{"id":2903,"date":"2018-05-03T09:30:09","date_gmt":"2018-05-03T12:30:09","guid":{"rendered":"https:\/\/deltasge.com.br\/site\/?p=2903"},"modified":"2019-03-18T11:21:12","modified_gmt":"2019-03-18T14:21:12","slug":"gestao-escolar-organizacao-documentacao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/deltasge.com.br\/site\/gestao-escolar-organizacao-documentacao\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o Escolar: Organiza\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o escolar"},"content":{"rendered":"
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Prontu\u00e1rios, atas, projetos, fich\u00e1rios, autoriza\u00e7\u00f5es, planos, presta\u00e7\u00f5es de contas… A pilha de documentos em cima (e at\u00e9 ao redor) da mesa do gestor \u00e0s vezes assusta.<\/p>\n

Embora a informatiza\u00e7\u00e3o<\/a> ajude a organizar tudo isso, muitas escolas ainda preferem o papel para elaborar seus registros. Por\u00e9m, para n\u00e3o se perder em um mar de formul\u00e1rios, \u00e9 preciso ordem.<\/p>\n

Quanto mais tempo voc\u00ea passar acumulando papelada, mais dif\u00edcil ser\u00e1 resolver o problema. Ou seja, n\u00e3o vale adiar a arruma\u00e7\u00e3o. At\u00e9 porque a arruma\u00e7\u00e3o do ambiente administrativo<\/a> costuma ser refer\u00eancia para funcion\u00e1rios, professores e alunos. “Uma institui\u00e7\u00e3o organizada tem mais credibilidade”, diz Mari\u00e2ngela Camba, professora de Gest\u00e3o Escolar na Trevisan Escola de Neg\u00f3cios, em S\u00e3o Paulo, e ex-dirigente regional da Secretaria da Educa\u00e7\u00e3o do Estado de S\u00e3o Paulo, com anos de experi\u00eancia como diretora.<\/p>\n

A boa not\u00edcia \u00e9 que ningu\u00e9m precisa fazer tudo sozinho, at\u00e9 porque a equipe – que tamb\u00e9m utiliza os pap\u00e9is no dia a dia – tem de ajudar. “O diretor pode delegar ao secret\u00e1rio a fun\u00e7\u00e3o de guardi\u00e3o dos documentos e ao coordenador a miss\u00e3o de cuidar dos registros pedag\u00f3gicos”, acrescenta Mari\u00e2ngela.<\/p>\n

Para Cl\u00f3vis Roberto dos Santos, professor do Instituto Federal de Educa\u00e7\u00e3o, Ci\u00eancia e Tecnologia do Esp\u00edrito Santo, campus Piuma, o gestor deve tratar da burocracia de tal forma que ela n\u00e3o se torne um fim em si mesma: “Eu vejo o diretor escolar como um macrocoordenador, preocupando-se mais com as atividades-fim do que com as atividades-meio, j\u00e1 que essas podem ser perfeitamente delegadas ao vice-diretor e aos auxiliares administrativos”, diz.<\/p>\n

Uma unidade considerada exemplar quando o assunto \u00e9 organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a EMEIEF Professora Mari\u00e2ngela Ferreira Aranda Fuzetto, uma das cinco escolas supervisionadas por Ana L\u00facia Toledo dos Santos, coordenadora de servi\u00e7os educacionais no munic\u00edpio de Santo Andr\u00e9, na Grande S\u00e3o Paulo.<\/p>\n

Em duas pequenas salas, onde funcionam a diretoria e a secretaria<\/a>, arquivos grandes com pastas e livros de atas abrigam toda a vida do col\u00e9gio, incluindo registros dos estudantes, professores, funcion\u00e1rios e do pr\u00f3prio pr\u00e9dio. “N\u00e3o adianta ter os documentos se eles n\u00e3o estiverem em ordem para que possam ser encontrados”, comenta Ana L\u00facia.<\/p>\n

