão escolar, não é mais necessário um controle manual e as informações automaticamente atualizadas passam a fazer parte da organização da instituição, facilitando o acesso à quaisquer dados independente de qual é a sua data.
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O software de gestão escolar é capaz de mapear toda a de alunos, fornecendo métricas e indicadores, facilitando a administração de cada caso individualmente, analisando o histórico do aluno e informações importantes em relação a ele. O desempenho do aluno em cada disciplina, notas, frequência e anotações podem ser consultadas em tempo real, reduzindo o tempo gasto em cada caso específico, podendo focar mais nas individualidades dos alunos e buscar uma melhora no rendimento acadêmico. Os pais também tem acesso a esses dados em tempo real, através do portal do aluno online e do aplicativo escolar. Uma gama de possibilidades podem ser analisadas pelo gestor escolar, proporcionando uma maior facilidade em identificar erros e criar estratégias para resolver problemas.
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