Reduzir os custos na escola, assim como em qualquer outro tipo de empresa, \u00e9 uma das estrat\u00e9gias de gest\u00e3o para melhorar as finan\u00e7as. N\u00e3o que os servi\u00e7os ir\u00e3o perder em qualidade, mas pelo contr\u00e1rio, esse planejamento \u00e9 que vai garantir que a escola atinja seus objetivos e mantenha o controle financeiro saud\u00e1vel.<\/p>\n
\u00c9 comum em tempos de crise, as escolas se concentrarem na redu\u00e7\u00e3o de custos, mas nem sempre a demiss\u00e3o de um funcion\u00e1rio, corte de servi\u00e7os, produtos s\u00e3o as melhores solu\u00e7\u00f5es, \u00e9 importante se ter estudo de casos e pontuar seus impactos.<\/p>\n
As vezes at\u00e9 pequenos investimentos podem colaborar para reduzir os custos na escola<\/a>, al\u00e9m de agilizar o trabalho em alguns setores. Uma gest\u00e3o escolar eficiente deve trabalhar em v\u00e1rias frentes, mas sem nunca perder o foco no aluno.<\/p>\n Mesmo que tudo esteja correndo bem durante o ano letivo, o gestor escolar precisar prestar aten\u00e7\u00e3o nos processos que podem ser otimizados, como por exemplo: situa\u00e7\u00e3o financeira, administrativa, acad\u00eamica e tamb\u00e9m a realiza\u00e7\u00e3o de uma planejamento<\/a> e acompanhamento atrav\u00e9s de relat\u00f3rios as m\u00e9tricas e indicadores da institui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Uma gest\u00e3o de custos eficiente inclui o estabelecimento de metas, cuidados com a inadimpl\u00eancia e gerenciamento de gastos.<\/p>\n Veja neste post algumas estrat\u00e9gias para reduzir os custos da escola e analise quais delas melhor se encaixam \u00e0 realidade da sua institui\u00e7\u00e3o de ensino.<\/p>\n Na hora de fazer um planejamento or\u00e7ament\u00e1rio<\/a> e pedag\u00f3gico, deve-se ficar atento aos aspectos relevantes que podem afetar a rotina financeira, a metodologia e a din\u00e2mica pedag\u00f3gica da escola.<\/p>\n Por exemplo, pode-se analisar se a quantidade de horas-aula n\u00e3o est\u00e1 sendo superior ao exigido pela legisla\u00e7\u00e3o, visto que qualquer acr\u00e9scimo significa um aumento no custo direto, como folha de pagamento, e indireto, como os encargos.<\/p>\n Al\u00e9m disso, v\u00e1rias vezes nota-se que h\u00e1 cargos demais e atividades que n\u00e3o t\u00eam nenhuma rela\u00e7\u00e3o direta com os modelos exigidos pelos pais e alunos. Um planejamento coerente com o hor\u00e1rio tamb\u00e9m \u00e9 essencial, para evitar \u201cjanelas\u201d entre as aulas, j\u00e1 que o professor fica \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o da escola e geralmente os diss\u00eddios coletivos obrigam o pagamento dessas horas.<\/p>\n J\u00e1 o planejamento or\u00e7ament\u00e1rio deve considerar novas pr\u00e1ticas mais sustent\u00e1veis e engajadoras, que otimizem o uso de recursos e retenham profissionais, contribuindo para reduzir os custos na escola.<\/p>\n Comece um plano de gest\u00e3o escolar pelo b\u00e1sico. A \u00e1gua \u00e9 um exemplo. Poupar esse recurso auxilia o meio ambiente, al\u00e9m de gerar economia na conta de \u00e1gua. Por isso, troque as v\u00e1lvulas das descargas por caixa acoplada, pois os resultados na economia vir\u00e3o no decorrer do tempo. A divulga\u00e7\u00e3o de material de conscientiza\u00e7\u00e3o aos alunos e funcion\u00e1rios tamb\u00e9m auxilia nessa etapa.