Os prontu\u00e1rios dos atuais alunos ficam em envelopes individuais, etiquetados e classificados em ordem alfab\u00e9tica e guardados em pastas espec\u00edficas para cada classe. Os documentos de funcion\u00e1rios s\u00e3o organizados da mesma maneira e o dos professores, em pastas com pl\u00e1sticos internos, para facilitar a separa\u00e7\u00e3o dos itens importantes. O arquivo morto – dep\u00f3sito de pap\u00e9is antigos que, pela import\u00e2ncia, n\u00e3o podem ser descartados – fica em um outro espa\u00e7o, dentro de pastas identificadas pelo ano. “Assim tudo fica f\u00e1cil de achar. Nunca passei por uma situa\u00e7\u00e3o de aperto”, conta a diretora, Mirian Conrado Wiesmann.<\/p>\n

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O que guardar?<\/span><\/h2>\n

Mapa de movimento\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Uma c\u00f3pia do documento que tem o n\u00famero de alunos por classe, transfer\u00eancias e mudan\u00e7as de hor\u00e1rio fica em uma pasta.<\/span><\/p>\n

Folhas de ponto\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-A escola envia as folhas para a Secretaria todo m\u00eas, mas guarda c\u00f3pias para consultas e controle interno.<\/span><\/p>\n

Presta\u00e7\u00e3o de contas\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Uma pasta com pl\u00e1sticos organizados por data fica com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.<\/span><\/p>\n

Educa\u00e7\u00e3o inclusiva\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-O professor faz registros individuais dos estudantes em livros e impressos pr\u00f3prios, que s\u00e3o arquivados separadamente.<\/span><\/p>\n

Reuni\u00e3o de pais<\/a>\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Um pai faz a ata e a entrega \u00e0 diretoria junto com a lista de presen\u00e7a. Os professores mant\u00e9m uma c\u00f3pia com eles.<\/span><\/p>\n

Projeto pedag\u00f3gico<\/a>\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-O PPP da escola \u00e9 gravado em CD, por\u00e9m uma c\u00f3pia impressa \u00e9 anexada aos projetos dos professores.<\/span><\/p>\n

Atendimentos \u00e0 fam\u00edlia\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-O registro das conversas particulares com os pais – com data e assinaturas – facilita a montagem do hist\u00f3rico do aluno.<\/span><\/p>\n

Forma\u00e7\u00e3o semanal\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Em cada encontro, um professor faz a ata, que serve para acompanhar as solu\u00e7\u00f5es e as a\u00e7\u00f5es encaminhadas.<\/span><\/p>\n

Reuni\u00f5es mensais\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-As atas s\u00e3o digitadas, impressas e coladas em um livro pr\u00f3prio, com a assinatura dos professores presentes.<\/span><\/p>\n

Atendimentos a professores\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Os registros das conversas individuais ajudam no acompanhamento de eventuais problemas com a equipe.<\/span><\/p>\n

Conselhos de ciclo\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Os registros sobre alunos com dificuldades de aprendizagem ficam mais objetivos quando feitos em formul\u00e1rios individuais.<\/span><\/p>\n

Conselho de escola\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-A pauta da reuni\u00e3o mensal e as resolu\u00e7\u00f5es conjuntas – assinadas pelos presentes – s\u00e3o digitadas e coladas em um livro pr\u00f3prio.<\/span><\/p>\n

Pesquisa de or\u00e7amento\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Os or\u00e7amentos feitos para a escola, at\u00e9 mesmo pela internet, s\u00e3o agrupados e v\u00e3o compor o dossi\u00ea de cada compra.<\/span><\/p>\n

Conselho mirim\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

–Atas<\/a> registram as informa\u00e7\u00f5es sobre as reuni\u00f5es mensais do conselho dos alunos, formado por um representante de cada classe.<\/span><\/p>\n

Atrasos e sa\u00eddas antecipadas\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

-Uma ficha \u00e9 colada em cada p\u00e1gina, com o nome do aluno, dia, hora e motivo do atraso ou da sa\u00edda antes do hor\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

Visitas \u00e0 escola\u00a0<\/strong><\/span><\/h3>\n

A presen\u00e7a de supervisores, palestrantes e outras pessoas \u00e9 registrada com a identifica\u00e7\u00e3o completa do visitante e assinatura.<\/span><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Arquivos eletr\u00f4nicos facilitam a consulta e a atualiza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/span><\/p>\n

Na EE Avelino Ant\u00f4nio Vieira, localizada em Curitiba, h\u00e1 dois pequenos ambientes reservados \u00e0 secretaria: um com registros de estudantes e professores inativos e outro com material dos ativos.<\/p>\n

