Reunião de pais na escola: Como fazer e ser um sucesso.

A reunião de pais constante entre a escola e as famílias dos alunos, influencia de modo efetivo, a formação dos estudantes.

A reunião de pais é uma excelente oportunidade para a escola conquistar a confiança e sinergia com as famílias, motivando-os a participarem da vida escolar dos filhos.

No entanto, os educadores sabem que conduzir uma reunião de forma eficiente é um verdadeiro desafio. Os pais tendem a chegar ansiosos para a solução de problemas individuais o que, acaba comprometendo o foco e tumultuando o debate.

Preparamos algumas dicas que podem ajudar, para que este encontro seja um sucesso.

1- Providencie um roteiro para a reunião de pais

Para manter o foco, e não correr o risco de ser difuso ou se esquecer de informações importantes, é fundamental planejar um roteiro prévio.

Essa é a chance para trazer os pais mais próximos da escola e desmitificar a instituição, por isso a importância da promoção de encontros eficientes e envolventes. O encontro deve ter um objeto comum e a partir daí ser construído o roteiro.

Reuniões longas e de pautas confusas, além de serem monótonas e improdutivas, podem afastar as famílias da escola. Afinal, tendo em vista que a maioria dos pais segue uma rotina corrida, um encontro extenso e desfocado pode levá-los a sentir que perderam tempo e que não conseguiram aproveitar a reunião de pais – argumentos mais que suficientes para gerar desmotivação em estarem presentes nos próximos encontros.

2- Escolha o dia e horário mais adequados

A definição da data e do horário da reunião de pais é fator determinante para o seu sucesso. Um encontro, por exemplo, agendado às 15 horas de uma quarta-feira, pode não ter um quórum significante.

O ideal é que seja feita uma enquete com as famílias, a fim de saber quais os horários são mais adequados para a maioria. Isto poderia ser feito, por exemplo, na rematrícula do aluno ou mesmo ao final da primeira reunião do ano.

A data do encontro deve ser informada com antecedência e conter as informações mais relevantes (como pauta e tempo de duração previsto), pois facilita a organização dos pais.

3- Se esforce para que todos os pais sejam avisados

Na divulgação da reunião de pais, é importante que a escola se esforce para garantir que todos os pais sejam avisados. Isso é um grande desafio, sabemos, pois muitas vezes os bilhetes enviados aos pais, acabam não chegando em mãos por inúmeros motivos.

O uso de portais ou emails, são uma boa alternativa, mas também tem suas deficiências, pois não há garantias de como saber se as famílias, de fato, acessaram a informação a tempo, ainda que a escola se programe para enviar o convite com algumas semanas de antecedência. Existe também o fato de que as duplas e até triplas jornadas dos pais, seja um fator para eles simplesmente esquecerem.

As instituições devem procurar formas inteligentes de lembrá-los, e atentos ao mesmo tempo para não sobrecarregarem com inúmeras mensagens.

Já existem no mercado tecnologias que podem ajudar neste quesito, como por exemplo, o aplicativo escolar DeltaClass, que é integrado com o sistema de gestão escolar Delta SGE e os portais, de onde as informações saem fresquinhas direto para os pais.

4- Um ambiente criativo contribui para o encontro

Usar a criatividade na preparação do ambiente, contribui para quebrar o gelo desse encontro. Uma boa sugestão, por exemplo, é decorar a sala com os  trabalhos realizados pelos alunos e oferecer aos pais a oportunidade de identificar o trabalho do filho dentre tantos outros.

Iniciar a reunião com dinâmicas de grupo e com leituras de textos inspiradores também podem ser formas agradáveis de recepcionar as famílias.

Imprimir cópias da súmula da reunião pode ajudar os pais a seguirem focados nos assuntos a serem discutidos. Disponibilizar papéis e canetas , para que os pais façam observações e sugestões, é uma forma gentil de convidá-los a se manterem concentrados na reunião.

Outra dica para deixar o ambiente mais familiar e aconchegante é providenciar água, café, lanchinhos e biscoitos. Embora não seja preponderante, esse tipo de cuidado pode agradar os pais que, por exemplo, virão à reunião de pais direto do trabalho.

Também é importante pensar em soluções para quem não tem com quem deixar as crianças. Uma sugestão é organizar um espaço onde elas possam ser recebidas durante o encontro, deixando um funcionário responsável para cuidar dos pequenos.

5- Ouça os pais de forma separada

O diálogo é fundamental para o sucesso do encontro entre escola e as famílias. No entanto, durante uma reunião geral, para evitar tumultos e desvio de foco, o mais indicado é ouvir os pais forma individualizada.

Separe um momento, que pode ser ao final do encontro, por exemplo, onde a equipe se organize para conversar com os familiares. Os pais sempre tem muito a contribuir com a escola.

É preciso prever um espaço para a troca de ideias, pois o direito à voz enriquece esse tipo de encontro. Ao longo do ano, crie canais para ouvir e interagir com as famílias, apresentando formas e mecanismos para atender e compreender suas demandas, isso deve ser uma preocupação constante por parte da escola.

6- Documente a participação de todos

É importante que a escola designe um funcionário para registrar em ata o nome de todos os que estiveram presentes e os assuntos abordados no encontro.

Esse documento pode ser usado tanto para simples registro (do próprio colégio e dos pais presentes), como, principalmente, para dar ciência dos temas às famílias que se ausentaram da reunião.

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