<\/p>\n A troca das descargas de v\u00e1lvulas por modelos de vaso sanit\u00e1rio com caixa acoplada \u00e9 um investimento que compensa no longo prazo. Outra estrat\u00e9gia \u00e9 substituir as torneiras convencionais por autom\u00e1ticas, que reduzem o gasto de \u00e1gua em at\u00e9 70%, contribuindo para reduzir os custos na escola. Se n\u00e3o for poss\u00edvel fazer essa troca, vale a pena investir na conscientiza\u00e7\u00e3o dos alunos, para que n\u00e3o deixem torneiras abertas.<\/p>\n \u00c9 importante tamb\u00e9m que voc\u00ea identifique todos os pontos em que possam estar ocorrendo vazamentos, reparando os encanamentos, por exemplo. Projetar um meio de canalizar a \u00e1gua da chuva e armazen\u00e1-la tamb\u00e9m \u00e9 uma op\u00e7\u00e3o interessante.<\/p>\n O mesmo vale para a economia de energia el\u00e9trica. Em seu plano de gest\u00e3o escolar, inclua a redu\u00e7\u00e3o de l\u00e2mpadas acesas, realiza\u00e7\u00e3o de mais atividades ao ar livre para aproveitar a luz solar, ado\u00e7\u00e3o de l\u00e2mpadas de LED (as quais s\u00e3o mais econ\u00f4micas e eficientes) e, pensando em investimento, voc\u00ea pode incluir a instala\u00e7\u00e3o de pain\u00e9is solares.<\/p>\n Para a\u00a0escola que utiliza ar-condicionado em suas salas, \u00e9 imprescind\u00edvel que portas e janelas sejam certificadas que est\u00e3o fechadas. \u00c9 interessante que os professores incentivem os alunos a realizarem atividades fora de sala, a fim de que as luzes fiquem apagadas por mais tempo, como tamb\u00e9m outros utens\u00edlios eletr\u00f4nicos.<\/p>\n Fa\u00e7a um planejamento e organize-se para implementar as novas medidas.<\/p>\n Ao comprar itens de escrit\u00f3rio, por exemplo, pesquise. Diversas lojas possuem promo\u00e7\u00f5es. Ent\u00e3o, consulte sites e aplicativos para saber das ofertas e fa\u00e7a or\u00e7amentos com os diversos fornecedores para encontrar o mais barato.<\/p>\n Se voc\u00ea ainda precisa imprimir muitos documentos, n\u00e3o contrate a primeira gr\u00e1fica que buscar. Tenha cautela. Pode-se reduzir os custos na escola investindo o tempo na verifica\u00e7\u00e3o de cada uma das op\u00e7\u00f5es, estabele\u00e7a contato com os respons\u00e1veis pelo or\u00e7amento, busque descontos por quantidade, veja a qualidade da impress\u00e3o.<\/p>\n Nem sempre uma gr\u00e1fica que cobra menos pelos produtos entrega menos qualidade. \u00c0s vezes, ela possui flexibilidade com fornecedores ou incorpora t\u00e9cnicas menos custosas nas suas opera\u00e7\u00f5es, mas n\u00e3o por isso o material ter\u00e1 menos qualidade. O jeito \u00e9\u00a0pesquisar\u00a0todas as alternativas poss\u00edveis e negociar.<\/p>\n Em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 tecnologia, ela \u00e9 determinante para que o financeiro escolar fique organizado. Com o aux\u00edlio dela, voc\u00ea e sua equipe podem fazer uma an\u00e1lise de custos mais profunda, cruzando dados e informa\u00e7\u00f5es dos \u00faltimos anos a fim de descobrir quais s\u00e3o os principais gastos e possibilidades de cortes.