Por considerar a documenta\u00e7\u00e3o escolar<\/strong><\/a> o “cora\u00e7\u00e3o” da escola, a diretora, T\u00e2nia Mara Moraes Cordeiro, digitalizou todos os arquivos: “O aluno pode acessar de casa o boletim, com as notas e as faltas. Os hist\u00f3ricos escolares tamb\u00e9m estar\u00e3o dispon\u00edveis no futuro”, explica T\u00e2nia.<\/p>\n

J\u00e1 na EMEF Jos\u00e9 Bonif\u00e1cio, em Novo Hamburgo, a 43 quil\u00f4metros de Porto Alegre, a informatiza\u00e7\u00e3o foi mais longe. Cada professor e gestor tem um e-mail institucional, que facilita a comunica\u00e7\u00e3o interna. “De tempos em tempos, gravamos CDs ou DVDs para arquivar as informa\u00e7\u00f5es”, diz ela. Nesse caso, \u00e9 importante ordenar os dados, identificar os CDs e DVDs com os conte\u00fados e as datas e guard\u00e1-los corretamente.<\/p>\n

A vantagem de manter pap\u00e9is e arquivos digitais em ordem \u00e9 exatamente a rapidez. Voc\u00ea pode at\u00e9 gastar algumas horas para classificar a documenta\u00e7\u00e3o escolar<\/strong> com sua equipe e pensar numa maneira de sistematiz\u00e1-la. Por\u00e9m na hora de consultar uma planilha, procurar o telefone de um aluno ou conferir a documenta\u00e7\u00e3o de um professor, vai perceber que ganhou algo muito precioso: tempo.<\/p>\n

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Documenta\u00e7\u00e3o escolar sempre \u00e0 m\u00e3o<\/span><\/h2>\n

Uma maneira de organizar prontu\u00e1rios e documentos<\/a> da equipe e dos estudantes<\/strong>\u00a0<\/span><\/h3>\n

Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a sala<\/strong><\/span><\/h4>\n

– Ficha cadastral
\n– Hist\u00f3rico
\n– Registros de ocorr\u00eancia assinados
\n– Comprovante de endere\u00e7o
\n– Relat\u00f3rios de desempenho
\n– Atestados m\u00e9dicos
\n– Impresso para compensa\u00e7\u00e3o de faltas\u00a0<\/span><\/p>\n

Funcion\u00e1rios: envelopes individuais etiquetados<\/strong><\/span><\/p>\n

– Ficha cadastral com foto
\n– Atestado m\u00e9dico\u00a0<\/span><\/p>\n

Professores: pastas arrumadas em ordem alfab\u00e9tica<\/strong>\u00a0<\/span><\/p>\n

– Ficha com dados pessoais
\n– Diplomas
\n– Certificados e comprovantes de cursos
\n– Portarias e ac\u00famulos de cargos
\n– Guias m\u00e9dicas
\n– Contagem de pontos para promo\u00e7\u00e3o
\n– Avalia\u00e7\u00f5es (da equipe de dire\u00e7\u00e3o)<\/span><\/p>\n<\/div>\n

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E os outros itens da documenta\u00e7\u00e3o escolar?<\/span><\/h2>\n

Para ficarem acess\u00edveis, documentos de consulta regular<\/a> podem ser guardados em um arquivo com pastas suspensas, identificadas e organizadas com divis\u00f3rias e pl\u00e1sticos. S\u00e3o eles:<\/strong><\/span><\/p>\n

– Censo escolar anual\u00a0<\/a>
\n– Decretos e resolu\u00e7\u00f5es da Secretaria de Educa\u00e7\u00e3o
\n– Fichas para o atendimento aos pais
\n– Contrata\u00e7\u00e3o tempor\u00e1ria de funcion\u00e1rios
\n– Encaminhamento para conselho tutelar
\n– Calend\u00e1rio do ano em vigor, do anterior e do seguinte
\n– Lei Org\u00e2nica do Munic\u00edpio
\n– Cat\u00e1logo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD
\n– Patrim\u00f4nio (invent\u00e1rio patrimonial)
\n– Planta da constru\u00e7\u00e3o do im\u00f3vel
\n– Of\u00edcios recebidos e enviados
\n– Quadro de horas extras
\n– Quadro de entrega de documentos<\/p>\n

Fonte:\u00a0gestaoescolar.org.br<\/a><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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