<\/p>\n A partir disso, o plano de\u00a0gest\u00e3o\u00a0escolar servir\u00e1 para tra\u00e7ar metas de redu\u00e7\u00e3o. Por exemplo: reduzir X reais nas contas de \u00e1gua e luz nos pr\u00f3ximos dois meses. A equipe poder\u00e1 ajudar, e muito, nessa gest\u00e3o, afinal, os colaboradores est\u00e3o t\u00e3o presentes na escola quanto voc\u00ea. Dessa maneira, a conscientiza\u00e7\u00e3o coletiva auxilia para que a economia e redu\u00e7\u00e3o de custos fa\u00e7a parte da cultura da institui\u00e7\u00e3o. A an\u00e1lise peri\u00f3dica dos gastos tamb\u00e9m \u00e9 importante para a economia, de prefer\u00eancia mensal.<\/p>\n Em \u00e9poca de crescente crise no Brasil, muitas vezes um dos gastos que podem ser pagos com atraso pelas fam\u00edlias \u00e9 a mensalidade\u00a0escolar. Isso ocorre tamb\u00e9m pelo fato de que o servi\u00e7o prestado pela escola n\u00e3o pode ser suspenso, o que \u00e9 assegurado por lei, e normalmente \u00e9 aberta negocia\u00e7\u00e3o na ocasi\u00e3o de rematr\u00edcula nesses casos.<\/p>\n Sendo assim, \u00e9 interessante enviar o boleto por e-mail, al\u00e9m da sua vers\u00e3o impressa. Um registro do hist\u00f3rico de liga\u00e7\u00f5es tamb\u00e9m \u00e9 consider\u00e1vel, para que todos tenham acessibilidade ao resumo do que foi dialogado e acordado entre as partes.<\/p>\n Se houver algum atraso, voc\u00ea pode programar uma mensagem pedindo que o respons\u00e1vel cheque o pagamento.<\/p>\n Um software de gest\u00e3o escolar \u00e9 uma \u00f3tima ferramenta para ter controle da inadimpl\u00eancia<\/a> e reduzir os custos na escola. Al\u00e9m de permitir a programa\u00e7\u00e3o de e-mails e mensagens de lembretes e cobran\u00e7as, tamb\u00e9m fornece o espa\u00e7o do\u00a0aluno, em que o respons\u00e1vel financeiro pode ter acesso ao boleto devidamente atualizado se houver poss\u00edveis atrasos.<\/p>\n No tocante aos bolsistas, uma dica \u00e9 sempre disponibilizar bolsas condicionais, ou seja, o desconto s\u00f3 \u00e9 v\u00e1lido para os pagamentos realizados at\u00e9 a data de vencimento. Isso faz com que sua escola consiga a receita dos bolsistas quase sempre em dia, j\u00e1 que, no caso de quita\u00e7\u00f5es que est\u00e3o atrasadas, o valor total do t\u00edtulo deve ser liquidado.<\/p>\n Um software escolar que realize o controle das bolsas condicionais, como tamb\u00e9m dos abatimentos por antecipa\u00e7\u00e3o, \u00e9 essencial para n\u00e3o se perder em meio a tantos t\u00edtulos e n\u00e3o necessite retrabalhos como a concilia\u00e7\u00e3o banc\u00e1ria.<\/p>\n Caso voc\u00ea tenha uma escola de pequeno porte e receba\u00a0os valores no seu pr\u00f3prio ambiente de trabalho, \u00e9 poss\u00edvel economizar bastante, j\u00e1 que, nesses casos, n\u00e3o h\u00e1 custos com t\u00edtulos banc\u00e1rios.<\/p>\n Agora, se voc\u00ea j\u00e1 utiliza a cobran\u00e7a via boleto<\/a>, ou est\u00e1 considerando usar, mas grande parte dos pais efetua o pagamento na escola, uma maneira de reduzir custos da administra\u00e7\u00e3o escolar\u00a0seria receber os valores sempre por essa via.<\/p>\n Al\u00e9m disso, pode-se dar a op\u00e7\u00e3o para o respons\u00e1vel optar se o pagamento ser\u00e1 na escola ou em banco, fornecendo boleto apenas para aqueles que fazem quest\u00e3o de pagar na rede banc\u00e1ria.<\/p>\n Outra\u00a0dica\u00a0\u00e9 emitir\u00a0todos os servi\u00e7os escolares em apenas um boleto, economizando as tarifas de registro e\/ou baixa de diversos t\u00edtulos. Tamb\u00e9m \u00e9 vi\u00e1vel agrupar os boletos de alunos de uma mesma fam\u00edlia. Normalmente, voc\u00ea pode optar por\u00a0quais respons\u00e1veis financeiros juntar e tudo fica bem f\u00e1cil com um\u00a0software\u00a0de gest\u00e3o escolar<\/a>.<\/p>\n Agora vamos pensar por uma outra perspectiva. A gest\u00e3o do financeiro escolar tamb\u00e9m inclui gerenciar o tempo usado em cada tarefa. Portanto, trata-se de gastos indiretos, aqueles que v\u00e3o al\u00e9m dos materiais usados ou contas a pagar.<\/p>\n Dessa maneira, voc\u00ea pode adotar m\u00e9todos tecnol\u00f3gicos para otimizar a rotina dos funcion\u00e1rios e as suas a\u00e7\u00f5es tamb\u00e9m. Por exemplo: mecanismos que facilitam o lan\u00e7amento de notas<\/a>, registros de faltas, de atividades realizadas, autoriza\u00e7\u00f5es, uso de salas, equipamentos, comunica\u00e7\u00e3o entre professores e diretores, enfim.<\/p>\n A organiza\u00e7\u00e3o do financeiro escolar \u00e9 um processo, portanto, n\u00e3o queira atropelar as etapas. Parta do b\u00e1sico e evolua os m\u00e9todos para que sejam efetivos e contribuam para reduzir os custos na escola.<\/p>\n A gest\u00e3o financeira escolar pode ser trabalhosa, mas traz vantagens que refletem nas contas de in\u00edcio do m\u00eas. Outra ideia inteligente, que alia\u00a0moderniza\u00e7\u00e3o\u00a0e economia, \u00e9 deixar a impress\u00e3o de provas e testes de lado. Pode-se usar tablets, notebooks, apps ou substituir as atividades por a\u00e7\u00f5es pr\u00e1ticas e orais.<\/p>\n Sabe aqueles informativos e comunicados que s\u00e3o encaminhados aos pais, alunos, professores e funcion\u00e1rios? Voc\u00ea pode aproveitar a internet e encaminhar tudo por e-mail ou enviar a informa\u00e7\u00e3o via aplicativo escolar. \u00c9 muito mais pr\u00e1tico e voc\u00ea ainda economiza muito papel, al\u00e9m de ajudar o meio ambiente.<\/p>\n Outra solu\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m \u00e9 fazer com que alguns deveres de casa possam ser encaminhados por e-mail. Por exemplo, um texto ou mesmo um exerc\u00edcio de m\u00faltipla escolha em formato digital. Hoje em dia existem diversos recursos na rede que permitem fazer isso sem um custo elevado.<\/p>\n Engajar as pessoas que trabalham na sua escola \u00e9 um excepcional modo de economizar. Para isso, \u00e9 muito importante que os funcion\u00e1rios estejam satisfeitos no ambiente de trabalho, pois, toda vez que um novo colaborador entra para o quadro de funcion\u00e1rios, \u00e9 normal que outras pessoas da equipe precisem parar mais vezes as atividades para explicar como tudo \u00e9 feito,\u00a0<\/strong>gerando atraso na produtividade e no servi\u00e7o.\u00a0<\/strong>Al\u00e9m do mais, ser\u00e1 preciso refazer muitos treinamentos para esse \u00fanico funcion\u00e1rio. Com isso, voc\u00ea acaba tendo custos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n Por isso, \u00e9 importante manter a equipe engajada, lan\u00e7ando desafios que desenvolvam novas habilidades e que gerem evolu\u00e7\u00e3o na qualifica\u00e7\u00e3o profissional. Tamb\u00e9m \u00e9 preciso considerar estrat\u00e9gias de reconhecimento das conquistas da equipe para mant\u00ea-la com brilho nos olhos,\u00a0estimular e manter a criatividade e as contribui\u00e7\u00f5es do seu time para tornar sua escola mais competitiva.<\/p>\n O uso da tecnologia \u00e9 fundamental, um software de gest\u00e3o escolar facilita o trabalho, exigindo menos acompanhamento por outras pessoas e agilizando a rotina administrativa, deixando os profissionais com um tempo a mais para pensar na gest\u00e3o e metodologia pedag\u00f3gica.<\/p>\n Toda escola precisa ter um excelente canal de comunica\u00e7\u00e3o para entrar em contato com pais, fornecedores, alunos, entre outros. Hoje em dia h\u00e1 alternativas para que isso n\u00e3o signifique uma conta de telefone enorme.<\/p>\n H\u00e1 diversos pacotes que as operadoras costumam fazer e com um custo-benef\u00edcio muito bom. Voc\u00ea pode contratar um determinado valor\u00a0por quantidade de minutos ou levar em conta outras quest\u00f5es para contratar o seu plano.<\/p>\n Al\u00e9m disso, h\u00e1 op\u00e7\u00f5es de videoconfer\u00eancias via internet, pelo Skype, por exemplo, e outros recursos tecnol\u00f3gicos similares que facilitam esse processo.<\/p>\n Muitas vezes, o contato telef\u00f4nico \u00e9 necess\u00e1rio e este sempre gera gastos! Se voc\u00ea tiver um chip de cada operadora e conseguir identificar de qual empresa \u00e9 o n\u00famero que voc\u00ea pretende ligar, certamente o pre\u00e7o da liga\u00e7\u00e3o ser\u00e1 bem menor. Quer uma boa dica? Use o site \u201cqualoperadora.info<\/a>\u201d para descobrir em qual empresa o n\u00famero para o qual voc\u00ea quer discar est\u00e1 registrado. Al\u00e9m de identificar o n\u00famero com a informa\u00e7\u00e3o oficial, ele tamb\u00e9m mostra a regi\u00e3o ou cidade do n\u00famero pesquisado, seja celular, fixo ou r\u00e1dio.<\/p>\n Desde que o Skype e o Whatsapp apareceram, as liga\u00e7\u00f5es via telefone ficaram mais escassas entre as empresas. O motivo principal da ado\u00e7\u00e3o dessas ferramentas \u00e9 seu car\u00e1ter gratuito.<\/p>\n Imagine quanto voc\u00ea economizaria em liga\u00e7\u00f5es se utilizasse estes meios de comunica\u00e7\u00e3o? \u00c9 claro que nem sempre os pais dos alunos estar\u00e3o dispon\u00edveis para atender liga\u00e7\u00f5es deste tipo, mas \u00e9 uma boa tentativa para aliviar os custos das liga\u00e7\u00f5es telef\u00f4nicas e impress\u00e3o de documentos.<\/p>\n Aten\u00e7\u00e3o! A utiliza\u00e7\u00e3o do Skype ou do Whatsapp n\u00e3o serve para substituir os outros meios, mas sim para complementar e entregar mais resultados na comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Atualmente, os aplicativos escolares t\u00eam sido \u201co pulo do gato\u201d nos mais diversos estabelecimentos de ensino. Eles colaboram com a comunica\u00e7\u00e3o escola-cliente e possibilitam a\u00e7\u00f5es de marketing muito mais efetivas.<\/p>\n1 – Fa\u00e7a um planejamento or\u00e7ament\u00e1rio<\/h3>\n
2 – Economize \u00e1gua<\/h3>\n
3 – Reduza os gastos com energia el\u00e9trica<\/h3>\n
4 – Fa\u00e7a or\u00e7amentos e pesquise pre\u00e7os com v\u00e1rias empresas<\/h3>\n
5 – Fa\u00e7a uso de um bom software de gest\u00e3o escolar<\/h3>\n
6 – Controle e monitore a inadimpl\u00eancia escolar<\/h3>\n
7 – Tenha uma estrat\u00e9gia de cobran\u00e7a banc\u00e1ria<\/h3>\n
8 – Controle melhor os gastos indiretos<\/h3>\n
9 – Economize papel<\/h3>\n
10 – Mantenha o engajamento dos colaboradores<\/h3>\n
11 – Comunique-se de forma sustent\u00e1vel<\/h3>\n
12 – Tenha linhas de diferentes operadoras<\/h3>\n
13 – Use mais o Skype ou Whatsapp<\/h3>\n
14 – Utilize um aplicativo escolar<\/h3>\n